De drie tips om succesvol over te stappen naar de Cloud

Steeds meer bedrijven oriënteren zich op de overstap naar een moderne werkplek. Medewerkers willen makkelijker informatie delen, eenvoudig samenwerken aan bestanden, en natuurlijk overal en altijd de juiste en meest actuele informatie present hebben om prettig en efficiënt te kunnen werken. Overstappen naar de Cloud ligt dan voorhanden. Wees gerust, dat hoeft niet in één keer. Sterker nog, meestal blijft er een hybride omgeving bestaan. Als je de volgende factoren in ogenschouw neemt, wordt jouw overstap naar de Cloud ongetwijfeld een succes.

1. Zorg voor Single Sign On

We weten allemaal hoe vreselijk vervelend het is als je wéér een wachtwoord moet onthouden. Zorg dus dat je mensen gebruik kunnen maken van één gebruikersnaam en één wachtwoord. Met Single Sign On koppel je verschillende systemen in één systeem. De gebruikers hoeven dan nog maar één keer in te loggen waarna ze automatisch toegang krijgen tot alle andere gekoppelde applicaties en resources. Dit is niet alleen makkelijker voor de gebruiker, je kunt als bedrijf dan ook qua veiligheid focussen op de ‘overgebleven’ inlogprocedure.

2. Kies voor een stap-voor-stap-aanpak die bij je past

Stel je Microsoft Office 365 voor als een box met applicaties. Die kan je allemaal aanzetten, maar daar geloven wij niet in. Belangrijk is eerst te kijken hoe een bedrijf werkt, hoe de medewerkers samenwerken, welke applicaties er gebruikt worden. Dan kun je kijken welke Office-applicaties het beste passen bij jouw organisatie. Die applicaties zet je dan eerst aan, en werk daar een tijdje mee voor je weer andere applicaties gaat inzetten. Maar zet vooral niet stap voor stap àlles aan, maar zet stap voor stap aan wat je nodig hebt. En laat eerst een klein groepje ‘ambassadeurs’ werken met de applicatie voor je het hele bedrijf overzet. Op die manier kunnen zij de andere medewerkers helpen.

3. Besteed aandacht aan adoptie van de Cloud

Zorg dat je je mensen ‘meeneemt’ in de overstap. Adoptie is van niet te onderschatten belang als je wilt dat je medewerkers ook werkelijk op de nieuwe manier gaan werken. Reserveer voldoende budget voor training en onderwijs en aandacht om de mensen op de juiste manier wegwijs te maken in de nieuwe omgeving. De zelfredzaamheid van de medewerkers heeft daarbij ook aandacht nodig. Mensen kunnen veel zelf, wat handig is maar ook stuk anarchie kan veroorzaken. Stel duidelijke spelregels op en kijk goed naar de rechtenstructuur, maar wees ook niet te strikt. Het feit dat mensen niet altijd weer naar helpdesk moeten, komt de adoptie ten goede. Zorg ook voor doorlopende instructie en training en periodieke tips en trips over nieuwe functionaliteiten zodat mensen ook het maximale halen uit werken in de Cloud. De ambassadeurs kunnen daarbij ook een mooie rol spelen.

Nieuwsgierig?

Benieuwd of (deels) overstappen naar de Cloud iets is voor jouw organisatie? We kijken graag met je mee! Je bent natuurlijk altijd welkom voor een kop koffie, want onze partnerschap begint bij een goed gesprek. Bel even naar 071-5791010, dan plannen we een afspraak!