Ontcijfer IT-offertes als een pro. De executive gids voor financiële experts

De complexe wereld van IT-dienstverlening kan overweldigend zijn, vooral wanneer je als financieel verantwoordelijke wordt geconfronteerd met een stapel offertes die allemaal beweren de ‘beste’ te zijn. Maar hoe bepaal je welke IT-dienstverlener echt past bij jouw bedrijf en de financiële doelstellingen? Dit proces is niet alleen een kwestie van kosten vergelijken. Het is een strategische beslissing die een diepgaand inzicht en aandacht voor detail vereist. In deze blog deelt Martijn Bloem, IT Business Strateeg bij MostWare, een uitgebreide gids speciaal ontwikkeld voor financieel verantwoordelijken zoals jij, om IT-offertes te ontcijferen.

De echte kosten van IT-dienstverlening

Het laagste prijskaartje trekt altijd de aandacht, maar in de wereld van IT-dienstverlening zijn de goedkoopste offertes vaak verre van de meest kosteneffectieve voor een financieel verantwoordelijke. Deze offertes kunnen verborgen kosten bevatten die pas later naar voren komen, zoals kosten voor extra ondersteuning, upgrades of beveiligingsfuncties. Bovendien kunnen de kosten van een storing – zowel in termen van verloren productiviteit als mogelijk dataverlies – enorm zijn. Wanneer je verantwoordelijk bent voor de budgetten binnen je organisatie weet je dat het belangrijk is om altijd verder te kijken dan het prijskaartje en de total cost of ownership (TCO) grondig te onderzoeken.

Flexibele contracten: de sleutel tot aanpassingsvermogen

De wereld is razendsnel veranderd sinds COVID-19, en bedrijven moeten zich aanpassen aan een nieuw normaal. Wendbaarheid is hierbij essentieel, en dat geldt ook voor je IT-contracten. Zorg ervoor dat je IT-dienstverlener bereid is om je contract aan te passen en te veranderen als de omstandigheden daarom vragen. Een ‘goedkoop’ contract dat een inflexibel dienstenniveau biedt, zal uiteindelijk vele malen duurder uitpakken als je bedrijfsbehoeften veranderen.

Vraag om transparantie

Als je expertise in de financiële hoek zit, kan IT-jargon behoorlijk overweldigend zijn, en sommige providers kunnen deze complexiteit gebruiken om essentiële informatie te verbergen. Verlang duidelijkheid van je IT-dienstverlener. Als je niet begrijpt wat een term betekent of wat een dienst inhoudt, vraag dan om uitleg. Als financieel verantwoordelijke is het jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat je een volledig beeld hebt van wat een IT-offerte inhoudt en of deze aansluit bij de financiële doelstellingen van jouw bedrijf. Maak van tevoren een checklist van wat je belangrijk vindt en wat je graag terug wilt zien in een voorstel. Dit helpt je om te beoordelen of de IT-leverancier je goed begrepen heeft en goed heeft geluisterd naar jouw behoeften. Een betrouwbare provider vindt het belangrijk open en eerlijk te zijn over wat de dienstverlening wel en niet inhoudt. Natuurlijk moet ook een IT-dienstverlener geld verdienen, maar dit moet wel in verhouding staan tot de geleverde diensten. Een goede IT-dienstverlener begrijpt de eigen bedrijfskosten en hanteert eerlijke prijzen op basis van de kosten en inzet per klant. Het is niet gezond of fair als sommige klanten te veel betalen om de tekorten van andere klanten te compenseren.

Partnerschap gaat verder dan een eenvoudige transactie

In het ideale scenario gaat een relatie met een IT-dienstverlener verder dan een eenvoudige transactie. Een waardevolle IT-partner biedt niet alleen technische ondersteuning, maar fungeert als een strategische partner, die zich volledig inzet om jouw bedrijf en jouw financiële doelstellingen te begrijpen. Dan heb ik het niet alleen over het huidige moment, maar ook over de toekomst. Een partner is zich bewust van jouw unieke uitdagingen en biedt oplossingen die specifiek zijn afgestemd op jouw behoeften. Ook adviseert een partner proactief over opkomende technologieën en trends die van invloed kunnen zijn op jouw bedrijf. Zo kunnen jullie samen een langetermijnvisie creëren die jouw bedrijf helpt te groeien en zich aan te passen aan de voortdurend veranderende technologische omgeving.

Langetermijnvisie in plaats van kortetermijnfocus

Technologie is geen eenmalige investering, maar een continu proces van evolutie en aanpassing. Je IT-dienstverlener moet dezelfde langetermijnvisie delen. Kijk naar hoe ze je kunnen ondersteunen naarmate je bedrijf groeit en verandert. Kunnen ze de schaalbaarheid bieden die je nodig hebt? Hebben ze aantoonbare ervaring met het begeleiden van bedrijven door groei- en veranderingsfasen?

Responstijden en ondersteuning

Wanneer je met een technisch probleem wordt geconfronteerd, telt elke minuut. De responstijden en ondersteuningsniveaus van je IT-dienstverlener kunnen een grote impact hebben op je bedrijf. Zorg ervoor dat je duidelijk begrijpt wat hun service level agreement (SLA) belooft, en of dit overeenkomt met jouw verwachtingen en behoeften.

Referenties zijn cruciaal

Tenslotte zijn referenties van onschatbare waarde bij het beoordelen van potentiële IT-dienstverleners. Echte feedback van klanten – en dan bij voorkeur van collega-experts in het financiële veld – kan je waardevolle inzichten geven in zowel de sterke punten als mogelijke valkuilen van een provider. Daarbij is het belangrijk dat je niet alleen toegang krijgt tot geschreven recensies, maar dat je ook de mogelijkheid krijgt om rechtstreeks contact op te nemen met organisaties die al ervaring hebben met de betreffende IT-dienstverlener. Pas dan kun je een eerlijk verhaal verwachten en kun je dieper ingaan op de ervaringen. Alle punten uit deze gids kun je met de referentie bespreken. Dit helpt je bij het maken van een weloverwogen beslissing en het selecteren van een partner die het beste past bij jouw bedrijf en doelstellingen. Om een nog vollediger beeld te krijgen, kun je ook binnen de organisatie van de IT-dienstverlener je licht opsteken. Probeer naast de salesmedewerkers ook in gesprek te komen met andere mensen in de organisatie. Spreek bijvoorbeeld met de service delivery manager of een van de directieleden. Zo kun je controleren of het verhaal consistent is en of het overeenkomt met de praktijk.

Op naar een weloverwogen beslissing

Met deze uitgebreide inzichten ben je beter uitgerust om IT-offertes te ontcijferen en als financieel verantwoordelijke een weloverwogen beslissing te nemen over de IT-dienstverlener die het beste bij jouw bedrijf past. IT-uitbesteding is een strategische beslissing die, mits goed uitgevoerd, aanzienlijke voordelen kan bieden. Succes met het zetten van deze cruciale stap!

Strategisch partner

Wij van MostWare begrijpen de uitdagingen waar financieel verantwoordelijken mee te maken hebben. We zijn geen gewone IT-dienstverlener, maar een strategisch partner die met je meedenkt, je adviseert en je ondersteunt bij het ontwikkelen en uitvoeren van je IT-businessstrategie. We hanteren onze Managed Services 2.0-aanpak, die niet alleen zorgt voor vlekkeloos IT-beheer, maar je ook op weg helpt naar technisch succes. We streven ernaar om op een visionaire manier met IT en nieuwe technologieën om te gaan, zodat we efficiënte processen en innovatieve businessmodellen kunnen creëren. Samen zorgen we ervoor dat jouw bedrijf elke dag slimmer en beter presteert dan gisteren.

Meer weten?

Wij zijn er voor organisaties die het lef hebben om verder te kijken en meer te doen met IT. Is jouw organisatie zo’n virtuele lefgozer? Dan gaan we graag met je in gesprek over hoe we kunnen samenwerken aan jouw succes. Neem vrijblijvend contact op!