Modern werken in 2025: Microsoft Teams als spil van de digitale transformatie

Dat  werken via de cloud dé manier is om jouw zorginstelling, kinderopvangorganisatie, makelaarskantoor, woningcorporatie of bouwbedrijf klaar te stomen voor de toekomst, dat weet je inmiddels wel. Sterker nog, je hebt afscheid genomen van je ouderwetse fileshare en voor het opslaan van je data gebruik je tegenwoordig SharePoint Online van Microsoft 365. Nog niet? Klik dan eerst even op de link (Lees onze blog over de overstap naar SharePoint Online) en lees de voorgaande blog waarin ik je alles vertel over die overstap. Dit vormt namelijk de perfecte basis om modern werken verder vorm te geven met behulp van Microsoft Teams. Check? Mooi! Dan vertel ik je nu graag alles over de volgende fase richting modern werken.  

SharePoint optimaal benutten

Zodra je succesvol bent overgestapt naar een centrale werkomgeving in de cloud, heb je de belangrijkste stap richting modern werken al gezet. Nu is het tijd om SharePoint Online als intranet verder in te richten en optimaal te benutten. Naast nieuws, aankondigingen en activiteiten is dit namelijk ook de ideale plek om handboeken, formulieren en personeelsgidsen te delen. Medewerkers kunnen, dankzij een krachtige zoekfunctie, alle benodigde informatie vinden – snel, veilig en overzichtelijk op één centrale plek, toegankelijk vanaf iedere desktop, laptop, tablet of smartphone. Daarbij voldoet SharePoint Online aan de nieuwste beveiligings- en privacy-eisen, waaronder de GDPR en aanvullende compliance-vereisten zoals NIS2.
Een belangrijke aanvulling hierop is Microsoft Viva, dat als een digitale werkplekervaring fungeert. Hier komen communicatie, kennisdeling, leren en welzijn samen, waardoor SharePoint nog effectiever wordt als centraal punt binnen jouw organisatie.

Samenwerking naar een hoger niveau met Microsoft Teams

Door het delen van relevante informatie via SharePoint Online verbeter je de samenhang binnen je organisatie en creëer je meer betrokkenheid. Medewerkers zijn altijd en overal op de hoogte van wat er speelt. Op teamniveau betekent dit efficiënter samenwerken aan projecten, presentaties en documenten. Met Microsoft Teams, onderdeel van Microsoft 365, til je die samenwerking naar een hoger niveau. Naast de standaardfuncties zoals Breakout Rooms, Together Mode, meeting recaps en live captions, zijn er recent extra updates toegevoegd:

• Teams Connect: Eenvoudig samenwerken met externe partners voor naadloze communicatie en documentdeling.
• Microsoft Loop-integratie: Flexibele contentcomponenten die in meerdere applicaties bruikbaar zijn.
• Teams Phone: Een geïntegreerde beloplossing met verbeterde call-management functies.
• Integratie met Microsoft Viva: Verbetert de medewerkerservaring door training, welzijn en kennisdeling direct in Teams te integreren.
• Microsoft 365 Copilot: Een AI-gestuurde assistent die helpt bij het genereren van notities, samenvattingen en contentcreatie tijdens vergaderingen, zodat je meer tijd overhoudt voor strategische taken.

Een optimale Teams-opzet voor jouw organisatie

Net als SharePoint is Teams onderdeel van Microsoft 365. Veel organisaties hebben Teams inmiddels al volledig geïntegreerd, maar de uitdaging ligt in het optimaal inrichten ervan. Hoe zorg je ervoor dat Teams geen wildgroei aan kanalen krijgt en dat medewerkers efficiënter samenwerken?

Een goede aanpak is om te werken met een doordachte structuur:

• Gebruik Teams voor afdelingen en werkgroepen, niet voor tijdelijke projecten.
• Maak binnen Teams kanalen per thema of workflow, zodat informatie overzichtelijk blijft.
• Bepaal wie toegang heeft tot welk kanaal om overzicht en beveiliging te garanderen.
• Implementeer governance-richtlijnen, zodat Teams gestructureerd blijft groeien.

Door Teams slim in te richten, zorg je ervoor dat samenwerking soepel verloopt zonder dat het platform chaotisch wordt.

Slimmer communiceren binnen Microsoft Teams

Binnen Teams kunnen medewerkers eenvoudig bestanden delen, gezamenlijk documenten bewerken, notities toevoegen en direct met elkaar in gesprek gaan. Deze geïntegreerde communicatieoplossing vervangt eindeloos heen en weer mailen of appen. Teams houdt overzicht over de voortgang van projecten, zorgt dat altijd de meest recente documentversies paraat staan en stelt je in staat direct de juiste collega te benaderen.

Deze Teams-functies maken samenwerken nog krachtiger:

• Verbeterde chatreacties en live reacties: Maakt interactie sneller en dynamischer.
• Gepersonaliseerde notificaties: Geeft medewerkers beter inzicht in relevante updates.
• End-to-end encryptie voor privégesprekken: Verhoogt de veiligheid van vertrouwelijke communicatie.
• Geavanceerde threat protection: Zorgt voor continue beveiliging en compliance.

Deze verbeteringen zorgen ervoor dat Teams niet alleen een communicatieplatform is, maar ook een veilige en efficiënte samenwerkingshub.

Meer weten?

Ben je benieuwd of jouw organisatie klaar is voor de nieuwste updates van Microsoft Teams en de volgende stap richting modern werken? Wij denken graag met je mee. Door middel van een Modern Werken Scan meten we waar jouw organisatie staat en bepalen we samen de ideale route richting modern werken – inclusief de nieuwste beveiligings- en compliance-eisen. Vul het contactformulier in of bel ons voor een vrijblijvend adviesgesprek.