Zorgeloos werken met Microsoft 365 voor de NSOB

Een verouderde serverinfrastructuur vervangen is geen project dat je ‘er even bij doet’. Zeker niet als je als organisatie je handen al vol hebt aan je kerntaken op het gebied van opleiding, kennisdeling en wetenschappelijk onderzoek. Daarom schakelde de NSOB MostWare in om de overstap naar Microsoft 365 in goede banen te leiden. 

De ideale werkomgeving creëren doe je samen

Als je op zoek bent naar kennis en expertise op het gebied van openbaar bestuur, dan zit je bij de NSOB (Nederlandse School voor Openbaar Bestuur) goed. Hier kun je als bestuurlijk professional terecht voor hoogwaardige opleidingen en wetenschappelijk onderzoek. Coördinator/beheerder Linda Frauenfelder: “Zo’n 25 medewerkers, onderzoekers en opleidingsmanagers houden zich dagelijks bezig met het verzorgen van opleidingsprogramma’s, het organiseren van informatiebijeenkomsten, het verrichten van toegepast onderzoek en het bevorderen van veranderingstrajecten.”

Een toekomstbestendige oplossing

Heel veel inhoudelijke kennis onder één dak dus. Wat de NSOB niet zelf in huis heeft, is een IT-afdeling. Toen de verouderde servers aan vervanging toe waren, liet Linda zich daarom goed informeren over de mogelijkheden. “Waarin kunnen we het beste investeren voor een toekomstbestendige oplossing die past bij onze organisatie? Dat was de vraag die ik bij verschillende partijen heb neergelegd.” Eén van die partijen was MostWare. Marc vertelt: “We zagen al snel de behoefte vanuit de medewerkers om in de cloud te werken. Zowel privé als zakelijk maakten zij al gebruik van verschillende cloud-toepassingen. Het lag daarom voor de hand om een advies uit te werken op basis van Exchange Online, SharePoint Online en OneDrive.” Dit advies in combinatie met een gedegen plan van aanpak trok de NSOB over de streep. Linda: “We wilden het meteen goed aanpakken, op het gebied van veilig en flexibel werken via de cloud en qua apparatuur.” En dus gingen Marc en zijn collega’s aan de slag met de overstap naar Microsoft 365.

We wilden het meteen goed aanpakken, op het gebied van veilig en flexibel werken via de cloud en qua apparatuur.

Linda Frauenfelder – coördinator / beheerder bij NSOB 

Waardevolle kennissessies

De eerste stap was het maken van de vertaalslag van de oude situatie naar de nieuwe situatie. Iets wat niet mogelijk is zonder de betrokkenheid van de medewerkers. Marc: “Tijdens een lunchsessie heb ik de verschillende medewerkers meegenomen in het moderne werken via de cloud van Microsoft. Hoe werkt het? Hoe ziet het eruit? Wat kun je ermee? Welke voordelen biedt het? Op die manier delen we onze kennis, creëren we bewustzijn en laten we medewerkers meedenken en zelf ervaren wat de mogelijkheden zijn. Zodat de hele organisatie optimaal kan profiteren van de voordelen van modern werken.” “De kennissessies van MostWare waren erg waardevol,” beaamt Linda. “Niet alleen om bekend te raken met de mogelijkheden, maar ook om de nieuwe structuur vorm te geven. Voor onze onderzoekers was het bijvoorbeeld belangrijk dat zij op afstand in dezelfde documenten konden werken zonder elkaars werk te overschrijven. Tegelijkertijd waren ze gewend aan een bepaalde mappenstructuur, die ze graag zoveel mogelijk terug wilden zien in de nieuwe situatie. Tijdens de verschillende sessies vooraf hebben we dit samen met Marc naar tevredenheid kunnen uitwerken. Er is niets waarvan ik nu achteraf denk: dat hadden we anders of beter moeten doen.”

Aandacht voor beveiliging en continuïteit

Een ander belangrijk aandachtspunt voor de NSOB was de beveiliging en het kunnen garanderen van continuïteit in hun dienstverlening. “Een verouderde infrastructuur brengt vaak risico’s met zich mee,” legt Marc uit. “Door over te stappen naar de cloud en gebruik te maken van de geavanceerde beveiligings- en beheermogelijkheden van Microsoft weet je zeker dat de gegevens op alle pc’s, laptops en telefoons altijd optimaal beschermd zijn. Daarnaast hebben we gezorgd voor een gedegen back-upsysteem.” Dit laatste was geen overbodige luxe. Linda vertelt dat het maken van back-ups er in de oude situatie nog wel eens bij inschoot: “Daar waren we niet erg consequent in. Gelukkig is dat nu goed geregeld. Een geruststellende gedachte.”

De kennissessies van MostWare waren erg waardevol

Linda Frauenfelder – coördinator / beheerder bij NSOB 

Een feestelijk moment

Nadat alles in een weekend was overgezet, konden Linda en haar collega’s op maandagmorgen met hun spiksplinternieuwe desktops en laptops van start met modern werken via SharePoint en OneDrive. Linda: “Dat was een feestelijk moment waar we met z’n allen naar uitgekeken hadden. Ik had chocolade meegenomen en Marc en zijn collega’s waren aanwezig om ons op weg te helpen en vragen te beantwoorden. En ook daarna waren ze steeds goed bereikbaar als we ergens tegenaan liepen. Bijvoorbeeld toen we in een later stadium met Teams wilden gaan werken. Een extra Teams-training was zo geregeld en binnen een paar dagen konden we online samenwerken, vergaderen en documenten delen. Echt ideaal. Zeker sinds we steeds meer thuiswerken. Ik kan dan ook volmondig zeggen dat we blij zijn dat we deze stap hebben genomen.”