ICT-aanbesteding (onderhands): hoe werkt dat?

Stel, je hebt 1.100 medewerkers en één ICT’er. Dan is het uitbesteden van bepaalde ICT-taken geen optie, maar een must. Maar openbaar tenderen, dat zie je eigenlijk niet zo zitten. Liever vraag je een selecte groep ICT-leveranciers die jou aanspreken om mee te doen aan de inschrijving op een gecoördineerde inkoopprocedure. Een andere term hiervoor is ‘onderhandse ICT-aanbesteding’. Hoe werkt dit precies?

Onderhandse versus openbare ICT-aanbestedingen: wat is het verschil?

Valt een opdracht boven de Europese drempel, dan moet je deze als Europese aanbesteding behandelen. Het gaat dan om een openbare aanbesteding die op een aanbestedingsplatform staat.

Maar soms zit een opdracht onder de drempelwaarde. In dat geval mag je een afwijkende procedure volgen. ‘Onderhands aanbesteden’, heet dat. Je moet je daarbij nog steeds aan bepaalde regels houden. Zo is het belangrijk dat je goed kunt onderbouwen waarom je een specifieke procedure volgt en bepaalde partijen uitnodigt. Maar je hebt wel meer grip op je traject. Begrijpelijk dus dat ICT-aanbestedingen voor veel mkb-bedrijven aantrekkelijk zijn. Wie wil immers niet méér controle hebben op het inkopen van ICT-diensten?

Bij een onderhandse ICT-aanbesteding kun je een stuk flexibeler te werk gaan bij het uitkiezen van geschikte leveranciers: je nodigt een X-aantal partijen uit die je zelf mag selecteren. Het kunnen partijen zijn die je al kent, maar je mag ook voor ‘nieuwe ontdekkingen’ gaan. En vind je binnen de brede ICT-markt meer dan één geschikte leverancier, dan kun je de opdracht verspreiden over diverse partijen. In principe heb je die vrijheid namelijk gewoon.

De praktijk van aanbesteden: let op de valkuilen

Hoef je je niet aan een aanbestedingsplicht te houden? Dan betekent dit niet dat je bij het inkoopproces helemaal vrij bent in je doen en laten. Je moet nog steeds doelmatig en rechtmatig te werk gaan, onder andere door meerdere kandidaten uit te nodigen om zich in te schrijven.

Als je het inkoopproces te minutieus modelleert naar een officiële aanbestedingsprocedure, dan kan dit vanuit juridisch oogpunt uiteindelijk tóch als dusdanig beschouwd worden. Dat kan vooral een probleem zijn in het geval van geschillen. Houd dit dus altijd in het achterhoofd bij het opzetten van je inkoopproces en het nemen van beslissingen.

Hoe werkt een onderhandse aanbesteding in de ICT-dienstverlening?

In veel opzichten lijkt de onderhandse ICT-aanbesteding op haar openbare tegenhanger. Wanneer je een geschikte ICT-partij vindt, plan je eerst een voorgesprek in om samen te bekijken of een samenwerking vruchtvol zou zijn. Als je het daarover eens bent, nodig je het bedrijf in kwestie uit om zich in te schrijven. Sommige ICT-leveranciers vinden het prettig om een vervolggesprek in te plannen, zodat je elkaar nog wat beter kunt leren kennen. Ons advies: ga hierop in. Een aanbestedingsprocedure kost wat tijd, maar zo is de kans wel groter dat je uiteindelijk de juiste beslissingen neemt.

Na de initiële gesprekken volgt het formelere proces. Meestal kent dit het volgende verloop:

De geselecteerde ICT-partijen dienen hun vragen over de offerte en uitvraag in tijdens een vragenronde;
Jij beantwoordt de ingediende vragen zo volledig mogelijk;
Alle ICT-leveranciers sturen een offerte in vóór een bepaalde deadline;
Jij beoordeelt de ontvangen offertes, checkt referenties, vraagt de indienende partijen om een toelichting en beslist met welke partij je een contract gaat opstellen om het daadwerkelijke traject in te gaan.

Gunningscriteria: op basis van welke factoren hak je de knoop door?

Prijs

Vroeger staarden bedrijven zich hier nog weleens blind op. Maar inmiddels hebben de meeste partijen ontdekt dat enkel gunnen op prijs meestal niet de beste resultaten oplevert. Vaak geldt: goedkoop is duurkoop.

Een tip: zien de prijs én aanpak er allebei heel gunstig uit, kijk dan goed naar de voorwaarden. Sommige ICT-leveranciers kunnen zeer goedkoop aanbesteden omdat zij tijdens het traject élke (minuscule) handeling factureren die buiten de basisafspraken in de contracten valt. Soms kun je toch liever kiezen voor een hogere prijs waarin veel meer is inbegrepen.

Kwaliteit

In welke opzichten is de ICT-leverancier in kwestie vernieuwend? Hoe maakt deze partij jouw organisatie beter, slimmer en leuker met ICT-oplossingen? In hoeverre is deze partner er voor jou tijdens de samenwerking?

De antwoorden op dergelijke vragen geven je een beeld van het kwaliteitsniveau dat je kunt verwachten.

Aanpak

Het doel van veel onderhandse ICT-aanbestedingen is om van punt A naar punt B te gaan. Denk aan een duurzame digitale transformatie of een transitie naar modern werken. Daarvoor is een plan van aanpak nodig. Daarom is dit een cruciaal gunningscriterium, evenals de adoptiestrategie. Bij verandertrajecten wil je immers ook dat de ICT-partij waarmee je in zee gaat, je medewerkers meeneemt in de nieuwe ontwikkelingen.

Kies je voor managed services, dan spelen zaken als SLA en XLA ook een belangrijke rol. Bij de gunning wordt vaak gekeken naar de afspraken die de ICT-partij in dit kader met je vastlegt.

Flexibiliteit

De vraag van vandaag is meestal niet de oplossing van morgen. Een voorbeeld: de pandemie heeft de manier van werken dusdanig veranderd dat veel contracten niet meer bij de vraag passen. Mogelijke gevolgen: de samenwerking stokt of de prijs schiet omhoog. Als een leverancier conform de afspraken levert en jij na verloop van tijd andere behoeftes hebt, moet je vaak extra betalen. Juist wanneer je (nieuwe) diensten nodig hebt die ontstaan tijdens de looptijd en voortkomen uit de eerder uitgevraagde dienst. Daarom is het verstandig om te bekijken of — en zo ja, hoe — een leverancier kan meebewegen met een veranderende vraag.

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO)

Staat MVO bij jou hoog in het vaandel? Bekijk dan of dit ook een van de doelstellingen van je ICT-leverancier is. Het is belangrijk dat je over dit soort zaken op één lijn zit. Daardoor zal je elkaar ook beter begrijpen, onder andere wanneer het aankomt op het uitvoeren van het plan van aanpak.

Diversiteit van ICT-projecten: van Europese aanbesteding tot ‘inkoopproces’

Aanbestedingen in de ICT-wereld zijn heel divers.

Wanneer een aanbestedende dienst een Europese aanbesteding uitzet, gaat het vaak om het maken van open-source software of open standaarden. Meestal zijn het de Rijksoverheid of gemeenten die zo’n grootschalig aanbestedingstraject doorlopen.

Bij onderhandse ICT-aanbestedingen, daarentegen, zijn ‘regievoering’ en ‘continuïteit’ sleutelwoorden. Hierbij gaat het vaak om managed services, cloud- en werkplekbeheer (inclusief persoonlijke en gedeelde devices), eerste- en tweedelijnssupport, gebruikersondersteuning en begeleiding bij het indienst- en uitdiensttredingsproces. Of om het beheren van de totale netwerkvoorzieningen, het bewaken en actueel houden van je infrastructuur(-architectuur) en technische security. Maar ook om het beheer, het ontwerp en de implementatie van Microsoft-technologie, zoals Microsoft 365 en Azure.

Meer weten of een inkoopprocedure in gang zetten?

MostWare biedt technische expertise op het hoogste niveau. En met onderhandse ICT-aanbestedingen zijn we inmiddels ook heel goed bekend. Wat we meebrengen als je met ons werkt? Een enorme bak aan kennis en ervaring, maar óók een frisse blik. Want wij passen gave technologie op innovatieve wijze toe om elke werkdag leuker en beter te maken.

Meer weten? Neem gerust contact met ons op. We bespreken graag met je of MostWare een geschikte kandidaat is voor het inkoopproces omtrent jouw volgende ICT-project.

ICT-aanbesteding: hoe werkt het (onderhands) aanbesteden van ICT-diensten?

Kom met ons in contact