Ontcijfer IT-offertes als een pro. De executive gids voor IT-managers

Als IT-verantwoordelijke weet je als geen ander dat het ontcijferen van IT-offertes een uitdagende taak kan zijn. Je wordt geconfronteerd met een stapel offertes die allemaal beweren de ‘beste’ te zijn en zie daar het pareltje maar uit te vissen. Hoe maak je de juiste keuze voor een IT-dienstverlener die echt past bij jouw bedrijf en jouw doelstellingen en die net als jij altijd op zoek is naar belangrijke trends en innovaties in het vak? Dit proces is niet alleen een kwestie van kosten vergelijken. Het is een strategische beslissing die een diepgaand inzicht en aandacht voor detail vereist. In deze blog deelt Martijn Bloem, IT Business Strateeg bij MostWare, een uitgebreide gids voor het ontcijferen van IT-offertes.

De echte kosten van IT-dienstverlening

Natuurlijk trekt het laagste prijskaartje altijd de aandacht, maar als ervaren IT-manager weet je dat de goedkoopste offertes vaak niet de meest kosteneffectieve oplossingen bieden. Ze kunnen verborgen kosten bevatten die pas later aan het licht komen, zoals kosten voor extra ondersteuning, upgrades of beveiligingsfuncties. Bovendien kunnen de kosten van een storing enorm zijn, zowel in termen van verloren productiviteit als mogelijk dataverlies. Het is dus belangrijk om verder te kijken dan het prijskaartje en de total cost of ownership (TCO) grondig te onderzoeken.

Flexibele contracten: jouw sleutel tot succesvol aanpassingsvermogen

De wereld verandert voortdurend en de nieuwe technologieën en trends vliegen je om de oren. Daarom is het essentieel dat jouw IT-dienstverlener flexibele contracten biedt. Je hebt een partner nodig die bereid is om mee te bewegen wanneer de omstandigheden dat vereisen, maar die tegelijkertijd niet met elke – virtuele – wind meewaait. Een ‘goedkoop’ contract dat een inflexibel dienstenniveau biedt, zal uiteindelijk vele malen duurder uitpakken als je bedrijfsbehoeften veranderen.

Transparantie is cruciaal voor jouw succes

Je bent niet snel onder de indruk van complex IT-jargon of technische termen, maar je houdt ook van duidelijkheid. Het is belangrijk dat jouw IT-dienstverlener transparant is en begrijpelijke informatie levert. Als je niet honderd procent zeker bent wat ergens mee bedoelt wordt, aarzel dan niet om om verduidelijking te vragen. Maak van tevoren een checklist van wat je belangrijk vindt en wat je graag terug wilt zien in een voorstel. Dit helpt je om te beoordelen of de IT-leverancier je goed begrepen heeft en goed heeft geluisterd naar jouw behoeften. Een betrouwbare provider vindt het belangrijk open en eerlijk te zijn over wat de dienstverlening wel en niet inhoudt. Natuurlijk moet ook een IT-dienstverlener geld verdienen, maar dit moet wel in verhouding staan tot de geleverde diensten. Een goede IT-dienstverlener begrijpt de eigen bedrijfskosten en hanteert eerlijke prijzen op basis van de kosten en inzet per klant. Het is niet gezond of fair als sommige klanten te veel betalen om de tekorten van andere klanten te compenseren.

Een partnerschap dat verder gaat dan een eenvoudige transactie

Jij bent een IT-verantwoordelijke die niet alleen technische ondersteuning nodig heeft, maar een strategische partner die jouw bedrijf begrijpt en helpt groeien. Je weet zelf prima hoe je je functie het best invult, maar zoekt vooral een partner die proactief adviseert over nieuwe technologieën en trends die van invloed kunnen zijn op jouw bedrijf. Een waardevolle IT-partner biedt oplossingen die specifiek zijn afgestemd op jouw unieke uitdagingen. Ze zijn er niet alleen voor het heden, maar ook voor de toekomst. Zo’n partnerschap helpt jouw bedrijf om te gedijen in een voortdurend veranderende technologische omgeving.

Langetermijnvisie in plaats van kortetermijnfocus

Technologie is geen eenmalige investering, maar een continu proces van evolutie en aanpassing. Je IT-dienstverlener moet dezelfde langetermijnvisie delen. Kijk naar hoe ze je kunnen ondersteunen naarmate je bedrijf groeit en verandert. Kunnen ze de schaalbaarheid bieden die je nodig hebt? Hebben ze aantoonbare ervaring met het begeleiden van bedrijven door groei- en veranderingsfasen?

Snelle responstijden en uitstekende ondersteuning

Wanneer je met een technisch probleem wordt geconfronteerd, telt elke minuut. De responstijden en ondersteuningsniveaus van je IT-dienstverlener kunnen een grote impact hebben op je bedrijf. Zorg ervoor dat je duidelijk begrijpt wat hun service level agreement (SLA) belooft, en of dit overeenkomt met jouw verwachtingen en behoeften.

Referenties die spreken

Last but not least, referenties zijn van onschatbare waarde bij het evalueren van potentiële IT-dienstverleners. Echte feedback van klanten kan je waardevolle inzichten geven in zowel de sterke punten als mogelijke valkuilen van een provider. Daarbij is het belangrijk dat je niet alleen toegang krijgt tot geschreven recensies, maar dat je ook de mogelijkheid krijgt om rechtstreeks contact op te nemen met organisaties die al ervaring hebben met de betreffende IT-dienstverlener. Pas dan kun je een eerlijk verhaal verwachten en kun je dieper ingaan op de ervaringen. Alle punten uit deze gids kun je met de referentie bespreken. Dit helpt je bij het maken van een weloverwogen beslissing en het selecteren van een partner die het beste past bij jouw bedrijf en doelstellingen. Om een nog vollediger beeld te krijgen, kun je ook binnen de organisatie van de IT-dienstverlener je licht opsteken. Probeer naast de salesmedewerkers ook in gesprek te komen met andere mensen in de organisatie. Spreek bijvoorbeeld met de service delivery manager of een van de directieleden. Zo kun je controleren of het verhaal consistent is en of het overeenkomt met de praktijk.

Op naar een weloverwogen beslissing

Met deze uitgebreide inzichten ben je beter uitgerust om IT-offertes te ontcijferen en een weloverwogen beslissing te nemen over de IT-dienstverlener die het beste bij jouw bedrijf past. IT-uitbesteding is een strategische beslissing die, mits goed uitgevoerd, aanzienlijke voordelen kan bieden. Succes met het zetten van deze cruciale stap!

Strategisch partner

Wij van MostWare zijn geen gewone IT-dienstverlener, maar een strategisch partner die met je meedenkt, je adviseert en je ondersteunt bij het ontwikkelen én uitvoeren van je IT-businessstrategie. Dat doen we op basis van onze Managed Services 2.0-aanpak, een aanpak die je naast een vlekkeloos IT-beheer ook op weg helpt naar technisch succes. Door op een visionaire manier om te gaan met IT en nieuwe technologieën, creëer je efficiënte processen en innovatieve businessmodellen. Zodat je elke dag weer dingen slimmer en beter doet dan gisteren.

Meer weten?

Wij zijn er voor organisaties die het lef hebben om verder te kijken en meer te doen met IT. Is jouw organisatie zo’n virtuele lefgozer? Dan gaan we graag met je in gesprek over hoe we kunnen samenwerken aan jouw succes. Neem vrijblijvend contact op!