Microsoft Viva: creëer verbinding vanuit de platformgedachte

Thomas Kool

IT Business Consultant

Kom met ons in contact

Op ons algemene nummer
+31 (0)71 579 10 10
Of direct naar de helpdesk
+31 (0)71 579 10 15

Supportvraag? Maak een ticket aan of bekijk de status van je ticket op onze portal mijnmostware.nl

Thomas Kool

IT Business Consultant

Microsoft 365′, ‘Microsoft Cloud’, ‘Kunstmatige Intelligentie’ (ook wel: ‘Artificial Intelligence’), ‘CRM’, ‘ERP’: in IT-land vliegen de termen je om de oren. Microsoft Viva voegt daar een cruciaal begrip aan toe: ’employee experience platform’ — of, afgekort, ‘EXP’.

Klinkt mooi, maar wat houdt dit nu precies in? En — belangrijker — wat kan het voor jou betekenen?

Viva: Microsoft gaat voor alles in één

Een EXP is een platform dat communicatie, nieuwe kennis, bestaande kennis, resources en inzichten verenigt in één app. Hiermee kunnen medewerkers en teams alles uit de werkdag halen — vanaf elk apparaat en iedere locatie. Microsoft Viva biedt hen de mogelijkheid om alle tools en data in Microsoft 365 maximaal te benutten. Het platform stimuleert kennisdeling, verbondenheid en betrokkenheid. Zo zorgt het dat Microsoft Teams wéér een stap dichterbij is om dé kernoplossing te worden: ‘Teams as a Platform’.

Microsoft Viva heeft vanaf het begin vier basistoepassingen gekend. Inmiddels heeft Microsoft ook Viva Sales geïntroduceerd en Viva Engage aangekondigd — en vanuit de platformgedachte komen er naar verwachting alleen maar méér toepassingen bij.

Maar laten we vooralsnog even focussen op het oorspronkelijke fundament. Voor het gemak kun je de initiële toepassingen —Viva Insights, Viva Learning, Viva Topics en Viva Connections — beschouwen als vier ‘knoppen’ in je Microsoft Teams-omgeving. We bespreken ze hieronder kort om vervolgens dieper in te gaan op de vierde toepassing: Microsoft Viva Connections, de spil van de moderne werkplek.

Viva Insights: productiviteit en welzijn meten

Met Microsoft Viva Insights breng je je medewerkers én je organisatie tot bloei via datagestuurde inzichten. Hiermee verbeter je de productiviteit en het welzijn van mensen met inachtneming van privacy.

Viva Learning: groeien door kennisuitbreiding

Wil je leren en groeien met behulp van trainingsmateriaal? Microsoft Viva Learning stelt je in staat om dit te doen — op een natuurlijke manier en zonder onderbreking.

Viva Topics: overzichten van inhoud en expertise creëren

Inhoud en expertise zijn doorgaans afkomstig uit verschillende bronnen. Met Microsoft Viva Topics worden deze zaken automatisch georganiseerd. Je profiteert daarbij van ingebouwde functies voor beveiliging en compliance.

Viva Connections: verbindingen faciliteren in de centrale hub van de moderne werkplek

Het is belangrijk dat iedere medewerker binnen de organisatie betrokken blijft en weet wat er speelt. Microsoft Viva Connections faciliteert verbindingen met én tussen collega’s. Op één allesomvattende startpagina staat alle informatie die voor de individuele medewerker relevant is.

Microsoft Viva Connections: de evolutie van het traditionele intranet naar één sociale app

Thuiswerken en hybride werken waren vóór de pandemie reeds in opkomst. Maar door de coronacrisis heeft het gebruik van Microsoft Teams een vlucht genomen. Het bleek echter lastig om een mooi intranet te maken van Microsoft Office 365, aangezien dit uit een arsenaal aan applicaties bestaat. Véél apps behoeven véél uitleg — en daarmee had deze intranetvariant bij voorbaat weinig kans van slagen.

Met Microsoft Viva werd het intranetidee ineens veel logischer en tastbaarder. Tegelijkertijd is Viva Connections niet vergelijkbaar met het traditionele intranet. Het is een centrale hub waarin alles samenkomt voor de individuele medewerker. Eén sociale app die jouw mensen verbindt — met elkaar, maar ook met de organisatie.

De kracht van integratie

Wie “Viva Connections” zegt, zegt “integratie”. Waar concurrenten als Embrace, Plek en Iris Intranet niet integreren in de rest van het landschap, doet Viva Connections dit wel.

Belangrijk, want we besteden het overgrote deel van onze tijd aan samenwerken: we sleutelen met verschillende teams aan documenten, chatten met collega’s en nemen deel aan hybride vergaderingen. Microsoft zorgt dat we dit allemaal in één app kunnen doen. En daar kunnen we ook terecht voor sociale interacties, het laatste organisatienieuws en belangrijke bedrijfsdocumentatie.

Voor dit alles hoef je geen extra investering te doen, omdat je als organisatie al over de juiste licenties beschikt. Zet je deze in op je (digitale) werkplek, dan profiteer je ook nog eens van optimaal gebruiksgemak, eersteklas security en stabiliteit. Microsoft, dé softwaregigant die beveiliging zo ongeveer opnieuw heeft uitgevonden (onder andere middels het Bring-Your-Own-Device-principe), garandeert een securityniveau en een continuïteit waar andere leveranciers simpelweg niet tegenop kunnen.

Een voorbeeld: als je overstapt van zakelijk WhatsApp-gebruik naar een overkoepelende sociale bedrijfsapp — Microsoft Teams — houden werknemers en teams bedrijfs- en privécommunicatie gescheiden. Omdat Microsoft Teams enorm eenvoudig in gebruik is, omarmen zij de app en ontstaat er geen schaduw-IT. En dat is essentieel. Want niemand wil dat privacygevoelige en bedrijfskritische informatie over WhatsApp wordt verstuurd!

Volledige interne communicatie: de vereniging van ‘need to know’ en ‘nice to know’

Bepaalde informatie is noodzakelijk om te delen. Zo wil je medewerkers op de hoogte houden van de laatste hr-regeling, declaratiemethode of personeelshandleiding. Dit soort ‘need-to-kn0w-informatie’ is opgenomen in elke interne communicatiestrategie.

Daarnaast is er binnen elke organisatie sprake van ‘nice-to-kn0w-informatie’: leuke nieuwtjes en inspirerende verhalen die zorgen dat medewerkers zich meer betrokken voelen. Hiermee wordt hun dag niet zozeer efficiënter, maar wel leuker (en indirect leidt dit vaak tot een verhoogd productiviteitsniveau).

Met Viva Connections deel je alle informatie die relevant is voor de individuele medewerker én bevorder je de onderlinge interactie. Binnen de sociale app kunnen mensen namelijk links delen en reacties plaatsen, zowel vanaf een desktop als vanaf een mobiel apparaat. Deze mogelijkheden sluiten ook nog eens perfect aan op de gebruiksvriendelijke apps die zij in hun privéleven gebruiken. Met Microsoft Viva gaat niemand terug naar de gevreesde IT-prehistorie.

Van klassiek naar modern: het belang van een volwassenheidsmodel en verandermanagement

Microsoft Viva bestaat uit diverse elementen. Het einddoel is om alles samen te brengen in één enkel platform. Viva Connections is een flinke stap in de richting van deze stip op Microsofts horizon. Onder de motorkap verbindt het apps als SharePoint, OneDrive en zelfs Yammer met Microsoft Teams. Het resultaat is een geïntegreerde oplossing die je als één app gebruikt en presenteert — je kunt je hele corporate branding erin verwerken.

Een technisch hoogstandje? Zeker. Maar bij MostWare geloven we dat de aandacht voor mensen en processen minstens zo belangrijk is als solide technologie. Voor een louter technisch feestje moet je niet bij ons zijn. Wij achterhalen samen met jou welke resultaten je wilt behalen en aan welke randvoorwaarden je moet voldoen om je doelen te behalen. Aan de hand van ons volwassenheidsmodel voor modern werken bepalen we waar je organisatie staat en waar je prioriteiten liggen. Hoe begin je? Welke apps wil je het eerst laten landen binnen de organisatie? Welke stapsgewijze route doorloop jij om de cloud uiteindelijk volledig te omarmen?

Hebben we deze zaken eenmaal vastgelegd, dan gaan we aan de slag met een goede training en adoptie. Want hierin schuilt de sleutel tot succes. Om te zorgen dat medewerkers modern werken écht omarmen, zetten we de ADKAR-strategie in. Met deze vorm van verandermanagement gaan we voor maximale adoptie. Ons onlineleerplatform neemt daarbij een centrale plek in. Want alleen door continu te leren, profiteer je optimaal van alle voordelen die Viva Connections biedt.

De voordelen van Microsoft Viva Connections op een rij

Veiligheid? Check. Beheersbaarheid? Check. Viva Connections voldoet aan de hoge kwaliteitseisen die je van Microsoft verwacht. Maar welke voordelen doen dit EXP er écht uitspringen?

Eén overkoepelende sociale killer-app

Een mondvol? Zeker. Maar met Microsoft Viva krijg je ook wat. Het smelt alle afzonderlijke apps samen in één gebruiksvriendelijke app waarin alles zit wat de individuele medewerker nodig heeft. Deze app combineert efficiëntie moeiteloos met het sociale aspect.

Gepersonaliseerde feed boordevol relevante informatie

Even op je smartphone door de tijdlijn scrollen om razendsnel het nieuws te zien dat relevant is voor jou? Een leuke video van een recent bedrijfsevenement liken? Een commentaar achterlaten bij de post van je collega om de interactie aan te gaan? Het antwoord op een prangende vraag opzoeken in de kennisbank? Viva Connections maakt het allemaal mogelijk middels de gepersonaliseerde feed.

Wij-gevoel door een fantastisch verzorgde grafische ervaring

Op de smartphone voert het functionele aspect de boventoon, maar op grotere schermen kun je met Viva Connections een fantastisch verzorgde grafische ervaring bieden. Daarmee creëer je het felbegeerde wij-gevoel dat organisaties naar een hoger niveau tilt. Dit begint op een goed ingerichte startpagina — géén steriele systeempagina met een overzicht van activiteiten, maar het vertrouwde Microsoft Teams-scherm waar je het icoon van de organisatie en recente nieuwsberichten (inclusief namen en foto’s van je collega’s) ziet. Dát is nog eens een leuk en verbindend begin van je werkdag!

Viva Connections ‘even’ implementeren in je hybride werkomgeving?

Dat is niet raadzaam. Microsoft Viva is namelijk geen wondermiddel. Je gooit Viva Connections niet een-twee-drie over de schutting. Tenminste, niet als je het wilt laten landen.

Grote valkuilen schuilen in kleine hoeken. Denk aan contentmigratie (je data overzetten naar het Microsoft-platform) en je opruimoffensief (wat als je in de afgelopen 15 jaar in SharePoint hebt gewerkt?).

Een overstap naar de cloud — inclusief Viva Connections — vereist een gedegen aanpak. Kun jij de expertise van een betrouwbare managed services provider goed gebruiken bij het vormen van zo’n aanpak? In MostWare vind je de innovatieve IT-specialist die je zoekt. Neem gerust contact met ons op om de details van onze dienstverlening te bespreken.

Lees meer