De samenwerking tussen Woonforte en MostWare gaat behoorlijk wat jaren terug. In die tijd zijn veel ICT-projecten de revue gepasseerd. Van data en security tot modern werken en ICT-beheer. Samen blikken we terug op die projecten en kijken met vertrouwen vooruit naar de toekomst.
Een langdurige samenwerking
Woonforte is een woningcorporatie in de gemeente Alphen aan den Rijn met bijna 11.000 huurwoningen. Hun motto? Oog voor mensen, hart voor wonen. Dat vertaalt zich naar goed en betaalbaar wonen voor iedereen. Zij investeren daarom flink in nieuwbouw, renovaties, onderhoud, leefbaarheid en duurzaamheid. De samenwerking tussen Woonforte en MostWare gaat ruim 12 jaar terug. Leen Spaans, manager I&A en Faciliteiten bij Woonforte vertelt daarover: “MostWare heeft ons destijds geholpen met een eigen netwerk en back-up-systeem. Inmiddels zijn we heel wat jaren en ontwikkelingen verder en is de samenwerking blijven bestaan.” ICT-beheerder Hans Schuller vult aan: “Wij hebben zelf een vrij uitgebreid ICT-team. De meest voorkomende ICT-vraagstukken kunnen we intern oplossen. Komen we er niet uit, dan schakelen we expertise van MostWare in.”
Komen we er niet uit, dan schakelen we expertise van MostWare in
Een goede, veilige ICT-omgeving is cruciaal
De vraagstukken waarbij MostWare Woonforte ondersteunt liggen onder andere op het gebied van infrastructuur, beveiliging en werken in de cloud. Leen: “Het overgrote deel van onze bedrijfsvoering is digitaal. Een goed werkende ICT-omgeving is dus cruciaal. Daar komt bij dat we een enorme hoeveelheid data verwerken, zowel van onze huurders als van de panden die wij beheren. We besteden daarom veel tijd en energie aan de beveiliging van die data. Niet alleen op technisch gebied, maar ook qua menselijk handelen. Je kunt je systemen nog zo goed op orde hebben, een menselijke fout is snel gemaakt. Daarom vind ik het belangrijk dat je als organisatie bij blijft op dit gebied. Maar hoe meet je nu waar je staat qua beveiliging? De MostWare Standaard binnen het concept van Technisch Succes Partner (TSP) vind ik hierin erg interessant. Met behulp van deze standaard krijg je een duidelijk beeld van hoe je er als organisatie voor staat en waar verbeterkansen liggen. Daar willen we zeker naar kijken, om er mogelijk gebruik van te gaan maken.”
Stap voor stap richting de cloud
Behalve op het gebied van security, heeft Woonforte ook stappen gemaakt in de groei naar de cloud. Onder begeleiding van IT Business Consultant Thomas Kool hebben ze dit zorgvuldig aangepakt. Thomas: “Je wilt natuurlijk dat klanten niets van de veranderingen merken – de dienstverlening moet gewoon doorlopen – terwijl je tegelijkertijd medewerkers de kans wilt geven om te wennen aan de nieuwe situatie.” Woonforte heeft hiervoor een stuurgroep informatisering in het leven geroepen. Leen vertelt hierover: “In de stuurgroep zijn alle afdelingen van Woonforte vertegenwoordigd. Zij zijn beleidsvoorbereidend voor het MT. De afstemming met betrekking tot I&A-projecten, zoals een nieuw ERP-systeem of modern werken, vindt hier plaats.” Bij de overstap naar de cloud voorziet MostWare de stuurgroep van alle benodigde informatie om het proces inzichtelijk te maken. Thomas: “Inmiddels hebben we ook het intranet van Woonforte vervangen door een SharePoint-omgeving en staan alle documenten en bestanden in de cloud van Microsoft.” Dit laatste was een wens in het kader van modern werken én belangrijk voor de overstap naar een nieuw ERP-systeem op basis van Microsoft 365.
Inspiratie, motivatie en ondersteuning
Net als bij een normale verhuizing was het bij deze digitale verhuizing nodig om eerst op te ruimen. In dit geval ging het niet om huisraad, maar om alle bestanden en documenten die medewerkers in de loop der jaren opgeslagen hadden. Omdat uitzoeken en opruimen vaak niet bovenaan de prioriteitenlijst staat, maakte MostWare een inspirerende uitlegvideo om duidelijk te maken wat precies de bedoeling was en waarom. Thomas: “Vervolgens hielpen zogenaamde opruimcoaches bij het in goede banen leiden van dit proces, zodat na de migratie alles op de juiste plek terechtkwam en goed vindbaar was.” De migratie zelf was in handen van Hans, die daarover zegt: “Nadat alle data aan de voorkant was opgeschoond, heb ik ’s avonds de synchronisatie met de cloud uitgevoerd. Waarna de medewerkers de volgende dag direct een frisse start konden maken.”
Een voortdurende reis met steeds nieuwe kansen
Thomas: “De overstap naar de cloud is een voortdurende reis zonder eindpunt. Vanuit hier kunnen we weer verder met nieuwe mogelijkheden, zoals het optimaal benutten van Microsoft Teams. Denk aan de integratie met het intranet door middel van Viva Connections. Op die manier kunnen we de betrokkenheid van medewerkers verder vergroten. En zo zijn er nog tal van andere tussenstops op de route richting de cloud die bijdragen aan een betere en efficiëntere bedrijfsvoering.” Leen vult aan: “Wij hebben bewust voor deze stapsgewijze aanpak gekozen. Er zijn ook woningcorporaties die met een ‘big bang’ overgaan op de cloud, maar dat past niet bij onze organisatie, mensen en bedrijfscultuur.”
Een sparringpartner met een heldere blik
Naast projecten biedt MostWare ondersteuning in de vorm van beheer en advies. Daarvoor komt IT Architect Alex Oosterom regelmatig over de vloer bij Woonforte. Leen: “Voor ons is Alex een sparringpartner die met heldere blik meedenkt over ICT-vraagstukken en ons helpt anticiperen op de toekomst. Hij fungeert als een schakel tussen ons en de dienstverlening van MostWare. Als corporatie gaan we bovendien graag duurzame relaties aan. Ons partnerschap is daar een goed voorbeeld van. We groeien met elkaar mee en weten wat we aan elkaar hebben.” Over die groei en ontwikkeling vertelt Hans: “Ik weet nog dat in het begin iemand van MostWare op locatie moest komen als er iets aan de hand was. Nu maak ik een melding aan in het ticketsysteem en kunnen de supportmedewerkers het op afstand regelen of oplossen. Leen: “Toch is het persoonlijke contact altijd gebleven. Dat is prettig, want dat betekent dat je elkaar ook kritisch kunt aanspreken als er iets minder goed gaat. Zo waarborgen we samen de kwaliteit van onze samenwerking.”
Klant
Woonforte
Oplossingen
Sector
Downloads
Tijdens dit project ontstonden de volgende vragen:
Zijn alle medewerkers ongetraind de cloud in gestuurd - zoals vaker gebeurd- of is dit anders aangepakt?
Elke medewerker, van klantenservice tot de directeur en van huismeester tot systeembeheerder, heeft deelgenomen aan een leuke en leerzame jumpstart training. De trainingen werden in eerste instantie door MostWare verzorgd, maar zijn daarna middels een train-de-trainer aanpak overgedragen aan de applicatiebeheerders van Woonforte. Op die manier krijgen nieuwe medewerkers net zo’n fijne start in de cloud als die de andere medewerkers van de organisatie hebben gehad.
Verandering roept doorgaans weerstand op en in opruimen heeft al helemaal niemand zin. Hoe hebben jullie toch iedereen enthousiast gekregen voor de overstap?
Dankzij een zorgvuldig uitgestippeld adoptieplan hebben we continu de juiste boodschap op het juiste moment bij alle medewerkers kunnen laten landen. Met inspirerende video’s, demonstraties, spreekuren en naslagwerken hebben we telkens de belangrijkste vraag weten te beantwoorden: What’s In It For Me?! Dit zorgt voor een grote veranderbereidheid en dankzij de nadruk op ‘samenwerking’ hebben de collega’s vooral elkaar in de eerste weken van het moderne werken goed kunnen helpen. Deze adoptie-aanpak is erg succesvol, niet alleen bij Woonforte maar ook in andere veranderingstrajecten.
Een complexe en omvangrijke klus als deze kent ook financiële risico’s. Hoe is hier grip op gehouden?
Dankzij de ervaring van MostWare en strak projectmanagement lukt het altijd erg goed om projecten volgens afspraak op te leveren. Niet dat altijd alles volgens plan verloopt. Het gaat er om dat je dit snel signaleert en goed met elkaar afspreekt hoe je met dit soort onverwachte zaken om gaat. Door efficiënt samen te werken kan de kwaliteit overeind blijven en lukt het altijd wel om een financieel gaatje dicht te lopen dankzij een nog slimmere aanpak. Zo is de overstap naar de cloud ook financieel een succes geworden!
Kan ik je helpen?
Thomas
Business Consultant
