Sinds 2013 is MostWare IT-partner van Stichting Pensioenfonds Medisch Specialisten (SPMS). Wat ooit begon met IT-beheer is inmiddels uitgegroeid tot een volwaardige samenwerking gericht op technisch succes. Niet vreemd dus dat SPMS de overstap maakte naar onze TSP-dienstverlening.
De menselijke maat en een hoogwaardige dienstverlening
SPMS is een beroepspensioenfonds voor medisch specialisten. Bijzonder is dat het bestuur zelf ook bestaat uit medisch specialisten. Het is een fonds van, voor en door medisch specialisten. De pensioenregeling is dan ook helemaal afgestemd op de specifieke wensen van de deelnemers. Bas van Tongeren, manager niet-financiële risico’s bij SPMS, vertelt: “Kenmerkend is ons constante streven naar de menselijke maat en een hoogwaardige dienstverlening in een context van toenemende wet- en regelgeving. Dit betekent dat we alleen samenwerken met kwalitatief goede partijen die begrijpen met welke uitdagingen wij te maken hebben. MostWare is een van die partijen. De korte lijnen en proactieve manier van werken passen bij wat wij belangrijk vinden.” Bas werkt sinds 2017 bij SPMS, eerst als operational risk manager en nu als manager niet-financiële risico’s. Dankzij zijn affiniteit met IT kwamen zaken als gegevensbescherming en informatiebeveiliging al snel op zijn bureau terecht. Ondertussen heeft hij versterking gekregen in de vorm van een nieuwe collega die de functie van IT officer vervult en die de IT-verantwoordelijkheden heeft overgenomen.
Eerst naar de cloud van Microsoft 365
Bas: “Het inwerken van mijn nieuwe collega viel samen met de overstap naar de TSP-dienstverlening. Dat kwam mooi uit. Zo was hij vanaf het begin af aan betrokken bij de nieuwe aanpak. De aanleiding voor deze switch kwam voort uit het feit dat we nog een oud contract hadden dat niet meer paste bij onze wensen op IT-gebied. Hierdoor waren we steeds vaker aangewezen op aparte projecten en meerwerk. Dat kon beter. Om echter gebruik te kunnen maken van de nieuwe dienstverlening op basis van de laatste tools en technieken, moesten we eerst over op de cloud. Dit waren we sowieso al van plan, mede vanwege de hoge veiligheidseisen die wij stellen aan onze IT-omgeving. Dit hebben we samen met MostWare opgepakt.” Nadat SPMS helemaal over was op de cloud van Microsoft 365 is Marcel Jaspers als IT business consultant van MostWare samen met Bas en zijn collega gaan kijken naar de wensen en randvoorwaarden voor de nieuwe samenwerking.
Wij willen graag robuuste en kwalitatief goede IT-oplossingen.
Informatiebeveiliging en ISO-27001
Een goede informatiebeveiliging staat logischerwijs hoog op de lijst bij SPMS. Bas: “Al voor de overstap naar de cloud lieten we onze beveiliging elk jaar testen door een bureau met ethische hackers. Voor veel organisaties is het niet de vraag of je een keer gehackt wordt, maar wanneer je gehackt wordt. Daar willen we goed op voorbereid zijn en eventuele gaten in de verdediging op voorhand opsporen en dichten. Daarnaast hebben we natuurlijk te maken met branche-specifieke regels en eisen. Een van die eisen is een verplichte ISO-27001-certificering voor onze IT-leveranciers en IT-partners. Deze wereldwijd erkende norm geeft ons inzicht in de processen en de uitvoering daarvan op het gebied van informatiebeveiliging. Zodat we erop kunnen vertrouwen dat de informatiebeveiliging op orde is. Het was voor ons dus essentieel dat MostWare deze certificering behaalde. Gelukkig is dit gelukt.”
Voorop blijven lopen en grip houden
Een andere belangrijke reden voor Bas en zijn collega’s om over te gaan op de TSP-dienstverlening was de koppeling met de MostWare IT Standaard. Daarover zegt hij: “Wij willen graag robuuste en kwalitatief goede IT-oplossingen. Dat betekent dat we constant in beweging zijn en onze technologie blijven aanscherpen met de nieuwste kennis en toepassingen. Tegelijkertijd willen we grip houden op onze planning en investeringen. De MostWare IT Standaard en bijbehorende dienstverlening sluit aan bij die behoeften.” Marcel licht toe: “Op basis van deze standaard, die bestaat uit de meest actuele en complete expertise op IT-gebied, hebben we de IT-omgeving van SPMS tegen het licht gehouden. Dit noemen we een technisch alignment. De bevindingen hebben we in gezamenlijk overleg verwerkt in een IT-roadmap.” Bas: “Hierdoor weten we nu precies waar wij staan op het gebied IT en in het bijzonder IT-veiligheid. Bovendien hebben we nu een goed inzicht in de projecten en het bijbehorende budget voor de komende jaren. Zo staat daar bijvoorbeeld precies in omschreven dat we over drie jaar de laptops willen vervangen, wanneer de benodigde licenties verlengd moeten worden en welke nieuwe ontwikkelingen en best practices we willen omarmen.”
De MostWare IT Standaard en bijbehorende dienstverlening sluit aan bij onze behoeften
Een waardevolle samenwerking
Inmiddels is de TSP-dienstverlening bij SPMS helemaal ingericht. Elke maand bezoekt IT architect Alex Oosterom hun kantoor in Zeist. Niet vanwege de mooie omgeving en lekkere koffie, hoewel beide niet verkeerd zijn, maar om een maandelijkse alignment uit te voeren. Bas: “Dit loopt goed. Mijn collega coördineert dit nu met Alex elke maand. Daarnaast is er een vaste kwartaalafspraak met Marcel om aandachtspunten door te nemen en de roadmap eventueel aan te passen. Hierdoor is MostWare goed op de hoogte van wat er speelt en kunnen we snel schakelen als dat nodig is.” Bovendien is de samenwerking een win-winsituatie voor beide partijen. Marcel: “De inzichten die we bij SPMS opdoen en die relevant zijn voor meerdere klanten, verwerken we ook weer in de MostWare IT Standaard.” Kortom, de TSP-dienstverlening heeft de samenwerking tussen SPMS en MostWare naar een nieuw niveau gebracht.
Klant
SPMS
Oplossingen
Sector
Downloads
Tijdens dit project ontstonden de volgende vragen:
Zijn alle medewerkers ongetraind de cloud in gestuurd - zoals vaker gebeurd- of is dit anders aangepakt?
Elke medewerker, van klantenservice tot de directeur en van huismeester tot systeembeheerder, heeft deelgenomen aan een leuke en leerzame jumpstart training. De trainingen werden in eerste instantie door MostWare verzorgd, maar zijn daarna middels een train-de-trainer aanpak overgedragen aan de applicatiebeheerders van Woonforte. Op die manier krijgen nieuwe medewerkers net zo’n fijne start in de cloud als die de andere medewerkers van de organisatie hebben gehad.
Verandering roept doorgaans weerstand op en in opruimen heeft al helemaal niemand zin. Hoe hebben jullie toch iedereen enthousiast gekregen voor de overstap?
Dankzij een zorgvuldig uitgestippeld adoptieplan hebben we continu de juiste boodschap op het juiste moment bij alle medewerkers kunnen laten landen. Met inspirerende video’s, demonstraties, spreekuren en naslagwerken hebben we telkens de belangrijkste vraag weten te beantwoorden: What’s In It For Me?! Dit zorgt voor een grote veranderbereidheid en dankzij de nadruk op ‘samenwerking’ hebben de collega’s vooral elkaar in de eerste weken van het moderne werken goed kunnen helpen. Deze adoptie-aanpak is erg succesvol, niet alleen bij Woonforte maar ook in andere veranderingstrajecten.
Een complexe en omvangrijke klus als deze kent ook financiële risico’s. Hoe is hier grip op gehouden?
Dankzij de ervaring van MostWare en strak projectmanagement lukt het altijd erg goed om projecten volgens afspraak op te leveren. Niet dat altijd alles volgens plan verloopt. Het gaat er om dat je dit snel signaleert en goed met elkaar afspreekt hoe je met dit soort onverwachte zaken om gaat. Door efficiënt samen te werken kan de kwaliteit overeind blijven en lukt het altijd wel om een financieel gaatje dicht te lopen dankzij een nog slimmere aanpak. Zo is de overstap naar de cloud ook financieel een succes geworden!
Kan ik je helpen?
Marcel
Operationeel Directeur
