Microsoft Teams is geen chatapp meer

Hoe je van losse communicatie naar samenhangende samenwerking gaat 

We hoeven je niet meer uit te leggen wat Microsoft Teams is. Iedereen chat, vergadert en belt ermee dat is inmiddels basishygiëne. Maar wat Teams vandaag écht interessant maakt, zit niet in de knoppen die je al jaren gebruikt. Het zit in de manier waarop het steeds slimmer integreert met je werkprocessen. En vooral: hoe je als organisatie keuzes maakt over hoe je Teams inzet.  Want ja Teams kan inmiddels véél meer. Maar zonder structuur blijft het gewoon een drukke verzameling tabs. 

Teams als werkplek, niet als bijvangst 

Anno 2025 is Teams de default werkplek voor miljoenen gebruikers. Bestanden, gesprekken, afspraken, notificaties, taken en apps: alles zit in dezelfde omgeving. Dat is geen nieuws meer. Wat wél nieuw is, is dat Microsoft de afgelopen maanden een aantal krachtige functies heeft toegevoegd waarmee je eindelijk grip krijgt op wat er gebeurt in Teams.
Denk aan: 

• AI-gegenereerde samenvattingen van vergaderingen (inclusief automatisch gedefinieerde actiepunten) 
• Realtime transcriptie met herkenning van sprekers 
• Een overzicht van “besproken besluiten” per kanaal, gegenereerd uit chats en meetings 
• Centralisatie van taakbeheer in de nieuwe “Planner & To Do hub” 
• Teams extensies die live data vanuit andere systemen tonen (bijv. Power BI, CRM, ticketing) 

Teams is daarmee niet meer alleen communicatie laag, maar een volwaardige werklaag. 

Waarom het bij veel organisaties alsnog piept en kraakt 

De techniek is er, maar wat ontbreekt zijn afspraken. Wie slaat op waar? Welke kanalen zijn actief? Wat doen we in e-mail en wat in Teams? Wat mag gearchiveerd worden en hoe?
Zonder kaders ontstaat chaos. Teams wordt dan: 

• Een onoverzichtelijke wirwar van groepen, chats en tabs 
• Een plek waar iedereen “wel iets doet”, maar niemand écht samenwerkt 
• En in het ergste geval: een security- en compliance-risico 

Teams werkt alleen als je het structureel goed inricht én gedragen laat gebruiken. Dat begint niet met techniek, maar met visie. 

Best practices die we in 2025 wél willen zien 

Je hoeft Teams niet ‘efficiënter te gebruiken’. Je moet het bewust regisseren. Dat betekent: 

• Werk met een heldere kanaalstructuur die je organisatie weerspiegelt 
• Gebruik ‘vergadernotities met samenvattingen’ in plaats van losse Word-docs 
• Automatiseer het toewijzen van taken via vergaderacties 
• Zorg dat Teams niet losstaat van je andere tools: integreer je CRM, planning, BI, support of HR-systeem 
• En misschien wel het belangrijkste: zet eigenaarschap op je Teams-omgeving. Iemand moet actief beheren, opruimen, versimpelen en bewaken 

De hamvraag: gebruiken we Teams — of ‘gebeurt’ het ons? 

Microsoft blijft bouwen. AI, contextuele workflow, ingebouwde rapportages: het komt eraan, of is er al. Maar zonder grip, zonder adoptie, zonder afspraken, blijven het functies waar niemand écht iets mee doet.
Dus stel jezelf deze vraag: Hebben we Teams ingericht zoals we werken?
Of werken we om Teams heen?