Met deze 5 manieren houd je medewerkers betrokken en productief

In deze blog zoomen we in op vijf manieren – inclusief actiepunten – om je medewerkers te voorzien van de juiste technologie, zodat ze efficiënter, beter en leuker kunnen werken waar, wanneer en hoe ze willen.

Betrokken, tevreden en productieve medewerkers, dat willen we allemaal

Je medewerkers zijn je grootste goed en moet je koesteren. Maak je de juiste keuzes om zo die waarde ten volle te benutten – of zelfs vast te houden? Slechts 13% van werknemers is heel betrokken en heel tevreden over hun werkplek. Van die 13% heeft 88% een grote mate van controle over waar en wanneer ze werken. Een belangrijke manier om je medewerkers te helpen betrokken, tevreden en productief te blijven – en dus het best mogelijke resultaat te leveren – is door middel van de juiste technologie. Iedereen is gewend aan consumententechnologie die werkt zonder hapering. Heb je een probleem, download je gewoon een andere app. Maar als het gaat om werk is het in het kader van efficiëntie en veiligheid wel handig als iedereen met dezelfde toolset werkt. Of je nu vanaf kantoor werkt, vanuit huis of vanuit het café, je wilt dat je bestanden altijd toegankelijk, gesynchroniseerd én veilig zijn en dat alle applicaties op alle devices goed werken. Technologische ongemakken frustreren je medewerkers niet alleen; ze belemmeren hun vermogen om samen te werken, meningen en ideeën te delen en kwalitatief hoogstaand werk uit te voeren.

1. Kies hulpmiddelen die werknemers bij elkaar brengen – ongeacht waar ze werken.

De meeste werknemers begrijpen het belang van samenwerken: volgens onderzoek is 56% van mening dat een betere samenwerking ten goede komt aan hun klanten. Medewerkers zijn zich ook scherp bewust van de tools die zij gebruiken om samen te werken: 85% van de werknemers zegt dat het hebben van de juiste technologie hun vermogen om effectief samen te werken kan vergroten of verkleinen.

Actie: Beoordeel je huidige technologie.

Hoe goed helpen de technologische hulpmiddelen en apparaten van jouw bedrijf je medewerkers bij het maken, verbinden en samenwerken met collega’s en externen? Kunnen ze delen en samenwerken op elk apparaat, zonder problemen met versiebeheer? Zijn online vergaderingen snel en eenvoudig in te stellen? Krijg inzicht in de samenwerkingsbehoeften. Vraag je medewerkers hoe ze samenwerken en welke hulpmiddelen – nieuw of al in gebruik – ze graag gebruiken. Het is goed te ontdekken welke functies zij nog missen.

2. Neem het evenwicht tussen werk en privé serieus

Een evenwichtig leven leiden is enorm belangrijk voor de werknemers vandaag de dag. Een belangrijke factor bij het oplossen van problemen met werk- en privébalans is om je medewerkers controle te geven over hun planningen en taken, zodat ze onderweg en op afstand kunnen werken, met de apparaten die zij het prettigst vinden.

Actie: Stel duidelijk en consistent beleid op en pas het eerlijk toe.

Het is aan jou om beleidsregels in te stellen voor flextijd, werk van afstand en andere planningsopties. Het belangrijkste voor werknemers is dat zij de regels kennen en zien dat ze eerlijk worden toegepast. Geef een toolset voor werk of afstand. Bepaal welke technologie je nodig hebt om werken op afstand net zo effectief te maken als op kantoor werken. Denk aan gemakkelijk toegankelijke document- en gegevensopslag; samenwerkingshulpmiddelen, zoals gedeelde agenda’s en teamsites; en een verscheidenheid aan communicatiehulpmiddelen, waaronder e-mail, intranet, videoconferenties en instant messaging.

3. Kies oplossingen die eenvoud en bruikbaarheid bevorderen.

Bij het selecteren van hulpmiddelen voor (samen)werken op afstand, sta je voor een keuze. Vertrouw je op een verzameling losse toepassingen of ga je voor een geïntegreerde reeks oplossingen van één leverancier? Als je je medewerkers in staat wilt stellen hun allerbeste werk te doen biedt een geïntegreerde oplossing bijna altijd een betere langetermijnwaarde.

Actie: Gebruik een methodische aanpak bij het kiezen van je gereedschappen.

Zodra je de feedback van je medewerkers over de huidige bedrijfstechnologie hebt, maak je een lijst van functies – in plaats van specifieke applicaties – die je nodig hebt. Zoek naar geïntegreerde, cloud-based oplossingen waar mogelijk. Onderzoek oplossingen die deze functies bieden, en tegelijk de mogelijkheid bieden data en resources te delen. Zo genieten je medewerkers van een naadloze ervaring zonder steeds in en uit te loggen of informatie op te moeten zoeken in niet-verbonden systemen.

4. Focus op kwaliteit van werk – waar medewerkers ook werken.

Moderne, cloud-based productiviteitstools hebben geleid tot een radicale verandering in het denken over waar en wanneer mensen werken. Niet verrassend, want maar liefst 88% van de werknemers werkt tijdens een normale week op twee of meer locaties – en 21% zelfs op drie of meer locaties. Daarom is het belangrijk steeds weer te beoordelen hoe je bedrijfstechnologie presteert wanneer deze letterlijk in beweging is. Kunnen je medewerkers overschakelen van laptop naar tablet naar smartphone terwijl ze aan hetzelfde document werken en hebben ze er vertrouwen in dat ze nog steeds de nieuwste versie van hun werk zien? Kunnen ze offline werken en weten ze dat hun e-mails, agenda en documenten goed zullen worden gesynchroniseerd wanneer ze opnieuw verbinding maken?

Actie: Prioriteit geven aan mobiliteit.

Beoordeel elke zakelijke applicatie: komt de mobiele ervaring overeen met de desktopmogelijkheden? Heeft die ervaring betrekking op elk mobiel apparaat dat belangrijk is voor jou en je medewerkers? Niet? Zoek dan naar mobiele apparaten die de mogelijkheden van die bedrijfstoepassingen maximaliseren. Offline is net zo belangrijk als online. Een app moet offline net zo functioneel zijn als online: kunnen medewerkers nog steeds e-mails, contacten en agenda’s bekijken? Kunnen ze documenten openen en bewerken? Wanneer een apparaat weer online gaat, wordt alles dan gesynchroniseerd en naadloos bijgewerkt?

5. Bouw vertrouwen met always-on security.

Datalekken en andere beveiligingsincidenten kunnen van invloed zijn op de betrokkenheid en prestaties van medewerkers, ten koste gaan van hun productiviteit en hun vertrouwen ondermijnen. Dat geldt vooral voor verloren en gestolen mobiele apparaten – een veel voorkomend probleem dat een kortstondig ongemak of een grote tegenvaller kan zijn, afhankelijk van de locatie van je mobiele apparaat en opties voor wissen op afstand.

Actie: Voer een audit uit.

Audit je bedrijfsbeveiliging en stel jezelf de volgende vragen: waar worden je bedrijfsgegevens opgeslagen en hoe wordt er een back-up van gemaakt? Hoe delen medewerkers momenteel toegang tot bestanden en gegevens? Hoe kan je bedrijf de toegang tot gevoelige gegevens beheren? En hoe maak je een back-up en beveilig je de gegevens op de mobiele apparaten van medewerkers? Kijk afzonderlijk naar apparaatbeheer. Bekijk hoeveel werknemers apparaten hebben met bedrijfsgegevens; hoe worden die apparaten beschermd tegen nieuwe beveiligingsbedreigingen; zijn er speciale overwegingen (zoals compliance-kwesties) waar je bedrijf rekening mee moet houden. Nieuwe apparaten nodig? Zoek naar apparaten die zijn ontworpen met de beste beveiliging in gedachte, en die goed zullen werken met de productiviteitstools die je hebt geselecteerd.

Het maken van de juiste technologische keuzes helpt je medewerkers betrokken, tevreden en productief te zijn

Of het nu gaat om een zorginstelling of een bouwbedrijf, het runnen van een succesvolle onderneming is hard werken. Daarom is het zo belangrijk om manieren te vinden om je bedrijfsvoering te vereenvoudigen en je medewerkers te ondersteunen met technologie. Dit lost een verscheidenheid aan uitdagingen op die samenhangen met effectieve samenwerking, ondersteuning van mobiele medewerkers en bescherming van je bedrijfsgegevens. Bovendien heeft het een directe invloed hebben op hoe betrokken en tevreden je medewerkers zijn. En dat willen we toch allemaal?

Benieuwd?

Benieuwd hoe je jouw medewerkers – en dus jouw organisatie – een stap verder kunt helpen met technologie? We helpen je graag even op weg met één of alle punten, maar we voeren ze ook graag voor je uit! Je bent natuurlijk altijd welkom voor een kop koffie, want onze partnerschap begint bij een goed gesprek. Bel even naar 071-5791010 of chat met ons via de website, dan plannen we een afspraak!