Als het gaat om de bestrijding van het coronavirus dan is het belangrijk dat alle processen zo goed mogelijk verlopen. Daar dragen we bij MostWare graag een steentje aan bij als dat kan. Toen GGD Hollands Midden onze expertise inriep bij het realiseren van een online informatieportaal via SharePoint Online, gingen we dan ook meteen aan de slag om dit zo goed en snel mogelijk voor elkaar te krijgen.
Een goede interne informatievoorziening is cruciaal
GGD Hollands Midden is één van de grootste GGD’s van Nederland. De ruim duizend medewerkers beschermen en bevorderen de gezondheid van alle inwoners in de regio Hollands Midden in zowel reguliere als crisisomstandigheden. Dit is een regio die zich uitstrekt van Noordwijk tot Krimpenerwaard. Tijdens de coronacrisis moest er flink opgeschaald worden voor het inplannen en afnemen van tests en het uitvoeren van bron- en contactonderzoek. Jeugdarts – en sinds deze zomer ook Corona-arts – Judith Polak was betrokken bij het opzetten van het coronacallcenter. “In eerste instantie lag de focus natuurlijk op het zo snel mogelijk operationeel maken van de verschillende eenheden die betrokken zijn bij de bestrijding van het virus. Van de teststraten tot de laboratoria en van de callcenters tot het bron- en contactonderzoek. Op een gegeven moment ontstond echter de behoefte aan een betere interne informatievoorziening. Alle informatie zoals werkinstructies, formulieren, richtlijnen en de laatste updates stonden op onze interne netwerkschijf. Het gebeurde vervolgens regelmatig dat mensen niet de laatste versie downloaden of dat aanpassingen niet opgeslagen werden. Het gevolg was dat er onjuiste of verouderde informatie circuleerde en dat medewerkers niet goed op de hoogte waren van de meest recente ontwikkelingen. Dit was natuurlijk niet de bedoeling.”
Een informatieportaal op maat
Omdat MostWare voor GGD Hollands Midden al zo’n twintig jaar expertpartner is op het gebied van IT, lag het voor de hand dat ze Marc Both en zijn collega’s vroegen mee te denken over een oplossing. Marc vertelt: “Met SharePoint Online kunnen we vrij snel een beveiligde cloudomgeving creëren waarin medewerkers altijd en overal toegang hebben tot de meest actuele informatie. Daarbij is wel belangrijk dat we goed weten wat de wensen zijn en hoe ermee gewerkt gaat worden. In dit geval moesten niet alleen eigen medewerkers toegang krijgen tot het informatieportaal, maar ook externe betrokkenen zonder GGD-account, zoals uitzendkrachten of medewerkers van het Rode Kruis. Uiteraard wel met beperkte rechten en de juiste beveiliging. Verder was er input nodig van de verschillende afdelingen en disciplines.” Judith: “Als callcenter hebben wij andere wensen dan bijvoorbeeld de collega’s van bron- en contactonderzoek. Maar tegelijkertijd zijn er ook informatiebronnen die voor meerdere disciplines relevant zijn, daarin zit dus weer overlap. In een gezamenlijke Teams-meeting met Marc hebben we dit in kaart gebracht. Vervolgens kon hij aan de slag met een ‘proof of concept’.”
Maatschappelijk belang
“Snelheid speelde bij dit project een belangrijke rol,” vertelt Marc. “Het maatschappelijk belang was enorm. We zijn daarom zo efficiënt mogelijk te werk gegaan en hebben alles op alles gezet om de SharePoint-omgeving snel en op de juiste manier in de lucht te krijgen. Dan is het fijn als je elkaar goed kent en snel kunt schakelen. Zo konden we binnen no time van conceptfase naar acceptatiefase gaan.” Judith voegt daaraan toe: “Dit verliep heel soepel en prettig, zonder dat er stappen overgeslagen werden. Marc en zijn collega’s namen de tijd om al onze vragen en suggesties op te pakken, terwijl ze ons ondertussen zo min mogelijk belastten.”
Probleemloze overstap naar een nieuwe werkwijze
Bij een nieuwe werkwijze hoort een instructie. Marc: “Voorafgaand aan de overstap naar SharePoint heb ik de teamleiders en coördinatoren een kernachtige training gegeven, om hen te voorzien van alle essentiële kennis terwijl het operationele proces gewoon kon doorgaan. Zodat zij weten wat de mogelijkheden zijn en zelf het informatieportaal kunnen aanvullen en bijhouden.” Dit laatste is een hele vooruitgang, wat Judith betreft. “Het is heel makkelijk om informatie of nieuwsberichten te posten. Ook kunnen we zelf iemand toegang geven of bepaalde rechten aanpassen. Het is inmiddels bijvoorbeeld niet meer nodig dat mensen zonder GGD-account toegang hebben tot het portaal. Dit hebben we dus aangepast.” Na de doelgerichte training volgden een aantal korte webinars voor medewerkers. Alles om de impact op het werk zo klein mogelijk te houden. “Ook voor hen was het allemaal vrij snel duidelijk, waardoor de overstap naar de nieuwe omgeving van SharePoint vrijwel probleemloos verliep,” aldus Judith.
Continu op de hoogte van het laatste nieuws
De collega’s van Judith zijn ook blij met SharePoint Online. Zo vertelt één van de Callcenter Coördinatoren: “Als er nu iets verandert in de richtlijnen dan zet ik dit in SharePoint en zien de medewerkers dit meteen op hun scherm. Ontzettend handig, want ik hoef ze dus niet te onderbreken tijdens het werk en ze zijn continu op de hoogte van het laatste nieuws. Bovendien heeft iedereen nu toegang tot dezelfde bestanden, kunnen meerdere mensen tegelijkertijd in een document werken en zetten we bijvoorbeeld ook de agenda en notulen van overleggen online. Dit maakt het werken via SharePoint Online super efficiënt.”
Klant
GGD Hollands Midden
Oplossingen
Sector
Downloads
Tijdens dit project ontstonden de volgende vragen:
Medewerkers via een webinar trainen, krijgen ze dat wel voldoende kennis mee?
Samenwerken met externen op SharePoint? Is dat wel veilig?
Samenwerken met externen? Kost je dat niet enorm veel licenties?
Kan ik je helpen?
Marc
Business Consultant
