Modern werken in de makelaardij: slim, veilig en AVG-proof

De intrede van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in mei 2018 heeft voor veel ondernemers een behoorlijke impact gehad. Zo ook voor makelaars. Als makelaar heb je immers per definitie te maken met persoonsgegevens en andere privacygevoelige informatie. Al deze gegevens, offline en online, moeten voldoende beveiligd zijn. Dit kan voor flink wat hoofdbrekens zorgen. Met de moderne werkplek van Microsoft hoef je je over je ICT-omgeving in iedere geval geen zorgen te maken. 

Makelaars en de AVG

In de AVG staat onder andere, dat er passende technische of organisatorische maatregelen getroffen moeten worden om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen. Deze verantwoordelijkheid is enorm breed, van ontvangen visitekaartjes tot e-mailcorrespondentie en van digitale klantendossiers tot de salarisadministratie. De meeste makelaars zijn zich hier goed van bewust. Toch roept de AVG ook nog veel vragen op: ‘Wat is passend? En waaruit moeten deze maatregelen bestaan?’ Terechte vragen die niet een-twee-drie te beantwoorden zijn. Wat passend is, hangt volgens de wet namelijk af van de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard en omvang van de verwerking. Daar komt nog bij dat veel makelaars gebruik maken van verschillende digitale oplossingen en apparaten om hun werk te kunnen doen. Denk aan een desktop op kantoor, een laptop en/of tablet voor onderweg en natuurlijk een smartphone. Daarnaast worden meerdere applicaties en softwarepakketten gebruikt om bestanden te delen, het klantenbestand up-to-date te houden en de administratie bij te houden. Deze versnippering maakt het naleven van de AVG-wetgeving er niet makkelijker op. De oplossing hiervoor is een multifunctioneel device in de vorm van de Microsoft Surface Pro in combinatie met de moderne werkplek van Microsoft Teams. Hiermee kun je namelijk altijd en overal veilig werken en samenwerken.

Hoe de moderne werkplek je helpt AVG-proof te zijn

Een van de belangrijkste bedreigingen voor de beveiliging van gevoelige informatie en persoonsgegevens is complexiteit. Hoe complexer je digitale werkomgeving is, hoe moeilijker het wordt om alles te beheren en te beveiligen. Daarom is de moderne werkplek van Microsoft zo ingericht dat het je werk eenvoudiger maakt. Waarbij eenvoud niet synoniem staat voor minder goed. Integendeel, deze oplossing is tegelijk simpel, krachtig en intelligent. Zo wordt samenwerken, dankzij Microsoft Teams, een stuk efficiënter. Agenda’s en bestanden delen, chatten en samen met collega’s werken aan projecten; het kan allemaal zonder dat je je druk hoeft te maken over de beveiliging. De cloud van Microsoft is namelijk voorzien van een groot pakket aan beveiligingsmaatregelen, die wereldwijd voldoen aan de strengste eisen. Bovendien heb jij, dankzij uitgebreide autorisatiemogelijkheden, alle controle over wat er met je gegevens gebeurt en wie er toegang toe heeft.

Wat je verder nog kunt doen

Microsoft neemt de beveiliging van de moderne werkplek en alle bijbehorende toepassingen dus uiterst serieus, maar daarnaast zijn er ook nog een aantal zaken die je zelf kunt regelen. Wij geven je drie eenvoudige, maar doeltreffende tips.

1.      Goed wachtwoordbeheer

Je kunt je voordeur nog zo goed beveiligen, maar als je je achterdeur open laat staan dan schiet het niet op. Zorg er dus voor dat je sterke wachtwoorden gebruikt en deze niet deelt met anderen. Klinkt logisch, maar in de praktijk is dit vaak best lastig. Gelukkig is het dankzij de moderne werkplek niet langer nodig om collega’s toegang te geven tot jouw desktop, omdat alle bestanden veilig in de cloud staan. Daarnaast kun je gebruik maken van een digitale wachtwoordkluis. Hiermee sla je al je wachtwoorden op in een beveiligde omgeving. Bovendien kun je met de meeste wachtwoordapplicaties ook ijzersterke wachtwoorden genereren, die je niet zelf hoeft te onthouden. Je onthoudt simpelweg het hoofdwachtwoord waarmee je toegang krijgt tot de kluis.

2.      Multifactor authenticatie

Bovenop je gebruikersnaam en wachtwoord kun je een extra beveiliging aanbrengen in de vorm van multifactor authenticatie (MFA). Hiermee voeg je een tweede stap toe aan het inlogproces. Bijvoorbeeld in de vorm van een sms-verificatiecode, een inlogbevestiging of je vingerafdruk. Je logt in op je moderne werkplek en krijgt vervolgens een melding op je telefoon dat je de inlogpoging moet goedkeuren. Op die manier heeft niemand anders toegang tot jouw account, ook niet als je wachtwoord is gestolen.

3.      Beveiligd netwerk

Openbare wifi-netwerken zijn ontzettend handig om onderweg snel even je e-mail te checken of een taxatierapport bij te werken, maar ze zijn ook onveilig. Zorg er daarom altijd voor dat je verbinding maakt via een veilig netwerk. Bijvoorbeeld met behulp van een Virtual Private Network (VPN) verbinding. Dit is een versleutelde verbinding waarmee je inlogt op het bedrijfsnetwerk. Is dit niet mogelijk? Gebruik dan je 4G-netwerk of wacht tot je weer op kantoor of thuis bent.

Meer weten?

Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel of wil je meer weten over hoe de moderne werkplek kan bijdragen aan veilig werken in de makelaardij? Sander Houwing van onze partner N! wise vertelt je er graag alles over. Geheel vrijblijvend natuurlijk, want iedere samenwerking begint bij een goed gesprek. Sander is te bereiken via 06-27182024 of shouwing@nwise.nl.