Bij een moderne manier van werken hoort een moderne werkplek in de cloud. MostWare liet zien dat met SharePoint Online altijd en overal gewerkt en samengewerkt kan worden.
Efficiënter werken dankzij de cloud
“Overal waar ik internet heb, kan ik nu werken. Dankzij SharePoint Online.” Aan het woord is Ester van den Berg, officemanager bij Zorgbelang Zuid-Holland. “Dat is overigens niet de enige reden dat we overgestapt zijn op SharePoint Online. De oude situatie van werken met file shares op een server was hopeloos verouderd en niet meer toereikend. Als maatschappelijk ondernemende organisatie die de positie van cliënten, patiënten en burgers versterkt bij zorgverleners, verzekeraars en gemeenten, is het noodzakelijk dat we flexibel kunnen werken én samenwerken.”
Zorgbelang Zuid-Holland loopt voorop als het gaat om het nieuwe werken en daar hoort een omgeving bij die locatieonafhankelijk werken mogelijk maakt
Alex kan die noodzaak alleen maar beamen: “Zorgbelang Zuid-Holland is al langer klant bij ons. Vanuit hun behoefte om nog beter samen te werken, zowel intern als extern, ontstond een duidelijke cloudvisie. Zorgbelang Zuid-Holland loopt voorop als het gaat om het nieuwe werken en daar hoort een omgeving bij die locatieonafhankelijk werken mogelijk maakt. SharePoint Online sluit daar perfect op aan.” Serverloos en locatieonafhankelijk werken is bovendien niet alleen prettig voor de medewerkers, het scheelt ook in onderhoud. Nooit meer te weinig diskspace en ook updates en back-ups worden automatisch doorgevoerd. Dit scheelt in kosten en vergroot de veiligheid. Bovendien zijn belangrijke documenten niet langer lokaal opgeslagen op een pc of laptop, maar staan ze veilig in de cloud.
De toegevoegde waarde van projectsites
Ester roemt vooral de projectsites die een toegevoegde waarde zijn voor de manier waarop zij en haar collega’s samenwerken. “Alle projectinformatie staat in de cloud, teamleden kunnen eenvoudig documenten met elkaar delen en snel relevante informatie terugvinden. Dit maakt samenwerken een stuk efficiënter. Per projectsite kunnen we zelf bepalen welke toepassingen we willen gebruiken en wie toegang krijgt. Zo kunnen we ook mensen buiten Zorgbelang Zuid-Holland toegang geven tot projectsites. Onze afdeling Basisberaad in Rotterdam werkt bijvoorbeeld met vrijwilligers die betrokken zijn bij de samenstelling van een online magazine. Deze vrijwilligers kunnen nu heel eenvoudig toegang krijgen tot alle essentiële informatie via de projectsite.”
Samenwerken via Sharepoint
“We zijn gestart met het onderbrengen van verschillende lopende projecten in de SharePoint omgeving,” vertelt Alex. “Zo konden we de nieuwe manier van samenwerken binnen Zorgbelang Zuid-Holland een zachte landing geven en het gebruik van de server uitfaseren.” Tijdens enkele terugkomsessies konden medewerkers vragen stellen en aangeven waar ze tijdens het dagelijks gebruik tegenaan liepen. Inmiddels zijn ze zo gewend aan deze nieuwe manier van (samen)werken, dat ook de meeste vragen intern opgelost kunnen worden. Ester: “Als ik er een keer toch niet uitkom, dan kan ik altijd MostWare bellen. Wat ik in de communicatie met MostWare prettig vind, is dat ze ingewikkelde technologie begrijpelijk maken voor iedereen. Als eindgebruiker kan ik gewoon aangeven wat mijn wensen zijn en MostWare vertaalt dit naar technische mogelijkheden. Wat dat betreft is MostWare de ideale IT-servicepartner voor ons en hoop ik nog lang van hun diensten gebruik te kunnen maken.”
Wat ik in de communicatie met MostWare prettig vind, is dat ze ingewikkelde technologie begrijpelijk maken voor iedereen. Als eindgebruiker kan ik gewoon aangeven wat mijn wensen zijn en MostWare vertaalt dit naar technische mogelijkheden.
Klant
Zorgbelang Zuid-Holland
Oplossingen
Sector
Downloads
Tijdens dit project ontstonden de volgende vragen:
Hoe lang duurt een Sharepoint traject?
Wij maken gebruik van standaardoplossingen van Microsoft, hierdoor kan een oplossing als deze binnen enkele weken worden gerealiseerd. Het belangrijkste is dat er goed tijd wordt genomen voor de adoptie bij de medewerkers. Bij ieder traject gaan we in gesprek hoe dit we dit het beste kunnen doen. Moet iedere medewerker getrained worden? Trainen we een deel van de organisatie? Welke instructies hebben medewerkers nodig?
Is het werken met documenten vanuit de cloud onveiliger?
Nee absoluut niet! Op de Office 365 toepassingen zoals SharePoint Online kan extra authenticatie worden ingeschakeld. Dat is de zogenaamde multifactor authenticatie (2FA). Dit zorgt ervoor dat wanneer externen op de één of andere manier jouw inloggegevens achterhalen zij niet zomaar kunnen inloggen.
Kan ik vanaf ieder apparaat mijn documenten openen?
Ja, documenten zijn te openen vanaf je laptop, tablet of telefoon. Of het nu een iPhone of Android toestel is. Microsoft heeft voor alle type apparaten apps gemaakt waarmee je documenten kan openen, bewerken en delen.
Kan iedereen binnen de organisatie zomaar bestanden delen met externen?
Dit bepaal je helemaal zelf. Je wilt natuurlijk niet dat zomaar alle documenten buiten je organisatie gedeeld kunnen worden door de medewerkers. Wij adviseren daarin en richten het beleid vervolgens in.
Kan ik je helpen?
Alex
IT Architect
