Op- en afschalen is een vak

Als bedrijf wil je snel kunnen schakelen. Flexibiliteit is key en snel kunnen op- en afschalen hoort daarbij. In deze blog vertelt Martijn Bloem, IT Business Strateeg én inspirator, waarom een vast bedrag per medewerker per maand het gemakkelijker maakt om als bedrijf mee te bewegen met de markt en de wereld om je heen.

Twee kostenposten in IT

Als het om je IT-omgeving gaat, heb je met twee belangrijke kostenposten te maken. De licenties voor je software en het contract met je IT-dienstverlener. Veel IT-partijen kiezen ervoor om IT-dienstverleningscontracten af te sluiten met een lange looptijd en een standaard Service Level Agreement (SLA). Wij hebben voor een andere opzet gekozen. Bij MostWare betaal je, net zoals dat geldt voor je licenties bij Microsoft, een bedrag per medewerker per maand. Het is immers heel vervelend als je, op het moment dat je organisatie krimpt, je voor meer medewerkers moet betalen dan er gebruik maken van je IT-omgeving. Hetzelfde geldt als je groeit: dan wil je ook je IT-omgeving op kunnen schalen zonder dat je tegen allerlei beperkingen aanloopt.

Dat lijkt logisch, maar in de praktijk blijkt het nog lang niet vanzelfsprekend. Daarom maken wij bij MostWare heel bewust flexibele afspraken mogelijk, gebaseerd op het daadwerkelijke aantal actieve gebruikers. Daarmee sluiten onze IT-diensten altijd aan op de realiteit van jouw organisatie – of je nu groeit of juist inkrimpt. 

Groei en krimp

Bij Microsoft krijg je korting als je iets voor een langere periode vastlegt. Zo kun je bijvoorbeeld aangeven dat je zestig medewerkers in dienst hebt, maar dat je groei of krimp voorziet. Dan leg je bijvoorbeeld vijftig licenties vast voor langere tijd en neem je er tien flexibel af. Zo kun je op- en afschalen binnen bepaalde marges. Een soortgelijke afspraak kun je ook met ons maken. Wij gaan uit van het aantal actieve Microsoft-licenties, voor die aantallen betaal je ons een bedrag per medewerker per maand. Groei je, dan schroeven we dat aantal omhoog, heb je mensen maar tijdelijk in dienst, kun je ook heel eenvoudig weer afschalen.

Deze flexibiliteit is essentieel voor organisaties die werken met seizoenspieken, tijdelijke teams of projectmatige inzet. Door IT-kosten direct te koppelen aan de daadwerkelijke personele bezetting, ontstaat er veel meer grip op het IT-budget. Dit voorkomt overcapaciteit én onderbezetting. Bovendien verlaagt dit de administratieve druk: het toewijzen of intrekken van werkplekken gebeurt sneller en met minder risico op fouten. Onboarding en offboarding verlopen soepeler, en je kunt eenvoudig inspelen op veranderingen in personeelsplanning of externe inhuur. 

Explosieve groei

Een extreem voorbeeld, als het gaat om op- en afschalen, is de GGD. Toen corona zijn intrede deed zijn zij qua medewerkersaantal op de afdeling bron- en contactonderzoek werkelijk ontploft. Toen de pandemie in september 2021 langzaam afnam, daalde ook het aantal medewerkers, maar in begin 2022 steeg – met het aantal positieve tests – ook het aantal medewerkers weer. Dan is het zaak om passende en flexibele afspraken te maken met je IT-partner. Zonder schaalbare IT-oplossingen loop je in zulke situaties het risico dat je systemen overbelast raken, werkplekken tekortschieten of dat nieuwe medewerkers niet snel genoeg kunnen worden aangesloten. Dat vergroot niet alleen de werkdruk, maar ook de kans op beveiligingsproblemen.

Een strategische IT-partner denkt dan niet alleen mee in de uitvoering, maar zorgt ervoor dat je van tevoren hebt nagedacht over scenario’s en je infrastructuur daarop voorbereid is. Denk bijvoorbeeld aan duidelijke werkafspraken, een centrale manier om accounts en toegangen te beheren, en het automatisch klaarzetten van werkplekken voor nieuwe medewerkers  Cruciaal hierbij is realtime aanpasbaarheid: een goede cloudomgeving zorgt ervoor dat je binnen enkele uren of dagen kunt op- of afschalen – niet pas na weken van aanvragen, configuraties en goedkeuringen.

Sparringpartner

Zoals we al eens schreven in een blog eerder, is onze IT-strateeg een belangrijke sparringpartner in dit soort situaties. Hij praat de taal van de ondernemer en gaat eenvoudig het gesprek aan met het management. Hij praat niet in eentjes en nullen, maar maakt – samen met de IT-architect – de vertaling naar de business en zorgt dat er afspraken worden gemaakt die passen bij jouw business en de ontwikkelingen in jouw branche.

Een belangrijk hulpmiddel hierbij is de strategische IT-roadmap. Samen met jouw IT Business Strateeg ontwikkelen we een plan waarmee IT niet alleen aansluit op je huidige organisatie, maar je ook helpt bij toekomstige groei en innovatie. Denk aan duidelijke keuzes rond cloud, security, werkplekken en adoptie, afgestemd op jouw doelen. 

De MostWare IT Standaard

Bij MostWare hanteren we de MostWare IT Standaard (MITS), een soort Managed Services 2.0. Hiermee krijg je meer grip op de complexe keten van schakels in je IT-omgeving én creëer je samen met ons een roadmap richting een digitale transformatie die je organisatie een positieve boost in de juiste richting geeft. Om jouw organisatie klaar te stomen voor de toekomst richten we ons bij MostWare op vier succesfactoren:

• De basis: het IT-beheer
• De sleutel naar succes: jouw eigen IT Business Strateeg
• Een absolute must-have: security
• Het geheime wapen: blijven leren

Deze vier elementen vormen samen ons MITS-programma: slimme, vooruitstrevende Managed Services die je helpen om écht te versnellen. Meer weten? Bekijk ons volledige aanbod op mostware.nl/managed-services.  IT-beheer is slechts de basis. Een hele goede basis, dat natuurlijk wel, maar wat daarna komt is een stuk interessanter. Zodra de basis op orde is, gaan we namelijk pas echt meters maken. Zo toveren we jouw IT-omgeving om in een businessversneller. 

Wil je ontdekken hoe flexibel jouw IT-omgeving kan zijn? Vraag dan nu vrijblijvend een IT-scan of roadmap-sessie aan met één van onze strategen. Zo zie je direct waar je winst kunt behalen.

Ook jouw business versnellen met IT? Neem vrijblijvend contact op!