Hoe gedraag je je in Microsoft Teams? Een lesje net­ti­quet­te.

Microsoft Teams wordt met de dag populairder, het is zelfs momenteel de meest populaire samenwerkingsapp onder bedrijven. Het combineert de functies van Skype (chatten en conferencing), SharePoint en OneDrive (bestandsdeling en samenwerking), OneNote (notities maken), Planner (dagelijks projectbeheer), Stream (videosharing), plus in-app tabs die andere hulpprogramma’s zoals bijvoorbeeld GSuite, MailChimp of Salesforce beschikbaar maken, mocht je dat nodig hebben. Weg met het zoeken naar de juiste tool met de juiste functionaliteit op het juiste moment. Gewoon, alles bij elkaar, heel overzichtelijk.

De dagelijkse etiquette van Microsoft Teams in kaart gebracht

Zoals met elke nieuwe tool, kost het even tijd om de beste manier van werken te ontdekken. Wij vonden deze handige gids van Matt Wade die de etiquette voor het gebruik van Microsoft Teams in kaart brengt. Met deze gids in de hand halen jij en je collega’s nog meer uit Teams. Wij hebben de belangrijkste punten eruit gepikt.

1. Maak alleen nieuwe Teams als dat nodig is

Voer eerst een zoekopdracht uit voor je een nieuw Team maakt. Misschien bestaat er al een Team dat aan je behoeften voldoet. Vind je niets? Overleg dan eerst met je collega’s zodat je zeker weet dat jullie het erover eens zijn dat een nieuw Team de juiste oplossing is. Vaak is een nieuw kanaal voldoende.

2. Maak alleen nieuwe kanalen als je ze echt nodig hebt

Het komt vaak voor dat er te veel kanalen zijn, wat leidt tot verwarring over wat waar te plaatsen. Vermijdt dat vanaf het begin door geen nieuw kanaal aan te maken tenzij dat echt nodig is. In de praktijk heb je meestal minder kanalen nodig dan je vooraf had bedacht.

3. De like-knop is er niet voor de lol

Gebruik de like-knop als equivalent voor ‘got it’, ‘sounds good’ en ‘okay’. Dit bespaart onnodige berichten.

4. Beperk je tot een mappenstructuur van drie niveaus

Dit is niet alleen overzichtelijker, er is ook een tekenlimiet voor de lengte van het pad. Je kunt trouwens ook je bestanden in SharePoint zien als je dat wilt. Klik op het tabblad ‘Bestanden’ en vervolgens op openen in SharePoint.

5. Nieuw toegevoegde deelnemers zien eerdere discussies in die chat

Als je iemand toevoegt aan een bestaande chat, ziet die nieuwe persoon alle eerdere gesprekken. Voordat je iemand toevoegt, moet je eerst even controleren of het goed is dat ze zien wat eerder werd besproken.

6. Gebruik bots

Waarom doe je al je werk zelf? Chatbots helpen je dingen gedaan te krijgen zonder er al te veel energie in te steken. Hoewel bots nog in de kinderschoenen staan, is er in de Teams App Store al veel om uit te kiezen, zoals bijvoorbeeld Adobe Sign en Polly.

7. Meetings & Calls

Als je tijdens het plannen van een vergadering een volledig team uitnodigt, gebruik dan de optie ‘Selecteer een kanaal om in te vergaderen’. Als je alleen bepaalde personen wilt uitnodigen, gebruik deze optie dan niet. Het selecteert het hele team, ongeacht wat.

Vandaag aan de slag?

Ook een vliegende start met onze online spoedcursus Microsoft Teams – inclusief 12 maanden toegang tot het uitgebreide MostWare-leerplatform? Kijk dan op onze speciale pagina over de spoedcursus.

Neem gerust contact met ons op via mij, het algemene nummer 071 579 10 10 of de chatfunctie op onze website als je getraind wil worden of meer wil weten.