Hoe ActiVite met IT de betrokkenheid van medewerkers verhoogt

“MostWare loopt al zo’n 20 jaar rond bij ActiVite en kent de organisatie dus goed”, vertelt Marjan Onrust, interim IT-manager. “Het afgelopen jaar hebben we binnen ActiVite een grote reorganisatie doorgevoerd, zowel qua netwerkinfrastructuur en applicaties als wat betreft onze IT-afdeling. MostWare heeft daarbij een belangrijke rol gespeeld.” Een onderdeel van die reorganisatie was het vereenvoudigen van de digitale werkomgeving voor medewerkers met Workspace 365.

IT-vernieuwing bij ActiVite: samen bouwen aan een moderne zorgomgeving

ActiVite biedt een breed pakket aan diensten op het gebied van zorg en welzijn in de regio Zuid-Holland Noord. Denk aan verpleeghuiszorg, palliatieve zorg, wijkverpleging, huishoudelijke ondersteuning, ontmoetingscentra en gespecialiseerde diensten en producten voor een actief en vitaal leven. In augustus 2023 vroeg ActiVite Marjan om een vernieuwingsprogramma op te zetten voor de IT-afdeling. Ook interim hoofd marketing & communicatie, Michèle Hartevelt haakte in de zomer van 2023 aan. Samen met MostWare werken ze aan een migratie van traditionele bestandsservers naar de cloud van Microsoft Azure. Ook is een deel van de organisatie al over op een nieuw softwarepakket en een gebruiksvriendelijke digitale werkomgeving.

De medewerker op één

Een belangrijk onderdeel van het IT-vernieuwingsprogramma is de overstap naar de digitale zorgomgeving Ons van Nedap Healthcare. Daarover zegt Marjan: “Onze zorgpartners in de regio maken hier ook gebruik van. Een overstap vereenvoudigt de onderlinge samenwerking en nieuwe collega’s zijn vaak al bekend met het systeem. Tegelijkertijd stappen we voor onze bedrijfsvoeringsprocessen over op het softwarepakket van AFAS.” Michèle: “Eenduidigheid, gebruiksgemak en efficiëntie staan bij deze keuzes centraal. Dit past in onze visie dat bij alles wat we doen de medewerkers op één staan. Zonder hen geen goede zorg.” Dit is ook de reden dat ActiVite een digitale werkplek wil creëren voor alle medewerkers. Een centraal vertrekpunt van waaruit ze alles kunnen vinden wat ze nodig hebben, waaronder de functionaliteiten van Ons en AFAS. Om dit te realiseren koos ActiVite voor Workspace 365.

Waarom ActiVite koos voor Workspace 365 als centrale werkplek

Thomas Kool is vanuit MostWare betrokken bij de implementatie van Workspace 365. Hij vertelt: “ActiVite heeft een uitgebreid IT-landschap waarbij de verschillende functionaliteiten moeten aansluiten op de vaardigheden en behoeften van zorgmedewerkers én moeten voldoen aan de hoogste veiligheidseisen. Daarnaast is er behoefte aan een sociaal intranet om zorgmedewerkers op afstand toch betrokken te houden bij de organisatie. Op basis van eerdere ervaringen kwam Marjan met de suggestie om Workspace 365 te gebruiken.” Marjan: “Er zijn niet veel producten in de markt die aansluiten bij onze wensen en doelgroep. Workspace 365 doet dat wel. Denk aan single sign-on met tweestapsverificatie om toegang te krijgen tot alle geïntegreerde applicaties, systemen en bestanden en een tool voor interne communicatie.” Thomas is vervolgens aan de slag gegaan met de implementatie en adoptie. De eerste groep medewerkers die ActiVite wilde overzetten op de nieuwe omgeving waren de collega’s van Hulp bij het Huishouden (HBH).

Een werkplek die past bij de behoeften van zorgprofessionals

Marjan: “Onze HBH-medewerkers voeren – net als veel andere collega’s – cliëntgebonden werkzaamheden uit. Zij zijn veel onderweg, hebben minder binding met ActiVite als werkgever en hebben over het algemeen meer met mensen dan met technologie. Wel hebben ze allemaal een mobiele telefoon en willen ze snel en makkelijk bij de juiste informatie, formulieren en bestanden kunnen.” Op basis hiervan maakte Thomas een inventarisatie van alle applicaties, informatiebronnen en functionaliteiten die nuttig en relevant zijn. Van werkinstructies en de roosterplanning tot een sociaal intranet en HR-informatie. Dankzij de brede API-toegang en de mogelijkheid om micro-apps toe te voegen, kon hij vervolgens samen met Workspace 365 de digitale werkplek van ActiVite zo vormgeven dat medewerkers precies die functionaliteiten kunnen gebruiken die op dat moment voor hen van toepassing zijn.

Slimme communicatie: hoe ActiVite medewerkers enthousiast maakte

Michèle ging ondertussen aan de slag met de communicatie rondom de livegang. “We hebben in totaal zo’n 700 medewerkers die hulp bij het huishouden bieden. Via verschillende wegen hebben wij hen enthousiast gemaakt voor de nieuwe digitale werkomgeving. Zo ontvingen ze via de post een kaart met aanmeldinstructies en een reep chocolade, en ook per e-mail gaven we informatie. Op de dag dat de digitale werkplek live ging, zat de helpdesk klaar om via de telefoon vragen te beantwoorden. Ook waren er teamcoaches van HBH aanwezig op de verschillende steunpunten in de regio, waar medewerkers langs konden rijden voor hulp bij het downloaden en installeren.” Thomas: “Omdat het systeem heel intuïtief werkt, was er geen aparte training nodig. Qua adoptie was het vooral belangrijk om het gemak en de meerwaarde van de nieuwe omgeving duidelijk te maken. En dat is gelukt, kort na de introductie hadden al 500 mensen zich aangemeld.”

Betrokken en autonome medewerkers dankzij een intuïtieve werkplek

“De reacties zijn positief”, vertelt Michèle. “Medewerkers ervaren meer autonomie in hun werk, zijn beter op de hoogte en voelen zich betrokken bij elkaar en bij de organisatie. Vanuit Communicatie en HR delen we onder andere nieuwsberichten, mededelingen en tips. Daarbij zorgen we ervoor dat de informatie behapbaar is, dus geen lange lappen tekst. Ook leuk: medewerkers kunnen nu zien wanneer een collega jarig is. Jarigen krijgen dus veel meer felicitaties. Dit draagt bij aan de onderlinge verbondenheid.” Marjan vult aan: “Daarnaast beschikt het systeem over een krachtige zoekfunctie waardoor je als gebruiker snel kunt vinden wat je zoekt en niet eindeloos hoeft te scrollen. Voor teammanagers is er bovendien een dashboard met managementinformatie, waardoor zij beter en directer kunnen sturen op de performance van een team of regio.”

De volgende stap: volledige adoptie en optimalisatie

Niet alleen op IT-gebied is ActiVite volop in beweging, ook op andere vlakken vinden er veranderingen plaats. Michèle: “Dat is nog een reden waarom het belangrijk is een centrale omgeving te hebben waarmee we iedereen kunnen bereiken. De volgende stap is dan ook om de rest van de organisatie over te zetten op de werkomgeving van Workspace 365.” Marjan: “Natuurlijk in combinatie met de nieuwe systemen Ons en AFAS. Dat vraagt om afstemming en training. Zo moeten verpleegkundigen onder andere medische gegevens kunnen inzien, vastleggen en controleren. Planners moeten inzicht hebben in de capaciteit en de afdelingen die gaan werken met AFAS moeten daarin opgeleid worden. Dat is de focus voor de komende maanden. Daarna kunnen we de digitale werkomgeving verder optimaliseren en de invulling en informatie differentiëren op afdeling, team of locatie.”

Samenwerking als sleutel tot een succesvolle digitale transformatie

Als tip voor andere organisaties wil Marjan meegeven: “Betrek alle stakeholders binnen de organisatie in een vroeg stadium en neem ze mee in de verschillende fases van het project. Neem daarnaast voldoende tijd om te testen en dan niet alleen de techniek, maar ook het gebruik. Hoe werkt het? Waar loop je tegenaan? Wat mis je?” Michèle: “Een goede communicatie is verder essentieel. Maak vanaf het begin af aan duidelijk wat je gaat doen, wat het oplevert en wat dit betekent voor medewerkers.” Marjan voegt toe: “Het succes zit vooral in de kracht van samenwerken. Zowel intern als met MostWare en de andere betrokken partijen. We doen dit echt met elkaar.”