Modern werken? Neem eerst eens afscheid van je fileshare!

Modern werken, het klinkt superhip en als werkgever gun je je medewerkers natuurlijk het beste. Maar als jouw organisatie nog werkt met een ouderwetse fileserver, je mails verstuurt via een lokale Exchange-server en de hipste manier van communiceren Whatsapp is, dan zie je misschien een beer of wat op de weg. Snap ik helemaal. Maar ik kan je ook gelijk geruststellen. Als je in fases overstapt naar de moderne werkplek is het allemaal heel overzichtelijk. Voor jou, maar ook voor je medewerkers? Beoordeel goed hoe hard je van stapel gaat. Past het wel bij je organisatie om in één keer een grote veranderingen door te voeren of doe je het beter stap voor stap? Ons devies: begin bij de basis en bouw daarop voort.

Een instabiel huis

In een klap overstappen naar alles wat de moderne werkplek te bieden heeft is – meestal – niet verstandig. Je zet in wezen een huis neer waarvan je de bouwstenen nog niet op orde hebt. Niet alleen brengt dat het risico mee dat je eigenlijk niet goed weet waar je mee bezig bent, je loopt het risico dat je eigen medewerkers het niet meer kunnen bijbenen. Niet handig.

Begin met het fundament

Als je de overstap maakt naar modern werken, begin dan met stap 1. Stap over van je Exchange-server on-premise naar mail via Exchange Online, neem afscheid van je fileserver en breng je data over naar de cloud. Een perfecte plek om je data naar over te brengen is SharePoint Online, een onderdeel van Office 365. Dat geeft je namelijk een goede uitgangspositie om later met Microsoft Teams te gaan werken én om alles te gaan omarmen wat het moderne werken je te bieden heeft.

Lekker overzichtelijk

Van de overstap naar mail via Exchange Online merk je als gebruiker niet veel. Wat er wel anders is? Nu je fileserver er niet meer is werk je vanuit SharePoint. Hierin kun je nog veel meer dan alleen werken met bestanden, SharePoint is heel geschikt als intranet. Nu je data toch al in SharePoint staat, kun je ook nieuws gaan delen via SharePoint. Een stuk toegankelijker en overzichtelijker dan nieuws dat binnenkomt in een toch al overvolle mailbox.

En dan werken we vanuit de cloud. Nou en?

Het grote voordeel van deze eerste stap op weg naar modern werken, is dat jij en je medewerkers nu overal en altijd kunnen werken, vanaf elk apparaat. De enige vereiste is dat je een internetverbinding hebt. De werkdag thuis beginnen en na de file naar kantoor? Geen probleem. Onderweg naar een klant even stoppen om die belangrijke mail te beantwoorden? Check! Vanaf je vakantieadres toch nog even feedback geven op die belangrijke offerte? No sweat!

Medewerkers meer betrokken

Je hebt nu de eerste stap naar modern werken gezet. Je zult al snel merken dat je medewerkers meer betrokken raken. In plaats van een mailbox die volstroomt met nieuwsberichten zonder dat enige interactie mogelijk is, kunnen ze nu iets terugzeggen door te reageren op nieuwsberichten of ze te liken. Ook het samenwerken aan documenten wordt eenvoudiger. Ga maar eens na, geen tien waarheden van één document meer doordat het heen en weer gemaild wordt. Eén versie van de waarheid, die je medewerkers eenvoudig kunnen delen om tegelijkertijd in hetzelfde document samen te kunnen werken. De flexibiliteit van werken biedt ook weer nieuwe kansen. Je zult merken dat hoe meer stappen je maakt naar modern werken, hoe betrokkener je medewerkers worden.

Meer weten?

Benieuwd hoe jouw eerste stap richting modern werken eruit zou kunnen zien? Wij denken daarover graag met je mee. Wij hebben een model ontwikkeld om de volwassenheid richting het moderne werken te meten en je te voorzien van een passend advies. Vul het formulier naast deze blog in en we nemen contact met je op! Bellen mag natuurlijk ook!