Werken met Microsoft 365. Leygraaf Makelaars maakte de overstap

Als modern makelaarskantoor kun je natuurlijk niet zonder moderne werkplek. Dat vonden ze bij Leygraaf Makelaars ook. Maar hoe kies je nu de beste oplossing? Eén die flexibel, betrouwbaar en veilig is en past bij de manier waarop je werkt? Het antwoord vonden ze dankzij een NVM-event bij Microsoft. 

Van een verouderde server naar een flexibele werkomgeving

Een dynamisch toonaangevend makelaarskantoor met uiteenlopende opdrachtgevers, zo kun je Leygraaf Makelaars uit Alkmaar wel noemen. Een bedrijf met een duidelijke visie. Op hun vakgebied én op de manier waarop ze werken. Romy van de Leygraaf vertelt: “We dagen elkaar elke dag uit om het beste uit onszelf te halen en zetten graag een stapje extra. Voor onze klanten en voor elkaar. Dat vraagt de nodige flexibiliteit. Om die flexibiliteit te kunnen blijven faciliteren, waren we op zoek naar een nieuwe digitale werkomgeving als vervanging voor onze verouderde NAS-server op kantoor.” Vele opties passeerden de revue totdat Romy en haar collega’s een uitnodiging ontvingen voor een inspiratiesessie van de NVM over Modern Werken via de cloud. Een avond die werd georganiseerd door N! wise en MostWare in samenwerking met Microsoft.

Een maatpak voor makelaars

“Deze informatieavond kwam precies op het juiste moment. We stonden al op het punt om de knoop door te hakken en voor een andere oplossing te kiezen, maar na deze avond besloten we het roer om te gooien. De belangrijkste reden? De probleemloze integratie met onze bestaande werkprocessen en vertrouwde softwarepakketten, zoals ons telefoonregistratiesysteem. Ook sluit het naadloos aan op de producten van Realworks, ons CRM-pakket. Bovendien waren we al gewend om te werken met de verschillende programma’s van Office 365.” Sander Houwing van N! wise bevestigt dat dit een grote meerwaarde is voor veel makelaarskantoren: “Ons Modern Werken concept is in die zin als een maatpak voor makelaars. De samenwerking met zowel Microsoft als MostWare, stelt ons in staat om een flexibele, volledig geïntegreerde oplossing aan te bieden, perfect afgestemd op de makelaarspraktijk. Bestaande uit een beveiligde cloud-omgeving, slimme toepassingen van Microsoft 365 en multifunctionele ultralichte laptops.”

Probleemloos online samenwerken

Romy is in ieder geval blij dat ze voor deze oplossing heeft gekozen. “We hebben het meteen goed aangepakt. De binnendienstmedewerkers hebben extra beeldschermen en moderne desktops gekregen en al onze makelaars zijn uitgerust met een spiksplinternieuwe Microsoft Surface Pro. Daarnaast hebben we alle data van onze oude server naar de cloud gemigreerd, zodat iedereen altijd en overal bij zijn of haar bestanden kan. Ook samenwerken is een stuk efficiënter geworden dankzij Teams. Zeker met de coronamaatregelen, toen ook onze binnendienstmedewerkers opeens vanuit huis moesten werken, is dit zeer waardevol gebleken. Zo konden wij zonder problemen onze klanten blijven helpen en online samenwerken met collega’s, opdrachtgevers en projectontwikkelaars.”

Een veilige, soepele datamigratie

Voordat het zover was, moest er echter nog wel één en ander afgestemd en geregeld worden. Leygraaf Makelaars beschikte namelijk over veel, vaak privacygevoelige, data die op een goede en veilige manier overgezet moest worden naar de cloud. Sander: “Samen met Romy en haar collega’s hebben we een plan van aanpak gemaakt. Met aandacht voor de inrichting en beveiliging van de nieuwe omgeving. Zodat na de overstap iedereen weer zo snel mogelijk aan de slag kon. Daar hoorde ook het toekennen van de juiste gebruikersrechten en het realiseren van een overzichtelijke bestandsindeling bij.” “Dat laatste was nog wel een dingetje,” lacht Romy, “onze bestaande mappenstructuur bleken we niet één op één over te kunnen nemen. De bestandspaden en -namen waren te lang. Een goed moment om daar eens kritisch naar te kijken. Gelukkig konden de specialisten van MostWare ons daar goed bij helpen. En ook op de dag zelf verliep de overstap probleemloos.”

Binnen één dag klaar voor de toekomst

Sander: “We besloten om op een maandag alles te installeren en over te zetten om de impact op de medewerkers en dienstverlening zo laag mogelijk te houden. Terwijl ik ter plekke alles in goede banen heb geleid en de nieuwe hardware heb geïnstalleerd, heeft MostWare achter de schermen de daadwerkelijke migratie gerealiseerd.” Tot volle tevredenheid van Romy: “De samenwerking met zowel N! wise als MostWare verliep goed en ook de communicatie over wie wat deed, was erg prettig. In het begin moesten we wel nog even wennen aan de nieuwe situatie, maar inmiddels zouden we niet anders meer willen. Informatie opzoeken, een bestand aanpassen, even snel overleggen met een collega; het gaat nu allemaal een stuk beter en efficiënter.”