Succesvolle overstap: 3B Wonen naar nieuwe IT-partner en cloud

Een overstap naar modern werken in de cloud was voor 3B Wonen aanleiding om zich breder te oriënteren op het gebied van IT-beheer en het upgraden van de bestaande IT-infrastructuur. Coördinator I&A Ronald de Ruiter vertelt: “We zijn een relatief kleine organisatie met zo’n vijftig medewerkers zonder eigen IT-afdeling. Tegelijkertijd is een moderne, goed functionerende IT-omgeving essentieel om onze maatschappelijke taak goed uit te kunnen voeren.

Het selecteren van een nieuwe IT-partner

3B Wonen beheert en onderhoudt zo’n 4.500 sociale huurwoningen in Bleiswijk, Bergschenhoek en Berkel en Rodenrijs. Daarnaast staan ze voor een flinke nieuwbouwopgave. Op het gebied van functioneel IT-beheer werken ze samen met drie andere woningcorporaties uit de regio Rotterdam. Ferry Pak is programmamanager binnen dit collectief en betrokken bij de selectie van een nieuwe IT-partner. Daarover vertelt hij: “Er zijn verschillende IT-partijen die zich specifiek richten op woningcorporaties, maar voor ons is dat geen must. Er is tegenwoordig veel gestandaardiseerd. Bovendien kan een focus op één sector zorgen voor blinde vlekken. We vinden het belangrijker dat we met een IT-partner op een lijn zitten qua visie, aanpak en bedrijfscultuur. Zij zijn voor ons een verlengde van de organisatie. Om een goede keuze te maken hebben we veel tijd gestoken in het maken van een helder en concreet functioneel ontwerp en het formuleren van een zorgvuldig afwegingskader. Na een eerste selectieronde hebben we verdiepende gesprekken gevoerd met potentiële partners, zodat we een goed beeld kregen van wat we precies mogen verwachten bij een langdurige samenwerking. Uiteindelijk viel de keuze op MostWare.” Belangrijke overwegingen hierbij waren:

• Een praktisch voorstel dat nauw aansloot op ons functioneel ontwerp: geen verrassingen achteraf.
• Een bewezen Lift & Shift-aanpak die de lastige overgang naar Azure voor ons oplost.
• Directe ondersteuning voor medewerkers via een gebruiksvriendelijke klantapp en helpdesk.
• Strategische denkkracht en actuele kennis voor blijvende IT-veiligheid.
• Een optimale prijs-kwaliteitverhouding met transparante kosten.

Als MostWare het ergens niet mee eens is of een andere kijk op de situatie heeft, dan waarderen we het ook als zij zich hierover uitspreken. Alleen zo kun je als partners toewerken naar een succesvolle toekomst.

Ronald de Ruiter Coördinator I&A bij  3B Wonen

MostWare IT Standaard

“Wij zijn sterk in het bouwen, beheren en onderhouden van vastgoed. Voor IT maken we graag gebruik van externe ondersteuning van experts die daar hun focus op hebben liggen”, aldus Ferry. Ronald vult aan: “Daarbij is het goed om te benoemen dat we als woningcorporatie te maken hebben met veel wet- en regelgeving, ook met betrekking tot IT. Bovendien heeft het recente verleden laten zien dat cybercriminaliteit een reële bedreiging vormt. Met de TSP-dienstverlening (technisch succes partner) in combinatie met de MostWare IT Standaard hebben we toegang tot actuele technologische kennis en weten we zeker dat we voldoen aan wet- en regelgeving en de meest recente IT- standaarden. We hebben een eigen IT-architect en businessstrateeg die met ons meekijken en een brug slaan tussen onze bedrijfsvoering en de IT-strategie. De IT-architect toetst periodiek hoe onze IT-omgeving ervoor staat en de businessstrateeg vertaalt de uitkomsten naar bruikbare adviezen en aandachtspunten. Zo hebben we direct na de onboarding al een aantal verbeteringen kunnen doorvoeren voor een nog veiligere IT-omgeving.”

Een soepele overgang

Om volledig in de cloud te kunnen gaan werken, koos 3B Wonen voor de Lift & Shift-strategie. Met deze aanpak worden bestaande systemen en applicaties zonder grote wijzigingen naar de cloud van Microsoft gebracht. Ronald: “We werkten al gedeeltelijk in de cloud, maar maakten ook nog gebruik van een RDS (remote desktop service) met een fysieke serveromgeving in een datacentrum. Die omgeving hebben we een-op-een overgezet naar Microsoft Azure. Vooraf vonden we dit toch enigszins spannend, je weet immers nooit wat je tegenkomt, maar de overstap was snel en pijnloos. Omdat alles bleef werken zoals we gewend waren, hebben de medewerkers er niets van gemerkt.” Ferry: “De migratie was tevens het moment waarop MostWare het beheer overnam. Dat maakte het duidelijk en overzichtelijk voor alle partijen.”

Over de communicatie tijdens dit project zegt Ferry: “Naast de technische aanpak heeft MostWare samen met ons een communicatieplan opgesteld, zodat we gedurende het proces alle betrokkenen goed op de hoogte konden houden. Op die manier konden we op voorhand al veel vragen van collega’s wegnemen. Ook was duidelijk wat wanneer zou gebeuren en wie waar verantwoordelijk voor was. Dat werkte goed.” Ronald coördineerde de afstemming met de oude IT-beheerder. “Met de keuze voor MostWare kwam een einde aan een langdurige relatie met onze vorige IT-beheerder, waar we met tevredenheid op terugkijken. Dankzij een goede samenwerking tussen alle partijen in combinatie met de Lift & Shift-aanpak verliep de overgang soepel en efficiënt. Ook was de periode van overlap tussen de twee IT-beheerders op deze manier kort, wat zorgde voor minimale dubbele kosten.”

We vinden het belangrijker dat we met een IT-partner op een lijn zitten qua visie, aanpak en bedrijfscultuur. Zij zijn voor ons een verlengde van de organisatie.

Ferry Pak, Programmamanager bij 3B Wonen

Efficiënte en mensgerichte aanpak

Inmiddels is MostWare verantwoordelijk voor het dagelijks beheer inclusief gebruikersondersteuning. Ronald: “Onze medewerkers maken daarvoor gebruik van de MostWare klantapp en mijn.mostware.nl. In de digitale omgeving beantwoorden zij een aantal vragen, waarna de melding snel door de juiste persoon wordt opgepakt. Onze medewerkers waren hier snel aan gewend en het bevalt goed.”

Verder zijn de voorbereidingen getroffen voor de volgende stappen in modern werken via Microsoft 365, zodat 3B Wonen straks het maximale weet te halen uit werken via de cloud. Denk aan altijd en overal veilig samenwerken en een optimale toegankelijkheid van apps en informatie. Ferry: “Tijdens een kick-offsessie hebben we samen gekeken naar de mogelijkheden, wensen, randvoorwaarden en wie de kerngebruikers zijn en wat zij nodig hebben. Hier komen verschillende technische aspecten bij kijken, zoals het herinrichten van de Microsoft 365-omgeving en het opschonen van data, maar de menselijke kant is even zo belangrijk . Daar hecht MostWare veel waarde aan. Zo hebben ze onder andere een training- en adoptieprogramma met aandacht voor verschillende typen medewerkers, het bestaande kennisniveau en de diverse werkzaamheden. Deze mensgerichte benadering past bij onze organisatie.”

Tips en adviezen

Welke tips of adviezen willen Ronald en Ferry geven aan andere woningcorporaties of vergelijkbare organisaties die een overstap naar een andere IT-partner overwegen?

• Oriënteer je goed op de markt en kijk niet alleen naar branchegerichte dienstverleners.
• Zorg voor een helder en concreet functioneel ontwerp en afwegingskader, zodat je offertes goed met elkaar kunt vergelijken.
• Voer verdiepende gesprekken met potentiële leveranciers over het aanbod. Dit vormt de basis waarop je een langdurige samenwerking aangaat.
• Onderzoek of de visie op het uitbesteden van IT-beheer aansluit bij de behoeften en wensen van jouw organisatie. Leveren ze bijvoorbeeld alleen de afgesproken
  diensten of denken ze actief mee? Wat verwachten zij van jou als klant?
• Hoe flexibel is de dienstverlener en hoe schaalbaar zijn de geboden oplossingen?
• Ga op zoek naar een partner die past bij de eigen bedrijfscultuur en manier van samenwerken.

Vooral dit laatste punt willen Ronald en Ferry extra benadrukken. “Het uitgangspunt is een langdurige en duurzame samenwerking,” licht Ferry toe. “Dan moet je goed met elkaar door een deur kunnen en weten wat je aan elkaar hebt. Ons traject is tot nu toe soepel verlopen, maar als er uitdagingen op ons pad komen, moeten we erop kunnen vertrouwen dat we deze in goed overleg en op doeltreffende wijze het hoofd kunnen bieden.” Ronald vult aan: “Als het nodig is, moeten we elkaar open en eerlijk kunnen aanspreken zonder dat dit direct gevolgen heeft voor de samenwerking. Dit werkt twee kanten op. Als MostWare het ergens niet mee eens is of een andere kijk op de situatie heeft, dan waarderen we het ook als zij zich hierover uitspreken. Alleen zo kun je als partners toewerken naar een succesvolle toekomst.”