5 uitdagingen in de kinderopvang en hoe je ze oplost met ICT

Ieder kind optimaal laten groeien en ontwikkelen in een veilige en vertrouwde omgeving. Hoe doe je dat als je te kampen hebt met werkdruk, personeelstekort, constant veranderende wet- en regelgeving en pedagogische kaders? De uitdagingen zijn reëel. Dat zien ze ook bij MostWare, een ICT-dienstverlener met ruime ervaring in de kinderopvangbranche. Met de oplossingen van Microsoft 365 Business Premium helpen wij kinderopvangorganisaties bedrijfsprocessen beter te stroomlijnen, kwaliteit te waarborgen en sneller in te spelen op veranderende eisen.

Daarmee is technologie zeker niet de heilige graal, maar een moderne, flexibele ICT-inrichting zorgt er wel voor dat je als kinderopvangorganisatie een stuk makkelijker en efficiënter werkt. Waardoor de focus ligt waar die hoort te liggen: bij het kind.

1. Draag je visie uit en waarborg de kwaliteit

Vraag jij je wel eens af hoe goed alle medewerkers binnen je organisatie op de hoogte zijn van het actuele beleid, de procedures en werkinstructies? De kans is groot dat dit alles is vastgelegd in een kwaliteitshandboek. Zo’n kwaliteitshandboek is een levend document. Constant onderhevig aan actuele ontwikkelingen, wijzigingen, nieuwe kennis en wetenschappelijke inzichten. Om de hoogst mogelijke kwaliteit te waarborgen is het cruciaal dat elke medewerker altijd beschikt over de laatste informatie.

Zeker voor grotere organisaties met tientallen vestigingen met verschillende typen opvanglocaties en honderden of duizenden medewerkers verspreid over de regio kan dit een uitdaging zijn. Je mailt een update naar de clustermanager, vervolgens moet het een plekje krijgen op de agenda van het teamoverleg en met een beetje geluk is er een intranet waar medewerkers de informatie nog eens kunnen teruglezen. Werk je op papier, dan hoop je maar dat op elke locatie de laatste versie voor handen is.

Niet de ideale manier om de toch al zo drukke professionals op de werkvloer te bereiken en je missie en visie uit te dragen. Met SharePoint creëer je een veilige omgeving waar medewerkers altijd en overal de meest actuele documenten, formulieren, mededelingen en nieuwsberichten kunnen vinden. Ook kun je snelkoppelingen toevoegen naar andere programma’s en applicaties zoals AFAS of KidsKonnect. Zo maak je je eigen online serviceplein inclusief digitaal kwaliteitshandboek. Hét startpunt voor alle informatie die een medewerker nodig heeft op een dag.

2. Veilig en opgeruimd: kies voor digitaal

Intakegesprekken, observaties, oudergesprekken, groepsdossiers, toestemmingsformulieren. Er wordt heel wat ingevuld en bijgehouden in de kinderopvang. Soms digitaal, vaak nog voor een groot deel op papier. Met alle risico’s van dien. Weet jij precies waar welke privacygevoelige informatie is opgeslagen? En wie daar toegang toe heeft? Denk aan de archiefkast, de laptop, tablet of gemeenschappelijke telefoon, WhatsApp, Google Drive, het Ouderportaal en het Kindvolgsysteem. Zelfs een mededelingenbord waarop medewerkers in één oogopslag kunnen zien wie jarig is of welke kinderen allergieën of dieetwensen hebben, valt onder privacygevoelige informatie.

Heb jij inmiddels het liedje ‘Wij gaan opruimen…’ al in je hoofd? Stap 1: inventariseer welke gegevens je waar en op welke manier opslaat en verwerkt. Neem vervolgens afscheid van de papierwinkel en kies voor een centrale plek waar je alle digitale dossiers opslaat. De cloud van Microsoft biedt de zekerheid van een goed beveiligde omgeving, het gemak van samenwerken waar en wanneer het uitkomt, de mogelijkheid om gebruikersrechten toe te kennen én de eenvoud van een overzichtelijke mappenstructuur. Voortaan weet jij zeker dat alle persoonsgegevens volgens wet- en regelgeving verwerkt en opgeslagen worden. Dat geeft een gerust gevoel.

En de pm’ers? Die werken ondertussen volledig digitaal. Zelfs medewerkers die liever wegblijven van technologie kunnen zonder veel moeite op een laptop of tablet formulieren invullen, deze digitaal laten ondertekenen en ze vervolgens veilig opslaan in het dossier.

3. Creëer meer onderlinge betrokkenheid

De pm’ers zijn het visitekaartje van de kinderopvang. Zij zijn het eerste aanspreekpunt voor ouders en weten als geen ander wat goed gaat en waar de knelpunten zitten. Die kennis is goud waard. Toch blijkt het vaak lastig om die kennis op een effectieve manier met elkaar te delen. Niet in de laatste plaats vanwege een gebrek aan onderlinge communicatie en verbinding. Ze voelen zich vaak vooral betrokken bij het eigen team en veel minder bij de rest van de organisatie.

Ook het management, HR, Marketing & Communicatie en de afdeling Kwaliteit hebben genoeg te vertellen. Je wilt dat deze stroom aan relevante informatie op een doeltreffende manier de pm’er op de werkvloer bereikt. Hoe creëer je nu die betrokkenheid en voorkom je dat je alleen maar aan het zenden bent?

Technologie kan hierbij een belangrijke rol spelen. Digitale platformen als Microsoft Teams en Viva Connections verlagen de drempel om elkaar op de hoogte te houden, ideeën uit te wisselen en op een informele manier te brainstormen. Met elkaar, met teammanagers, tussen verschillende vestigingen én met het hoofdkantoor. Zo zorg je voor meer werkplezier en bevlogen medewerkers. Waarom elke keer opnieuw het wiel uitvinden als je kunt profiteren van de kracht van een sociaal netwerk? Een netwerk vol professionele ervaring, pedagogische kennis en talent.

4. Werk waar en wanneer het jou uitkomt

Veel kinderopvangorganisaties werken nog met fysieke servers of met een hybride infrastructuur waarbij een deel al in de cloud staat. Dit levert een versnipperd ecosysteem op met verschillende systemen en applicaties en bestanden die in een woud van onoverzichtelijke folders en mappen amper terug te vinden zijn. Waardoor collega’s al deze tools op geheel eigen wijze gebruiken of juist liever helemaal niet gebruiken. Zij zien door de bomen het bos niet meer, vergeten inloggegevens of kunnen vanuit een andere locatie niet meer bij hun gegevens komen. Zeker voor kantoormedewerkers die sinds de coronacrisis vaker thuiswerken is dit een uitdaging. Samenwerken op afstand gaat moeizaam en documenten worden lokaal opgeslagen, aangepast en weer gedeeld, waardoor al snel verschillende versies in omloop zijn. Kortom, dat moet beter en efficiënter.

Zou het niet fantastisch zijn een soort persoonlijke zoekmachine te hebben, maar dan zonder vervelende advertenties en mét relevante zoekresultaten, zodat je snel vindt wat je nodig hebt om verder te komen? Modern werken via de cloud biedt dit en meer. Hiermee stel je medewerkers in staat op een veilige manier altijd en overal samen te werken en het beste uit zichzelf en hun werkdag te halen. Of ze nu in een kinderdagverblijf, peuteropvang, BSO, IKC, thuis of op het hoofdkantoor werken. Elke medewerker heeft een persoonlijke, online werkomgeving die vanaf elk apparaat te bereiken is. Deze omgeving is voorzien van precies die bestanden, informatie, toepassingen en communicatiemiddelen die voor de betreffende functie nodig zijn en die makkelijk te vinden en te gebruiken zijn.

5. Beheer en beveilig apparaten op afstand

Een vastgelopen laptop of tablet, dat kun je er echt niet bij hebben als je ondertussen de verantwoordelijkheid hebt voor een groep kleine avonturiers. Dus schakel je het hoofdkantoor in. Helaas ben je niet de enige met een ICT-probleem. De afdeling ICT of Facilitair heeft er de handen vol aan. Het beveiligen, onderhouden en beheren van alle apparaten op soms wel meer dan 50 opvanglocaties legt veel druk op de schouders van technisch medewerkers.

De Zero Touch-aanpak op basis van EndPoint Manager met tools als Windows Intune en Autopilot, maakt het inrichten en beheren van diverse apparaten en werkplekken een stuk makkelijker. Hiermee configureer en beheer je via een online platform alle apparaten binnen de organisatie. Zo kun je vanuit het hoofdkantoor:

✅ De juiste beveiliging instellen
✅ Rechten toekennen
✅ Applicaties inrichten
✅ Apparaten monitoren
✅ Problemen oplossen
✅ Updates en mutaties doorvoeren

Ook stelt het je in staat om op afstand een laptop, tablet of smartphone te resetten, blokkeren en gevoelige informatie veilig te stellen. Bijvoorbeeld wanneer een apparaat verloren of gestolen is. Zo houd je optimale controle over de toegang, veiligheid en gebruiksvriendelijkheid van alle apparaten, apps en data binnen je organisatie zonder dat je daarvoor de deur uit hoeft.

Meer weten?

Wil je weten hoe ICT jouw kinderopvangorganisatie nog beter ondersteunt? Wij delen graag onze kennis en ervaring met jou.
Samen zetten we technologie in als praktische oplossing, zodat jij je kunt richten op leerzame en veilige opvang.