Klaar voor de GDPR met Office 365

Op 25 mei 2018 gaat in heel Europa de nieuwe privacywet in. Deze ‘Algemene verordening gegevensbescherming’ (AVG) ofwel ‘General Data Protection Regulation’ (GDPR) vervangt de huidige Wet bescherming persoonsgegevens. In een eerdere blog hebben wij al aandacht besteed aan de belangrijkste zaken die je op orde moet hebben in het licht van de GDPR. En dat is heel wat. Maar als je met Microsoft werkt hoef je je over je ICT-omgeving in ieder geval een stuk minder zorgen te maken.

AVG ofwel GDPR: beveiligde toegang tot persoonsgegevens

Persoonsgegevens kun je vinden in e-mails, documenten, spreadsheets, notities, lokale databases en in (individuele) cloud-accounts. In het kader van de GDPR moet de toegang tot die gegevens beveiligd zijn. Microsoft heeft zijn cloud-producten zoals Office 365, Windows 10, Azure, Dynamics en EMS voorzien van beveiligings- en gegevensbeschermingsdiensten die wereldwijd voldoen aan de strengste normen en certificaten. Wat zijn die tools?

Compliance Manager

Compliance Manager is een handig hulpmiddel dat inzicht geeft in de compliance-instellingen in de Microsoft cloud-diensten. Tegelijk geeft Microsoft Compliance Manager inzicht in de mate waarin je bedrijf voldoet aan complexe nalevingsverplichtingen zoals de GDPR. Dit betekent natuurlijk niet dat je niets meer hoeft te doen als alle lichten op groen staan. Het is een hulpmiddel dat iets zegt over de technologie. Een even grote rol bij het veilig houden van (bedrijfs)kritische informatie is weggelegd voor processen, procedures en mensen. Compliance Manager is beschikbaar voor Azure, Dynamics en Office 365 Business en Enterprise.

Azure Information Protection Scanner

Om data goed te beveiligen is het opslaan van gegevens op een veilige locatie niet voldoende meer. De Azure Information Protection scanner maakt het mogelijk automatisch te achterhalen welke informatie privacygevoelig is en waar dit is opgeslagen. Eenmaal geïdentificeerd, kun je de informatie classificeren, labelen en beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang. En dat allemaal aangepast aan het bedrijfsbeleid. Door gebruik te maken van classificatielabels direct in Office is het heel gebruiksvriendelijk.

Versleuteling van e-mailberichten

Veel communicatie via e-mail is niet beveiligd. Office 365 komt met een mooie oplossing voor de versleuteling van e-mailberichten. Op basis van zelfgekozen criteria worden e-mails automatisch versleuteld, zonder dat daar aparte software of ingewikkelde instellingen voor nodig zijn. Zo kun je ervoor kiezen om berichten te versleutelen die naar bepaalde domeinen worden verzonden, een bijlage hebben of bepaalde woorden bevatten. Of je kiest ervoor alleen berichten te versleutelen als de verzender in de e-mail aangeeft dat het om een vertrouwelijk bericht gaat.

Advanced eDiscovery

Advanced eDiscovery in Office 365 combineert machine-learning-technologie met de mogelijkheden van tekstanalyse en predictive coding. Door (bijna-)duplicaatbestanden te vinden, e-mailthreads te reconstrueren en belangrijke gegevensrelaties te identificeren, wordt de hoeveelheid gegevens die je moet bewaren sterk gereduceerd.

Meer weten?

Wil je meer weten hoe je jouw Office 365-omgeving klaar maakt voor de nadere GDPR-wetgeving? We kijken graag met je mee! Je bent natuurlijk altijd welkom voor een kop koffie, want onze partnerschap begint bij een goed gesprek. Bel even naar 071-5791010, dan plannen we een afspraak!