14 april 2020

5

Mijn organisatie heeft Office 365. En nu?

Het aanzetten van de cloud en al z’n prachtige toeters en bellen is niet zo’n punt. Een kind kan de was doen. Maar het gaat erom dat de gebruiker de verandering omarmt en na een paar weken denkt: hoe heb ik dit ooit anders gedaan? Collega Thomas – ja, die ene die verliefd is op Microsoft Teams – vertelt hoe je medewerkers zodanig meeneemt in het veranderproces dat ze nooit meer anders willen.

Wat doe je wanneer en hoe?

Mark Both schreef al over onze ADKAR-strategie, een strategie die z’n oorsprong vindt in de veranderkunde en waarmee we het adoptieproces in vijf heldere stappen verdelen. De theorie achter dat proces is natuurlijk prachtig, maar belangrijker is hoe die theorie zich vertaalt in een praktische projectaanpak. Welke acties voer je uit op welk moment en hoe zorg je concreet dat je elk individu meeneemt in de verandering? Daarvoor zoom ik even in op de verschillende stappen uit het proces.

1 Awareness

De awareness-fase is een relatief makkelijke als het gaat om modern werken vandaag de dag. Overal, altijd, vanaf elk apparaat kunnen (samen-)werken en dat nog veilig doen ook? Dat is niet aan dovemansoren gericht. Middels workshops en awarenesscampagnes laten we medewerkers zien hoe makkelijk het is om met Office 365 plaatsonafhankelijk aan documenten te werken, hoeveel minder tijd ze aan e-mail kwijt kunnen zijn en hoe eenvoudig het is om met collega’s aan projecten samen te werken. Ook de huidige manier van werken en wat daarin niet goed gaat, krijgt aandacht. Daarmee kweken we een goede voedingsbodem voor het verlangen in de volgende stap.

2 Desire

In de volgende fase zetten we de campagnes en demonstraties voort en laten we eindgebruikers middels inspirerende video’s en workshops een soort ‘proefritten’ maken. In deze fase is het belangrijk in te gaan op de vraag ‘what’s in it for me?’ Wat je wil is dat medewerkers echt open gaan staan voor de verandering, dat je hun verlangen naar de nieuwe manier van werken stimuleert.

3 Knowledge

Als het gaat om kennisoverdracht, geloven we niet in handleidingen. Wij zijn groot voorstander van jumpstarttrainingen. Zo’n training combineert een beetje theorie met heel veel praktijk, gegeven door een professionele trainer die de mensen daadwerkelijk in de ogen kan kijken – live of virtueel – en kan zien hoe de informatie binnenkomt. Want die cloud, die kan best eng zijn voor mensen. Documenten die al sinds jaar en dag op een en dezelfde plek staan, die heel belangrijk voor iemand zijn, verdwijnen ineens in ‘het luchtledige’. Medewerkers moeten echt vertrouwen hebben in de cloud en in het proces, anders gaan ze allerlei extra maatregelen nemen om hun documenten veilig te stellen en dat helpt niet om de overstap soepel te laten verlopen.

In deze fase is het ook essentieel om keyusers – ook wel floorwalkers genaamd – te introduceren. Keyusers zijn collega’s op de werkvloer die een soort eerste hulp bij cloudongemakken kunnen bieden. Het zijn dié medewerkers die zich het meest verbonden voelen met het nieuwe product of de nieuwe werkwijze, die vaak extra geïnteresseerd zijn in technologie en graag collega’s helpen. Hoe fijn is het als je op maandagochtend aan de slag gaat en je kunt even je collega aanspreken: joh, we hebben het er tijdens de training over gehad, maar hoe zit het ook alweer?

4 Ability

Op een goede dag is de verandering is een feit. Nu moeten de gebruikers echt aan de slag. Gelukkig zijn er altijd vangnetten. De keyusers vormen een vangnet, de MostWare-servicedesk is een vangnet maar ook het MostWare-leerplatform is een vangnet. Het leerplatform heeft al tijdens de jumpstarttraining een plekje in het grote geheel gekregen. Zo weet iedereen wat je ermee kan, wat je eraan hebt, en hoe je even snel terug kunt kijken hoe iets ook alweer moet. Natuurlijk zijn er op internet legio video’s te vinden over hoe je werkt met Office 365, maar die zijn altijd te lang, te technisch, te ingewikkeld en vooral… te Amerikaans. Ons platform bevat korte video’s van een minuutje, in je eigen taal, die lekker toegankelijk zijn. Met een goede zoekfunctie, zodat je precies die learning snack vindt die je nodig hebt om verder te kunnen met je werk, maar dan op de nieuwe manier.

5 Reinforcement

Tijdens deze fase begint de verandering alweer normaal te worden. Nu komt het moment dat collega’s tegen elkaar gaan zeggen: Hoe deden we dit vroeger in hemelsnaam? Waarom hebben we dit niet eerder gedaan? Maar vergeet niet te meten! Want je wil zeker weten dat echt iedereen zich goed voelt bij de nieuwe manier van werken. Door te meten, kun je het gebruik van Office 365 goed volgen. Als je ziet dat er op bepaalde plekken in de organisatie toch nog heel veel bijlagen worden gemaild, weet je dat daar iets in het adoptietraject niet helemaal goed is gegaan. Je kunt dan heel doelgericht en efficiënt nog een korte training geven of wat begeleiding bieden, zodat je zeker weet dat iedereen aan boord is.

Meer weten?

Office 365 aanzetten is dus niet zo’n punt. Maar als organisatie wil je dat je mensen de verandering omarmen en zich afvragen hoe ze ooit zonder Office 365 hebben gefunctioneerd. Dat is een reis. Soms is het een weekendje weg, soms een wat langere trip, maar hoe die reis er ook uit ziet, het hoeft geen duur maatwerkproject te zijn. Wil je meer weten over de verschillende Modern Werken-pakketten die wij bieden? Check het hier. Wil je eerst weten waar jouw organisatie staat en welke stappen er nodig zijn? Gebruik dan onze calculator en berekenen meteen wat het je kost. Wij helpen je je doel te bereiken.

Thomas

Business Consultant

Kan ik je helpen?

Thomas

Business Consultant

Neem vrijblijvend contact op

Wij vertellen je graag meer.

Deel deze case

Leuk om te laten zien, maak je vrienden mee!

Wil jij veiliger, maar vooral ook slimmer werken?

Ontvang als eerste onze tweewekelijkse tips over de moderne werkplek, slimme data en veiligheid

E-mailadres


Ook leuk om te lezen!

Wij maken veel mee en kunnen het niet laten om het met jullie te delen. De blogs hieronder zijn dan ook met liefde en kennis geschreven. Kies er een uit en geniet ervan.

Zo zorg je ervoor dat je reis naar de cloud geen duur maatwerkproject wordt

#modernwerken #maatwerk

2

Een vliegende start met Microsoft Teams

#teams #hub

3

Thuiswerken is eenvoudig. Zo ben jij net zo productief als op kantoor!

#corona #thuiswerken

3

Mostware

Mostware

Deze website gebruikt cookies om je de beste ervaring te geven. Zie ons privacystatement voor meer informatie.