Modern werken? Ten Brinke waagde de sprong

Een stijlvolle, groene werkomgeving hadden ze al bij Ten Brinke Interieurbeplanting. Zij leveren en onderhouden namelijk interieurbeplanting aan bedrijven. Met als ultiem doel: het optimaliseren van het leefklimaat in gebouwen, waardoor mensen zich prettiger voelen en beter functioneren. Daar hoort natuurlijk een moderne manier van werken bij. En dus lieten zij zich graag door MostWare inspireren om aan de slag te gaan met Microsoft 365.

Snel en efficiënt werken met advies op maat

Nadat Commercieel Directeur Esther Weikamp van Ten Brinke Interieurbeplanting zich door MostWare liet overtuigen dat het tijd was voor modern werken via de cloud, was de eerste stap het in kaart brengen van de gewenste situatie. Esther: “Snel en efficiënt werken, dat was onze grootste wens. Toen ik als leverancier van interieurbeplanting aan tafel zat bij MostWare en het niet lukte om een voorbeeld te laten zien op mijn laptop, realiseerde ik mij dat het anders moest.” Gelukkig voor Esther was ze op het juiste moment op de juiste plek. Microsoft Specialist Martijn Bloem inspireerde haar met voorbeelden, mogelijkheden en advies op maat. Vervolgens was het aan Business Consultant Marc Both om samen met Esther en haar collega Marketing Manager Klaas Jansen het moderne werken bij Ten Brinke verder vorm te geven.

Voor elke uitdaging een slimme oplossing

Marc: “Bij het inrichten van modern werken is het niet alleen belangrijk om te weten waar je naartoe wilt, maar ook waar je vandaan komt. Hoe werk je nu? Welke applicaties gebruik je? Wat werkt goed? Wat werkt minder goed? Voor Ten Brinke is het bijvoorbeeld belangrijk dat de onderhoudsmedewerkers vanaf hun locatie bij de klant snel foto’s kunnen delen met collega’s op kantoor. Dit deden ze altijd via e-mail, maar real time delen via de cloud is natuurlijk een stuk efficiënter. Ook werken ze nog met een crm-systeem dat op een fysieke server staat en dus niet online te bereiken is. Daar moesten we een oplossing voor bedenken.” Op die manier ontstond een steeds duidelijker beeld van de gewenste situatie en de route daarnaartoe. Esther vertelt: “Wij hadden wel een idee over hoe we graag wilden werken, maar dankzij Marc konden we dit idee concreet maken met de juiste Microsoft licenties en cloudinrichting.”

Wij hadden wel een idee over hoe we graag wilden werken, maar dankzij Marc konden we dit idee concreet maken met de juiste Microsoft licenties en cloudinrichting

Esther Weikamp – Commercieel directeur bij Ten Brinke Interieurbeplanting 

Een solide basis met Microsoft 365

Gekozen werd voor een solide basis met behulp van Microsoft 365. Inclusief bestanden opslaan en delen via SharePoint, persoonlijke cloudopslag via OneDrive, de bekende Office-applicaties en de slimme e-mail- en agendaservices van Exchange Online. De onderhoudsmedewerkers kregen bovendien nieuwe, handzame tablets waarop zij hun werkzaamheden eenvoudig kunnen aftekenen. De inrichting gebeurde met behulp van slim werkplekbeheer via Zero Touch. “Het hele traject verliep ontzettend vlot,” vertelt Esther. “We zijn in april gestart en met Hemelvaart is alles overgezet en konden we al aan de slag met modern werken via de cloud. Marc en zijn collega’s hebben dit proces fantastisch begeleid en onze medewerkers hebben er vrijwel geen hinder van ondervonden. Zij konden op maandag gewoon verder waar ze gebleven waren.” Marc vult aan: “Natuurlijk hebben we Esther en haar collega’s niet meteen in het diepe gegooid. Via online training hebben we hen laten ervaren wat de voordelen zijn en hoe ze met de nieuwe tools nóg efficiënter kunnen samenwerken.”

Met een paar klikken bij alle informatie

“Het grootste voordeel? Dat ik nu altijd en overal bij mijn bestanden en gegevens kan. Als een klant nu vraagt of ik een voorbeeld kan laten zien van een gave moswand of unieke verrijdbare plantenbakken, dan laat ik met een paar muisklikken verschillende voorbeelden zien,” lacht Esther. Ook collega Klaas is blij: “Doordat alles snel en goed met elkaar synchroniseert, weet je zeker dat je altijd de laatste versie hebt van een bestand. Zelfs als een collega een minuut geleden nog een aanpassing heeft gedaan. Bovendien is de interne communicatie sterk verbeterd. Zeker voor onze servicemedewerkers die veel onderweg zijn, is het belangrijk dat zij betrokken blijven bij de ontwikkelingen in het bedrijf. Dankzij de nieuwsberichten via SharePoint zijn zij nu goed op de hoogte van wat er speelt.”

IT naar een volgend level brengen

“MostWare heeft onze IT echt naar een volgend level gebracht,” aldus Esther. “Op een prettige en deskundige manier hebben zij laten zien hoe IT een positieve bijdrage kan leveren aan je bedrijf. Ze kijken daarbij verder dan de vraag die op tafel ligt. Daar moet je wel voor open durven staan. Dit vonden wij zeker in het begin spannend. Je hele infrastructuur en manier van werken omgooien, is een behoorlijke sprong in het diepe. Een sprong die uiteindelijk dankzij goede communicatie en korte lijnen perfect verliep.”