Hoe maak je de dagelijkse werkprocessen van een grote Amsterdamse welzijnsorganisatie beter en slimmer? Combiwel had daar zelf wel een idee over, maar liet zich voor de uitvoer graag inspireren door MostWare. Met een waterdicht projectplan en een succesvolle adoptiestrategie maakten ze zo de overstap naar de cloud en werden alle spiksplinternieuwe werkplekken op afstand ingericht.
Een duidelijke visie vraagt om een duidelijke aanpak
Toen de kersverse Directeur Bedrijfsvoering Fons Blankendaal in 2018 aan de slag ging bij Combiwel had hij een duidelijke visie op de automatisering en informatievoorziening van de Amsterdamse welzijnsorganisatie. Een visie die vorm kreeg in het plan Informatievoorziening 2020. Afscheid nemen van de oude Citrix-servers en overstappen op de cloud van Microsoft 365 was daarbij één van de belangrijkste uitgangspunten. Daarnaast waren ook de computers en laptops van de medewerkers aan vervanging toe. Een hele operatie dus. “Bij Combiwel werken zo’n 600 medewerkers verdeeld over heel Amsterdam. Zij zijn actief op het gebied van kinderopvang, opvoedingsondersteuning, sport, buurtontwikkeling en sociaal maatschappelijk werk,” vertelt Bestuursondersteuner Monique Rijpkema. “Je kunt je dus voorstellen dat we dit niet in een keer voor elkaar konden krijgen. Daarom besloten we om te starten met de afdeling Shared Services. Deze afdeling bestaat uit verschillende ondersteunende diensten, denk aan HRM, communicatie, control, facilitair, administratie, ICT en managementondersteuning.”
Van inspiratie naar project
Voor Combiwel was direct duidelijk dat MostWare de aangewezen partner was om hen hierin te ondersteunen. Monique: “Via een oud-collega waren we in contact gekomen met MostWare. Toen we niet lang daarna uitgenodigd werden voor een ontbijtsessie over Modern Werken is het balletje gaan rollen. Vol goede ideeën over onder andere Microsoft SharePoint en Teams liepen we daar de deur uit.” En dus bleef het niet bij deze ene sessie. Thomas vertelt: “Met diverse inspiratiesessies, demonstraties en workshops hebben we Monique en haar collega’s meegenomen in de mogelijkheden van Modern Werken en lieten we zien wat een overstap naar Office 365, SharePoint Online en OneDrive voor hen zou betekenen. Al snel bleek dat ook Zero Touch interessant was in deze context. Met name voor de ICT-afdeling die tegelijkertijd voor de uitdaging stond om alle clients (computers, laptops, tablets, smartphones) binnen de organisatie te vervangen.” Zo heeft Combiwel zich laten inspireren om samen met MostWare het hele project in de steigers te zetten. Monique: “Het is prettig dat we van a tot z zelf in the lead zijn, maar wel kunnen terugvallen op de kennis, ervaring en technische ondersteuning van MostWare. Bovendien kennen Thomas en zijn collega’s de sector goed en begrijpen ze hoe onze organisatie in elkaar steekt. Hierdoor kunnen zij ons helpen om vraagstukken van verschillende kanten te benaderen en de juiste keuzes te maken.”
Een digitaal serviceplein
Eén van de keuzes die Combiwel samen met MostWare heeft gemaakt, is het realiseren van een digitaal serviceplein via SharePoint. Hier vinden medewerkers alle relevante informatie over hun werk en de organisatie. Denk aan beleidsdocumenten, handleidingen, personeelsinformatie en aanvraagformulieren. Monique: “Ik had in het verleden al eens een SharePoint training gevolgd, maar toen Thomas liet zien wat je er allemaal mee kunt doen, ging er pas echt een wereld voor me open. Ik kon dan ook niet wachten om ermee aan de slag te gaan en het is leuk om te zien hoe het steeds meer vorm begint te krijgen. Het is een continu proces waarbij het serviceplein steeds verder uitgebreid wordt met relevante informatie voor de verschillende werkorganisaties. Door de coronacrisis is het thuiswerken via onder andere Teams opeens in een stroomversnelling geraakt, waardoor we onze planning met betrekking tot het inrichten van het serviceplein enigszins moesten aanpassen. Het serviceplein loopt echter niet weg, zodra het kan gaan we door met aanvullen en inrichten.”
Een goede adoptiestrategie is goud waard
“Overigens biedt deze ‘corona-situatie’ ook weer nieuwe kansen,” aldus Monique. “Doordat veel van onze medewerkers nu gedwongen zijn om op afstand te werken, zullen ze het moderne werken via de cloud sneller omarmen.” Dat neemt niet weg dat een goede adoptiestrategie aan de basis ligt van een succesvolle overstap richting Modern Werken en Zero Touch. Thomas vertelt daarover: “Een goede training en adoptie is net zo belangrijk als het technische verhaal. We betrekken medewerkers in een vroeg stadium bij de plannen en laten hen zelf ervaren wat de voordelen zijn van Modern Werken. Voordelen die helpen het beste uit jezelf en je werkdag te halen, waarbij we heel goed begrijpen dat elke medewerker anders is en op een andere manier werkt. Juist door oog te hebben voor die verschillen creëren we een breed draagvlak en brengen we medewerkers met elkaar in verbinding. Zogenaamde key users helpen ons daarbij. Deze digitaal-vaardige medewerkers vinden het leuk om voorop te lopen en collega’s te ondersteunen bij het werken via SharePoint, OneDrive en Teams. Juist doordat zij de bedrijfsprocessen van binnenuit kennen, kunnen zij als geen ander vragen beantwoorden en twijfels wegnemen.”
Een vliegende start met Zero Touch
Ondertussen is de ICT-afdeling druk bezig met het uitfaseren van de Citrix-servers. Shared Services werkt inmiddels volledig via de cloud en ook de nieuwe devices kunnen dankzij de Zero Touch aanpak eenvoudig op afstand geconfigureerd worden. Thomas: “De specialistische inrichting van Windows Intune en Autopilot hebben wij voor onze rekening genomen, waardoor de ICT-afdeling van Combiwel een vliegende start kan maken met de configuratie van de afzonderlijke apparaten.” “Dit scheelt veel kostbare tijd,” beaamt Monique. Daarnaast levert Zero Touch nog meer voordelen op. Zo kunnen apparaten via één digitaal platform beheerd en beveiligd worden en zijn bedrijfsgevoelige gegevens te allen tijde goed beschermd. Op die manier houdt de ICT-afdeling optimale controle over de toegang, veiligheid en gebruiksvriendelijkheid van alle apparaten, apps en data binnen Combiwel.
Klaar voor de volgende stap
Na de overstap van Shared Services, is de volgende stap het overzetten van de andere werkorganisaties binnen Combiwel. En zoals bij iedere verhuizing is ook hier ‘opschonen en ordenen’ het devies. Het is immers zonde om een spiksplinternieuw huis – of in dit geval een perfect ingerichte SharePoint-omgeving – meteen te vervuilen met oude troep die je toch niet meer gebruikt. Combiwel maakt daarom gebruik van zogenaamde opruimcoaches. Zij adviseren collega’s bij het opschonen en ordenen van bestanden en data. Zodat straks alleen die gegevens gemigreerd worden, die echt nodig zijn. Monique: “We hebben inmiddels al veel geleerd van het project met Shared Services, maar ook in deze tweede fase is het fijn dat we kunnen terugvallen op de expertise van Thomas en zijn collega’s. Zij staan constant klaar om mee te denken over de juiste strategie, vragen te beantwoorden, online trainingen te organiseren en technische ondersteuning te bieden wanneer nodig. Dankzij MostWare kunnen wij de visie van Fons op doeltreffende wijze vormgeven.”
Klant
Combiwel
Oplossingen
Sector
Downloads
Tijdens dit project ontstonden de volgende vragen:
Ik wil als zorginstelling ook graag (deels) naar de cloud. Hoe pak ik dat aan?
Goede vraag. Wij hebben inmiddels vele zorginstellingen naar de cloud gebracht in verschillende vormen. Op basis van jullie situatie en onze gestandaardiseerde aanpak om een vlekkeloze overstap te bewerkstelligen kunnen we een goed inzicht geven in de reis die jullie zullen gaan afleggen. Stuur mij gerust een bericht!
Hoe is de veiligheid van de zorgspecifieke data geregeld?
Daar is rekening mee gehouden door een datacenter te selecteren die niet alleen iso27001 gecertificeerd is, maar ook NEN 7510. Dat is de Nederlandse norm die maatregelen beschrijft die zorginstellingen moeten nemen om op adequate wijze met patiëntgegevens om te gaan.
Kan ik je helpen?
Thomas
Business Consultant
