ActiVite & MostWare

De volledige infrastructuur van ActiVite moest binnen drie maanden verhuisd worden van een traditionele serverruimte naar een moderne cloudoplossing. Een project waarbij MostWare alle technische, inhoudelijke en projectmatige kennis heeft ingezet om tot een oplossing te komen die voldoet aan de eisen van een vooruitstrevende zorginstelling.

Een vlekkeloze servermigratie

Toen Henk Wever, Hoofd ICT bij ActiVite, te horen kreeg dat het contract voor de serverruimte tegenover het hoofdkantoor van ActiVite op korte termijn werd stopgezet, werkte hij er nog maar net. “Amper een maand nadat ik begonnen was, kreeg ik het verzoek om op zoek te gaan naar een alternatief. Wakker heb ik er niet van gelegen, maar het was wel een flinke uitdaging. Op verschillende vlakken. Van de technische afwegingen en de investeringsvraag tot de strakke planning en de daadwerkelijke migratie. Dit zou voor iedere organisatie een behoorlijke kluif zijn, maar als zorginstelling hebben we naast de ‘gewone’ uitdagingen ook te maken met specifieke eisen op het gebied van informatiebeveiliging zoals die van de NEN 7510 en ISO 27001. Gelukkig kon ik rekenen op kennis en ervaring van MostWare. Zij lopen hier al zo’n twintig jaar rond en kennen de mensen, de infrastructuur en de techniek als geen ander. Het was dus geen moeilijke keuze om MostWare te vragen deze kar te trekken.” Een taak die Marcel als programmamanager graag op zich nam. “Bij zo’n omvangrijk en complex project is het prettig om vanaf het allereerste begin betrokken te zijn. Zo kon ik ActiVite adviseren en ondersteunen bij het opstellen van de RFP (Request for Proposal) en de uiteindelijk keuze voor een cloudleverancier.” Henk vult aan: “De kennis en inzet van Marcel was voor ons onmisbaar. Hierdoor konden mijn team en collega’s gestructureerd te werk gaan en de juiste keuzes maken.”

Volledig ‘in control’

Het werd een IaaS-oplossing (Infrastructure as a Service) van Uniserver. Belangrijk was dat de infrastructuur betrouwbaar, schaalbaar en toekomstbestendig was én dat de data veilig bewaard kon worden conform Europese wetgeving. Daar voldoet deze oplossing op alle fronten aan. “De infrastructuur is gehuisvest in twee verschillende, volledig redundant uitgevoerde, state-of-the-art datacenters in Nederland. Het grote voordeel daarbij is dat we niet meer zelf verantwoordelijk zijn voor het onderhouden van de hardware, maar dat we tegelijkertijd wel nog steeds volledig ‘in control’ zijn. Bovendien kunnen we heel eenvoudig aanpassingen doorvoeren in onze eigen cloudomgeving. Met één druk op de knop regel ik extra capaciteit, opslag of rekenkracht,” aldus Henk.

Een minimale downtime

Om de migratie in goede banen te leiden, maakte Marcel een uitgebreide risico-impactanalyse waarbij hij diverse scenario’s de revue liet passeren. “Zo konden we goed onderbouwde keuzes maken en een minimale downtime garanderen. Ons doel was om de migratie zo te organiseren dat medewerkers en cliënten er niets van zouden merken.” En dat is gelukt. Henk: “Ik heb geen enkele klacht of storing gehad. Op een gegeven moment vroeg ik me zelfs af: ‘waarom loopt het zo soepel? Hebben we misschien iets over het hoofd gezien?’. Maar dat was gelukkig niet het geval.” Marcel maakte namelijk een waterdicht plan: “In eerste instantie hebben we een schaduwomgeving gecreëerd om de nieuwe infrastructuur te testen. De volgende stap bestond uit het operationeel maken van het virtuele netwerk en het koppelen van de nieuwe omgeving aan de oude omgeving, zodat ze samen één netwerk vormden. Hierdoor hoefde we niet alles is één keer over te zetten, maar konden we – verspreid over meerdere avonden en nachten – de servers, databases en applicaties gefaseerd verhuizen naar de cloud. Met een minimale downtime, zodat de 2.500 medewerkers de volgende dag weer probleemloos aan de slag konden. Alsof er niets was gebeurd.”

Een soepele samenwerking dankzij Teams

Aan dit veelomvattende project werkten diverse slimme specialisten, waaronder het volledige ICT-team van ActiVite. Ondersteund door de experts van MostWare. In totaal zo’n 25 professionals die samenwerkten in verschillende kleine projectteams, die ieder verantwoordelijk waren voor een deel van de operatie. Met behulp van Microsoft Teams konden de taken en verantwoordelijkheden goed op elkaar afgestemd worden, beschikte iedereen op het juiste moment over de juiste informatie en werden planningen gehaald. Henk: “Die soepele samenwerking was de basis voor het succes. Dankzij de korte lijnen konden we snel schakelen en de juiste knopen doorhakken. We waren bij ActiVite niet gewend om te werken met Teams, maar dit is zo goed bevallen dat we het ook voor andere projecten willen gaan inzetten. Graag met Marcel erbij!”