Stel, je hebt 1.100 medewerkers en één ICT’er. Dan is het uitbesteden van bepaalde ICT-taken geen optie, maar een must. Maar openbaar tenderen, dat zie je eigenlijk niet zo zitten. Liever vraag je een selecte groep ICT-leveranciers die jou aanspreken om mee te doen aan de inschrijving op een gecoördineerde inkoopprocedure. Een andere term hiervoor is ‘onderhandse ICT-aanbesteding’. Hoe werkt dit precies?
Valt een opdracht boven de Europese drempel, dan moet je deze als Europese aanbesteding behandelen. Het gaat dan om een openbare aanbesteding die op een aanbestedingsplatform staat.
Maar soms zit een opdracht onder de drempelwaarde. In dat geval mag je een afwijkende procedure volgen. ‘Onderhands aanbesteden’, heet dat. Je moet je daarbij nog steeds aan bepaalde regels houden. Zo is het belangrijk dat je goed kunt onderbouwen waarom je een specifieke procedure volgt en bepaalde partijen uitnodigt. Maar je hebt wel meer grip op je traject. Begrijpelijk dus dat ICT-aanbestedingen voor veel mkb-bedrijven aantrekkelijk zijn. Wie wil immers niet méér controle hebben op het inkopen van ICT-diensten?
Bij een onderhandse ICT-aanbesteding kun je een stuk flexibeler te werk gaan bij het uitkiezen van geschikte leveranciers: je nodigt een X-aantal partijen uit die je zelf mag selecteren. Het kunnen partijen zijn die je al kent, maar je mag ook voor ‘nieuwe ontdekkingen’ gaan. En vind je binnen de brede ICT-markt meer dan één geschikte leverancier, dan kun je de opdracht verspreiden over diverse partijen. In principe heb je die vrijheid namelijk gewoon.
Hoef je je niet aan een aanbestedingsplicht te houden? Dan betekent dit niet dat je bij het inkoopproces helemaal vrij bent in je doen en laten. Je moet nog steeds doelmatig en rechtmatig te werk gaan, onder andere door meerdere kandidaten uit te nodigen om zich in te schrijven.
Als je het inkoopproces te minutieus modelleert naar een officiële aanbestedingsprocedure, dan kan dit vanuit juridisch oogpunt uiteindelijk tóch als dusdanig beschouwd worden. Dat kan vooral een probleem zijn in het geval van geschillen. Houd dit dus altijd in het achterhoofd bij het opzetten van je inkoopproces en het nemen van beslissingen.
In veel opzichten lijkt de onderhandse ICT-aanbesteding op haar openbare tegenhanger. Wanneer je een geschikte ICT-partij vindt, plan je eerst een voorgesprek in om samen te bekijken of een samenwerking vruchtvol zou zijn. Als je het daarover eens bent, nodig je het bedrijf in kwestie uit om zich in te schrijven. Sommige ICT-leveranciers vinden het prettig om een vervolggesprek in te plannen, zodat je elkaar nog wat beter kunt leren kennen. Ons advies: ga hierop in. Een aanbestedingsprocedure kost wat tijd, maar zo is de kans wel groter dat je uiteindelijk de juiste beslissingen neemt.
Na de initiële gesprekken volgt het formelere proces. Meestal kent dit het volgende verloop:
Vroeger staarden bedrijven zich hier nog weleens blind op. Maar inmiddels hebben de meeste partijen ontdekt dat enkel gunnen op prijs meestal niet de beste resultaten oplevert. Vaak geldt: goedkoop is duurkoop.
Een tip: zien de prijs én aanpak er allebei heel gunstig uit, kijk dan goed naar de voorwaarden. Sommige ICT-leveranciers kunnen zeer goedkoop aanbesteden omdat zij tijdens het traject élke (minuscule) handeling factureren die buiten de basisafspraken in de contracten valt. Soms kun je toch liever kiezen voor een hogere prijs waarin veel meer is inbegrepen.
In welke opzichten is de ICT-leverancier in kwestie vernieuwend? Hoe maakt deze partij jouw organisatie beter, slimmer en leuker met ICT-oplossingen? In hoeverre is deze partner er voor jou tijdens de samenwerking?
De antwoorden op dergelijke vragen geven je een beeld van het kwaliteitsniveau dat je kunt verwachten.
Het doel van veel onderhandse ICT-aanbestedingen is om van punt A naar punt B te gaan. Denk aan een duurzame digitale transformatie of een transitie naar modern werken. Daarvoor is een plan van aanpak nodig. Daarom is dit een cruciaal gunningscriterium, evenals de adoptiestrategie. Bij verandertrajecten wil je immers ook dat de ICT-partij waarmee je in zee gaat, je medewerkers meeneemt in de nieuwe ontwikkelingen.
Kies je voor managed services, dan spelen zaken als SLA en XLA ook een belangrijke rol. Bij de gunning wordt vaak gekeken naar de afspraken die de ICT-partij in dit kader met je vastlegt.
De vraag van vandaag is meestal niet de oplossing van morgen. Een voorbeeld: de pandemie heeft de manier van werken dusdanig veranderd dat veel contracten niet meer bij de vraag passen. Mogelijke gevolgen: de samenwerking stokt of de prijs schiet omhoog. Als een leverancier conform de afspraken levert en jij na verloop van tijd andere behoeftes hebt, moet je vaak extra betalen. Juist wanneer je (nieuwe) diensten nodig hebt die ontstaan tijdens de looptijd en voortkomen uit de eerder uitgevraagde dienst. Daarom is het verstandig om te bekijken of — en zo ja, hoe — een leverancier kan meebewegen met een veranderende vraag.
Staat MVO bij jou hoog in het vaandel? Bekijk dan of dit ook een van de doelstellingen van je ICT-leverancier is. Het is belangrijk dat je over dit soort zaken op één lijn zit. Daardoor zal je elkaar ook beter begrijpen, onder andere wanneer het aankomt op het uitvoeren van het plan van aanpak.
Aanbestedingen in de ICT-wereld zijn heel divers.
Wanneer een aanbestedende dienst een Europese aanbesteding uitzet, gaat het vaak om het maken van open-source software of open standaarden. Meestal zijn het de Rijksoverheid of gemeenten die zo’n grootschalig aanbestedingstraject doorlopen.
Bij onderhandse ICT-aanbestedingen, daarentegen, zijn ‘regievoering’ en ‘continuïteit’ sleutelwoorden. Hierbij gaat het vaak om managed services, cloud- en werkplekbeheer (inclusief persoonlijke en gedeelde devices), eerste- en tweedelijnssupport, gebruikersondersteuning en begeleiding bij het indienst- en uitdiensttredingsproces. Of om het beheren van de totale netwerkvoorzieningen, het bewaken en actueel houden van je infrastructuur(-architectuur) en technische security. Maar ook om het beheer, het ontwerp en de implementatie van Microsoft-technologie, zoals Microsoft 365 en Azure.
MostWare biedt technische expertise op het hoogste niveau. En met onderhandse ICT-aanbestedingen zijn we inmiddels ook heel goed bekend. Wat we meebrengen als je met ons werkt? Een enorme bak aan kennis en ervaring, maar óók een frisse blik. Want wij passen gave technologie op innovatieve wijze toe om elke werkdag leuker en beter te maken.
Meer weten? Neem gerust contact met ons op. We bespreken graag met je of MostWare een geschikte kandidaat is voor het inkoopproces omtrent jouw volgende ICT-project.
Dit is Dennis en hij adviseert je graag. Neem vrijblijvend contact op!
Ik heb al een IT-leverancier, moet ik volledig overstappen?
Je bent uiteraard meer dan welkom als klant voor al jouw IT-beheer, maar je kan ons prima inzetten als de specialist voor een Zero Touchconfiguratie, om het traject naar Modern Werken goed te begeleiden waarin veel aandacht is voor de mens of bijvoorbeeld om alle security-zaken op een onafhankelijke manier goed te regelen.
Kan ik mijn huidige Microsoftlicenties blijven gebruiken
Uiteraard, als je licenties hebt dan gaan we die gebruiken. Onderdeel van onze dienstverlening is een check van jouw licenties. Wij brengen voor jou in kaart welke licenties je momenteel hebt en welke je in de toekomst nodig gaat hebben. Overigens zien we vaak dat op basis van onze grondige analyse dat er een forse besparing op licentiekosten te realiseren is. Stuur gerust een bericht als je een analyse wil van jouw Microsoftlicenties.
Kan ik de verschillende producten ook combineren?
Kort en krachtig: ja! Combineren is zelfs aan te bevelen, want Modern Werken, beheer en uitrol via Zero Touch en optimale veiligheid met Zero Trust zorgt voor de beste werkervaring die je jouw medewerkers kan bieden op dit moment.
Zijn mijn devices ook geschikt voor Modern Werken?
In principe wel. Als je gebruikt maakt van Modern Werken krijg je de beschikking over Microsoft 365 inclusief Windows 10 en de laatste versies van Office 365 en dat is een uitstekende basis voor Modern Werken.
Als er nieuwe applicaties of updates zijn, vind ik die dan ook in het leerplatform?
Jazeker! Je profiteert optimaal van onze goldstatus bij Microsoft. Wij beschikken daarom ruim voor dat updates of applicaties worden vrijgegeven al over deze versies. Dat stelt ons in staat om alles goed te testen, maar ook om voorbereidingen te treffen voor ons leerplatform. Zodra de nieuwe functies voor jou beschikbaar komen, vind je ze ook in het leerplatform!
Hoe lang duurt een Modern Werkentraject
Of je nu de basis goed wil hebben en wij je naar de cloud mogen brengen of je wil een volgende succesvolle stap maken naar Modern Werken wij beloven jou een verse werkomgeving binnen 8 weken.
En waarom? Heel simpel. We hebben dit al heel vaak gedaan en hebben daarom onze aanpak gestandaardiseerd, zodat jij optimaal profiteert van onze kennis en kunde voor een efficiënte prijs.
Ik heb medewerkers van verschillende generaties, hoe laat ik die goed digitaal samenwerken?
Op dit moment bestaat de grootste groep die de arbeidsmarkt bezet uit Millenials en Generatie X. Dat is een groep tussen de 22 en 53 jaar en daar zou best eens sprake kunnen zijn van een generatiekloof hier en daar. Neem Victor. Victor werkt al 20 jaar voor het bedrijf, is onderaan begonnen en heeft carrière gemaakt. Hij weet alles van de financiële administratie van het bedrijf en hij zit niet zo op een moderne werkplek te wachten. Victor werkt nauw samen met Clair. Clair is een stuk jonger, wil graag flexibel werken vanwege haar jonge kind. Clair is verantwoordelijk voor o.a. de jaarrekening. Ze werkt het liefst met apps en chat en staat open voor nieuwe technologie. Victor en Clair gebruiken hun communicatietools op een totaal verschillende manier. Dankzij de technologie kunnen zij toch goed met elkaar werken, zonder Victor te pushen of Clair te remmen. Clair werkt graag in de teamapplicatie. Met een goed ingerichte moderne werkplek kun je zorgen dat Victor berichten uit de teamapplicatie in zijn email krijgt, en als hij antwoordt verschijnt zijn antwoord gewoon weer in de teamchat. Zo kunnen ze, ondanks hun verschillende profielen, toch goed samenwerken. Met slimme technologie dicht je als het ware de generatiekloof
Een andere vraag? Daag ons uit!
