Efficiëntie staat hoog in het vaandel bij Da Vinci Laboratory Solutions. Als veelzijdige dienstverlener in de laboratoriumbranche bieden zij oplossingen voor de meest uiteenlopende analytische uitdagingen. Dit doen zij met zo’n veertig enthousiaste medewerkers zo efficiënt mogelijk. Logisch dus dat ze hun interne infrastructuur en werkprocessen graag ook zo efficiënt mogelijk inrichten. Bij voorkeur via de cloud. MostWare hielp hen daarbij in een aantal doeltreffende stappen.
Het volwassenheidsmodel voor modern werken
SharePoint, Exchange Online en Office 365 waren al bekend voor Da Vinci Laboratory Solutions, maar de echte transitie naar modern werken met Microsoft 365 moesten ze nog maken. IT Manager bij Da Vinci, Frido Gaastra vertelt daarover: “Op een gegeven moment raakten we hierover in gesprek met Thomas Kool en zijn collega Martijn Bloem. Zij vertelden ons over het volwassenheidsmodel dat zij hanteren op het gebied van modern werken. Naast de techniek is hierin uitdrukkelijk aandacht voor de menselijke kant in de vorm van training en adoptie. Dit was precies waar bij ons de behoefte lag om modern werken een succesvolle landing te geven.”
Niet alleen een technisch feestje
Thomas: “Uit ervaring weten wij dat overstappen naar modern werken niet alleen een technisch feestje is. Juist de combinatie tussen mens en techniek zorgt ervoor dat alle mogelijkheden optimaal benut worden en dat werken via de cloud daadwerkelijk leuker, beter en slimmer wordt.” Omdat een goed begin het halve werk is, kreeg het project een vliegende start met een uitgebreide kick-offsessie. Alle betrokkenen krijgen tijdens zo’n sessie een goed beeld van de inhoud, omvang en verantwoordelijkheden binnen het project. “We hebben daarbij gekozen om te werken met key users en contentbeheerders,” vertelt Thomas. “Key users zijn digitaal-vaardige medewerkers die het leuk vinden om voorop te lopen en collega’s te helpen met de nieuwe manier van werken. De contentbeheerders bepalen en beheren uiteindelijk per organisatieonderdeel de informatie die in SharePoint gedeeld wordt.” Met als doel: een digitaal startpunt creëren waar iedereen alles vindt om de werkdag goed te beginnen. Van actueel nieuws over de afdeling, organisatie en branche tot documenten, afspraken, toepassingen en communicatiemiddelen. Op die manier maak je van SharePoint meer dan een plek om documenten van de afdeling op te slaan, je creëert een duidelijk en gebruiksvriendelijk portaal waar je makkelijk en snel informatie kunt vinden.
Naast de techniek van Modern Werken is uitdrukkelijk aandacht voor de menselijke kant in de vorm van training en adoptie. Dit was precies waar bij ons de behoefte lag om modern werken een succesvolle landing te geven.
Alle ingrediënten voor een succesrecept
Terwijl Thomas in verschillende webinars en trainingssessies aan de slag ging met het trainen en opleiden van de key users, contentbeheerders en andere medewerkers, namen de technisch specialisten van MostWare het configureren van de SharePoint- en OneDrive-omgeving voor hun rekening. Frido: “Samen met onze directeur Martijn van Raalte ben ik bij dit proces nauw betrokken geweest. Martijn meer vanuit een organisatorisch standpunt en ik met een operationele insteek. Zo heb ik onder andere gekeken naar de praktische mogelijkheden en onmogelijkheden en hoe we de beheertaken intern het beste konden beleggen. Voorheen lag een groot deel van het ICT-beheer bij mij, maar hoe meer we kunnen overlaten aan de medewerkers zelf, hoe prettiger dat is voor iedereen.” Thomas kan dit alleen maar beamen: “Zij weten zelf het beste hoe ze hun werk goed kunnen doen en wat ze daarvoor nodig hebben. Onze aanpak is daarom gericht op het vergroten van de betrokkenheid en zelfredzaamheid van de verschillende afdelingen en teams binnen de organisatie. Met training en inspiratie leren we ze nieuwe vaardigheden en geven wij ze alle ingrediënten om van modern werken een succes te maken. Daarnaast introduceren we binnen elke afdeling de rol van site-eigenaar. Site-eigenaren kunnen nieuwe medewerkers toegang geven tot relevante bestanden en documenten zonder tussenkomst van ICT. Dit is een hele fijne ‘werkversneller’ in veel organisaties!”
Dankzij dit hele traject is modern werken via Microsoft 365 bij ons echt gaan leven én in gebruik genomen. De intensieve begeleiding en training door MostWare zijn hierbij bepalend geweest.
Verhuizen en blijven leren
Tijdens de migratie zijn vele gigabytes aan bestanden, documenten en informatie vanaf verschillende locaties overgezet naar de cloud. Zodat de medewerkers op maandagochtend direct verder konden waar ze gebleven waren. Of ze nu op kantoor, onderweg of vanuit huis aan het werk waren. Frido vertelt: “Direct na de migratie waren er logischerwijs nog een aantal vragen. Dankzij de uitgebreide training konden de key users daarbij helpen. Ook hebben we toegang tot het leerplatform van MostWare waar we veel tips, tricks en antwoorden kunnen vinden.” Thomas geeft een goed voorbeeld van effectief gebruik van het leerplatform: “De serviceafdeling wilde het gebruik van formulieren graag verder digitaliseren. Via het leerplatform hebben zij de nodige kennis en inspiratie opgedaan om dit uiteindelijk met behulp van SharePoint en Word-templates te realiseren. Met als resultaat dat de servicemedewerkers in het veld nu werken met een digitale checklist op hun tablet. Een collega op kantoor controleert op afstand de ingevulde gegevens, waarna de checklist snel en eenvoudig gedeeld kan worden met de opdrachtgever.”
De volgende stap: Microsoft Teams
“Vooral voor de interne samenwerking aan documenten is SharePoint ideaal,” aldus Frido. “Om ook met klanten en leveranciers efficiënt samen te werken, zijn we daarna gestart met fase twee.” De tweede stap in het volwassenheidsmodel richting modern werken is onder andere gericht op het faciliteren van intensieve samenwerking met behulp van Microsoft Teams. Thomas: “Dit is een logische vervolgstap zodra je bent overgegaan naar de cloud-omgeving van Microsoft 365. Sla je die eerste stap over, dan is het alsof je een huis bouwt zonder fundering. Technisch gezien kun je Teams op elk willekeurig moment ‘aanzetten’. Het grootste risico daarbij is dat er een wildgroei aan digitale projectgroepen en bestandslocaties ontstaat. Wil je dit voorkomen en optimaal profiteren van de mogelijkheden van Teams, dan is het aanleren van de juiste vaardigheden essentieel.” Frido: “Dankzij dit hele traject is modern werken via Microsoft 365 bij ons echt gaan leven én in gebruik genomen. De intensieve begeleiding en training door MostWare zijn hierbij bepalend geweest.”
Klant
Da Vinci Laboratory Solution
Oplossingen
Sector
Downloads
Tijdens dit project ontstonden de volgende vragen:
Kunnen alleen onze super ervaren en digitale collega’s key user worden?
Nee hoor, veel belangrijker is het dat je medewerkers uitkiest met voldoende geduld en die het leuk vinden om iemand te helpen. Die computervaardigheden brengen wij ze wel bij tijdens de speciale key user-training!
Hoe kunnen we onze portaal of handboek in SharePoint nou het beste inrichten, waar moeten we beginnen!
Geen stress, tijdens de workshop voor contentmanagers inspireren we jullie aan de hand van tal van voorbeelden. Als je ziet op welke manieren je dit kunt aanpakken, dan kunnen we daar samen met de groep het best passende ontwerp voor jullie organisatie uit kiezen. Dit wordt dan jullie ‘standaard’. Dat geeft heel veel houvast om het handboek daarna zelf door te ontwikkelen.
Veilig werken is heel belangrijk voor ons, welke aandacht krijgt dit tijdens het project?
In de eerste plaats gaat IEDEREEN werken met multifactor-authenticatie. Dit zorgt al voor een flinke verbetering van het veiligheidsniveau. Daarnaast besteden we tijdens de trainingen ook veel aandacht aan veilig werken. Zo leer je wat een veilig apparaat is om op te werken en wat wel/geen veilige netwerken zijn. Kortom, zowel de mens als techniek krijgt de aandacht die het verdiend!
Hoe zorg ik er voor dat iedereen zo snel mogelijk modern werken in de vingers krijgt zonder dat dit in eerste instantie zorgt voor productiviteitsverlies?
Wat vinden jullie van back-up mogelijkheden standaard aanwezig in Microsoft 365
Hoewel er binnen Microsoft 365 dus mogelijkheden zijn om gegevens terug te kunnen halen, kunnen we constateren dat de standaard mogelijkheden niet afdoende zijn om data in elke situatie veilig te kunnen stellen. Een systeem waarin alle data op dezelfde wijze voor langere tijd als back-up bewaard wordt, geeft de zekerheid die van een back-up verwacht wordt door organisaties.
Microsoft 365 heeft dus mogelijkheden voor herstel van gegevens, echter is deze zo beperkt dat dit geen “back-up” genoemd kan worden en we altijd adviseren het op een andere manier beter te regelen.
Hoe lang duurt een Modern Werkentraject
Of je nu de basis goed wil hebben en wij je naar de cloud mogen brengen of je wil een volgende succesvolle stap maken naar Modern Werken wij beloven jou een verse werkomgeving binnen 8 weken.
En waarom? Heel simpel. We hebben dit al heel vaak gedaan en hebben daarom onze aanpak gestandaardiseerd, zodat jij optimaal profiteert van onze kennis en kunde voor een efficiënte prijs.
Zijn mijn devices ook geschikt voor Modern Werken?
In principe wel. Als je gebruikt maakt van Modern Werken krijg je de beschikking over Microsoft 365 inclusief Windows 10 en de laatste versies van Office 365 en dat is een uitstekende basis voor Modern Werken.
Kan ik je helpen?
Thomas
Business Consultant
