18 juni 2018

4

Hoe modern is jouw werkplek?

Onze manier van werken is steeds meer aan het veranderen; we willen overal, altijd, efficiënter, veiliger en gemakkelijker werken. Tijdens ons moderne-werkplek-ontbijt afgelopen 12 juni, nam Martijn Bloem, Technisch Accountmanager bij MostWare, de bezoekers mee in de transformatie van een gewone werkplek naar een moderne werkplek. Wat is het en hoe kom je daar?

Waar komen we vandaan?

Bestanden op een fileserver in een netwerkmap of op de G:-schijf, de H:-schijf, de S:-schijf, databases op een databaseserver en applicaties op een applicatieserver, desktopcomputers om te werken op kantoor en e-mail als hét samenwerkingsplatform. Voor sommigen klinkt dit als verre historie, voor anderen is het nog de dagelijkse praktijk. De uitdagingen van een dergelijke manier van werken zijn talrijk. Mensen werken alleen of op kleine eilandjes, de verschillende versies van bestanden telen wierig, en de communicatie is inefficiënt en alle heen en weer gaande e-mails leiden enorm af. Inmiddels kan bijna iedereen die online werkt wel vanuit huis werken, maar of dat ook altijd op de meest efficiënte manier gaat is maar de vraag. En last but not least zie je een onoverzichtelijke en onsamenhangende verzameling van apps ontstaan, als een soort schaduw-IT. Medewerkers hebben de behoefte om zaken buiten hun eigen infrastructuur om met elkaar te delen. Als die mogelijkheden niet worden geboden vanuit het bedrijf, gaan ze die mogelijkheden wel zoeken in apps als WhatsApp en Dropbox.

Veranderingen die om een andere manier van samenwerken vragen

Die behoefte van medewerkers om zaken te delen, om samen aan bestanden te werken vanaf elke plek en elk device, ontstaat natuurlijk niet zomaar. Er zijn organisatorische veranderingen die daaraan ten grondslag liggen. Denk daarbij aan het steeds vaker werken in teamverband, aan afdelingsoverschrijdende projecten, maar ook aan de verandering in leiderschapsstijl. Zelfredzame en zelfsturende teams is iets dat we steeds vaker zien.

Stap voor stap naar de Cloud

We horen bij onze klanten dan ook vaak de wens om altijd en overal de beschikking hebben over de juiste en actuele informatie om het werk op een leuke en efficiënte manier te kunnen doen. Wat daar dan achteraan komt, is vaak: ‘Dan moet ik dus naar de Cloud; maar ik heb al infrastructuur.’ Dat is een – wijdverbreid – misverstand. Jonge startups starten vaak helemaal in de Cloud, die slaan de fase van on-premise over. Maar voor bedrijven die al langer bestaan is dat lastig. Je kunt gefaseerd overstappen. Meestal wordt de Exchange-server als eerste naar de Cloud gebracht met Exchange Online. Daar merkt de gebruiker weinig van, alleen komen er – vanuit de Cloud – extra functionaliteiten beschikbaar. Een volgende stap kan zijn dat je documenten waar je vaak aan samenwerkt naar de Cloud brengt met SharePoint Online. En natuurlijk met één gebruikersnaam en één wachtwoord voor alle functionaliteiten, of het nu on-premise is of in de Cloud. Zo kun je stap voor stap de voordelen van de Cloud inzetten in je organisatie.

Waar werk je naartoe?

Van mappen en bestanden op een netwerkschijf naar bestanden georganiseerd in (team)sites. Van maandelijkse nieuwsbrief in je mailbox naar een platform voor nieuws, voor en door medewerkers, waar iedereen op berichten kan reageren en liken als een soort zakelijk Facebook. Van de traditionele manier van vergaderen naar vergaderen en chatten met Skype. En, niet geheel onbelangrijk, van dure applicaties zoals projectmanagement- of samenwerkingssoftware naar standaardfunctionaliteiten in de Cloud, die allerlei applicaties overbodig maken of – als je ze nog niet had – een hele verrijking kunnen zijn. Zo kun je tegelijk samenwerken in een document, spreadsheet of presentatie. In Excel kun je zelfs per cel zien waar je collega op dat moment bezig is. Terwijl je werkt aan zo’n bestand, zie je wie er ook mee aan de slag is en – indien nodig – kun je direct chatten met die collega. Er is altijd slechts één versie van het document, met een overzichtelijke versiegeschiedenis die automatisch wordt bijgehouden. En je kunt zelfs buiten de organisatie documenten delen en erin samenwerken, zonder e-mail, maar vanuit de plek waar het staat. Dat resulteert in stukken minder e-mail.

Hybride is het toverwoord

Geen big bang maar stap voor stap, daarmee houd je de overstap behapbaar. Hybride is het toverwoord: Kies die oplossingen die je medewerkers verder helpen en beweeg je organisatie zo langzaam naar nieuwe functionaliteiten en oplossingen in de Cloud.

Nieuwsgierig?

Benieuwd of een modern werkplek iets is voor jouw organisatie? We kijken graag met je mee! Je bent natuurlijk altijd welkom voor een kop koffie, want onze partnerschap begint bij een goed gesprek. Bel even naar 071-5791010, dan plannen we een afspraak!

Martijn

Technisch Accountmanager

Kan ik je helpen?

Martijn

Technisch Accountmanager

Neem vrijblijvend contact op

Wij vertellen je graag meer.

Deel deze case

Leuk om te laten zien, maak je vrienden mee!

Wil jij veiliger, maar vooral ook slimmer werken?

Ontvang als eerste onze tweewekelijkse tips over de moderne werkplek, slimme data en veiligheid

E-mailadres


Ook leuk om te lezen!

Wij maken veel mee en kunnen het niet laten om het met jullie te delen. De blogs hieronder zijn dan ook met liefde en kennis geschreven. Kies er een uit en geniet ervan.

De auto als kantoor, toekomstmuziek of waarheid?

#Microsoft #office365

2

Eenvoudig werkplekbeheer met Windows Autopilot en Windows Intune

#windows #intune

3

Microsoft Teams, Outlook en Yammer, wanneer gebruik je wat met je team?

#groepen #office365

4

Mostware

Mostware

Deze website gebruikt cookies om je de beste ervaring te geven. Zie ons privacystatement voor meer informatie.