Een stijlvolle, groene werkomgeving hadden ze al bij Ten Brinke Interieurbeplanting. Zij leveren en onderhouden namelijk interieurbeplanting aan bedrijven. Met als ultiem doel: het optimaliseren van het leefklimaat in gebouwen, waardoor mensen zich prettiger voelen en beter functioneren. Daar hoort natuurlijk een moderne manier van werken bij. En dus lieten zij zich graag door MostWare inspireren om aan de slag te gaan met Microsoft 365.
Snel en efficiënt werken met advies op maat
Nadat Commercieel Directeur Esther Weikamp van Ten Brinke Interieurbeplanting zich door MostWare liet overtuigen dat het tijd was voor modern werken via de cloud, was de eerste stap het in kaart brengen van de gewenste situatie. Esther: “Snel en efficiënt werken, dat was onze grootste wens. Toen ik als leverancier van interieurbeplanting aan tafel zat bij MostWare en het niet lukte om een voorbeeld te laten zien op mijn laptop, realiseerde ik mij dat het anders moest.” Gelukkig voor Esther was ze op het juiste moment op de juiste plek. Microsoft Specialist Martijn Bloem inspireerde haar met voorbeelden, mogelijkheden en advies op maat. Vervolgens was het aan Business Consultant Marc Both om samen met Esther en haar collega Marketing Manager Klaas Jansen het moderne werken bij Ten Brinke verder vorm te geven.
Voor elke uitdaging een slimme oplossing
Marc: “Bij het inrichten van modern werken is het niet alleen belangrijk om te weten waar je naartoe wilt, maar ook waar je vandaan komt. Hoe werk je nu? Welke applicaties gebruik je? Wat werkt goed? Wat werkt minder goed? Voor Ten Brinke is het bijvoorbeeld belangrijk dat de onderhoudsmedewerkers vanaf hun locatie bij de klant snel foto’s kunnen delen met collega’s op kantoor. Dit deden ze altijd via e-mail, maar real time delen via de cloud is natuurlijk een stuk efficiënter. Ook werken ze nog met een crm-systeem dat op een fysieke server staat en dus niet online te bereiken is. Daar moesten we een oplossing voor bedenken.” Op die manier ontstond een steeds duidelijker beeld van de gewenste situatie en de route daarnaartoe. Esther vertelt: “Wij hadden wel een idee over hoe we graag wilden werken, maar dankzij Marc konden we dit idee concreet maken met de juiste Microsoft licenties en cloudinrichting.”
Een solide basis met Microsoft 365
Gekozen werd voor een solide basis met behulp van Microsoft 365. Inclusief bestanden opslaan en delen via SharePoint, persoonlijke cloudopslag via OneDrive, de bekende Office-applicaties en de slimme e-mail- en agendaservices van Exchange Online. De onderhoudsmedewerkers kregen bovendien nieuwe, handzame tablets waarop zij hun werkzaamheden eenvoudig kunnen aftekenen. De inrichting gebeurde met behulp van slim werkplekbeheer via Zero Touch. “Het hele traject verliep ontzettend vlot,” vertelt Esther. “We zijn in april gestart en met Hemelvaart is alles overgezet en konden we al aan de slag met modern werken via de cloud. Marc en zijn collega’s hebben dit proces fantastisch begeleid en onze medewerkers hebben er vrijwel geen hinder van ondervonden. Zij konden op maandag gewoon verder waar ze gebleven waren.” Marc vult aan: “Natuurlijk hebben we Esther en haar collega’s niet meteen in het diepe gegooid. Via online training hebben we hen laten ervaren wat de voordelen zijn en hoe ze met de nieuwe tools nóg efficiënter kunnen samenwerken.”
Met een paar klikken bij alle informatie
“Het grootste voordeel? Dat ik nu altijd en overal bij mijn bestanden en gegevens kan. Als een klant nu vraagt of ik een voorbeeld kan laten zien van een gave moswand of unieke verrijdbare plantenbakken, dan laat ik met een paar muisklikken verschillende voorbeelden zien,” lacht Esther. Ook collega Klaas is blij: “Doordat alles snel en goed met elkaar synchroniseert, weet je zeker dat je altijd de laatste versie hebt van een bestand. Zelfs als een collega een minuut geleden nog een aanpassing heeft gedaan. Bovendien is de interne communicatie sterk verbeterd. Zeker voor onze servicemedewerkers die veel onderweg zijn, is het belangrijk dat zij betrokken blijven bij de ontwikkelingen in het bedrijf. Dankzij de nieuwsberichten via SharePoint zijn zij nu goed op de hoogte van wat er speelt.”
IT naar een volgend level brengen
“MostWare heeft onze IT echt naar een volgend level gebracht,” aldus Esther. “Op een prettige en deskundige manier hebben zij laten zien hoe IT een positieve bijdrage kan leveren aan je bedrijf. Ze kijken daarbij verder dan de vraag die op tafel ligt. Daar moet je wel voor open durven staan. Dit vonden wij zeker in het begin spannend. Je hele infrastructuur en manier van werken omgooien, is een behoorlijke sprong in het diepe. Een sprong die uiteindelijk dankzij goede communicatie en korte lijnen perfect verliep.”
Klant
Ten Brinke Interieurbeplanting
Oplossingen
Sector
Downloads
Tijdens dit project ontstonden de volgende vragen:
Ik heb nog on-premise applicaties. Wat kan ik daar het beste mee doen
Moeten al mijn medewerkers op dezelfde manier getraind worden?
Hoe zorg ik er voor dat iedereen zo snel mogelijk modern werken in de vingers krijgt zonder dat dit in eerste instantie zorgt voor productiviteitsverlies?
Wat vinden jullie van back-up mogelijkheden standaard aanwezig in Microsoft 365
Hoewel er binnen Microsoft 365 dus mogelijkheden zijn om gegevens terug te kunnen halen, kunnen we constateren dat de standaard mogelijkheden niet afdoende zijn om data in elke situatie veilig te kunnen stellen. Een systeem waarin alle data op dezelfde wijze voor langere tijd als back-up bewaard wordt, geeft de zekerheid die van een back-up verwacht wordt door organisaties.
Microsoft 365 heeft dus mogelijkheden voor herstel van gegevens, echter is deze zo beperkt dat dit geen “back-up” genoemd kan worden en we altijd adviseren het op een andere manier beter te regelen.
Hoe lang duurt een Modern Werkentraject
Of je nu de basis goed wil hebben en wij je naar de cloud mogen brengen of je wil een volgende succesvolle stap maken naar Modern Werken wij beloven jou een verse werkomgeving binnen 8 weken.
En waarom? Heel simpel. We hebben dit al heel vaak gedaan en hebben daarom onze aanpak gestandaardiseerd, zodat jij optimaal profiteert van onze kennis en kunde voor een efficiënte prijs.
Zijn mijn devices ook geschikt voor Modern Werken?
In principe wel. Als je gebruikt maakt van Modern Werken krijg je de beschikking over Microsoft 365 inclusief Windows 10 en de laatste versies van Office 365 en dat is een uitstekende basis voor Modern Werken.
Kan ik je helpen?
Marc
Business Consultant
