Meer dan eens kijken we in verbaasde gezichten als we het hebben over het maken van een back-up van Office 365-data. ‘Office 365 draait toch in de cloud, dan is mijn data toch beschermd door Microsoft?’ Dat is deels waar. Microsoft investeert voortdurend in hun infrastructuur om zo te zorgen voor een hoge beschikbaarheid van de Office 365-omgeving. Zo zal je er weinig van merken als er een server bij Microsoft uitvalt, omdat er ‘gewoon’ wordt overgeschakeld naar een andere server. Zelfs in geval van een ramp is het mogelijk om terug te gaan naar de situatie van vlak voor het rampmoment dankzij een goede disaster recovery. Maar data? Daar ben je zelf verantwoordelijk voor. Met een goede back-up bescherm je jezelf tegen de volgende situaties.
Het overkomt de besten. Je verwijdert een bestand of zelfs een hele folder, maar komt daar pas later achter. En dat kan best eens na dertig dagen zijn, het standaard aantal dagen dat files in de prullenbak blijven staan. Als je een goede back-up hebt, kun je eenvoudig je bestanden weer terugzetten.
Je moet er niet aan denken, maar helaas gebeurt het soms: een boze werknemer die om welke reden dan ook bestanden verwijderd. Een slimme medewerker leegt vervolgens ook de prullenbak, zodat er niets meer terug te draaien valt. Met een goede back-up, kun je deze bestanden herstellen.
Het is niet langer de vraag óf je met een cyberincident te maken krijgt maar wanneer. Hoe goed je beveiliging ook is, je kunt nooit uitsluiten dat je een keer slachtoffer wordt van bijvoorbeeld ransomware. Met een goede back-up op een externe omgeving heb je altijd toegang tot een recente versie van je bestanden en geef je de digitale gijzelnemer het nakijken.
We hopen dat het nooit gebeurt, maar het kan voorkomen dat je in een rechtszaak terechtkomt en bepaalde mails of bestanden moet overleggen als bewijs. Als je geen goede datamanagementstrategie hebt, ben je in bepaalde landen en branches strafbaar. Microsoft heeft wel een aantal vangnetten ingebouwd, zoals de zogenaamde In Place Hold– en Ligitation Hold-instellingen, maar een goede back-up geeft een extra veilig gevoel.
Inrichting van de technische componenten.
Maandelijkse controle van de back-ups en rapportage door onze servicedesk.
Toegang tot het cloud back-up dashboard voor je eigen IT-afdeling/medewerker(s).
Herstel en hulp bij incidenten op basis van nacalculatie.
Dagelijkse controle en maandrapportage door onze servicedesk.
Herstel bij incidenten in de back-upprocedure.
Herstel van gegevens op verzoek zonder meerkosten.
Selfservice mogelijkheid zodat jouw medewerkers gegevens kunnen herstellen zonder tussenkomst van de IT-afdeling of onze servicedesk.
Voor organisaties vanaf 1000 Microsoft (office) 365-licenties.
Inrichting van de technische componenten.
Toegang tot het cloud back-up dashboard voor je eigen IT-afdeling/medewerker(s).
Het terugzetten en beheren van de back-up doen jullie zelf.
Wij stellen voor jouw Microsoft 365-omgeving een back-up in die alle gegevens van de medewerkers en de organisatie veilig opslaat buiten jouw Microsoft 365-omgeving. Dagelijks of zelfs 4x per dag kunnen we een back-up maken van nieuwe en gewijzigde gegevens. Deze zijn op verzoek of zelfs door de medewerker zelf zonder tussenkomst van de IT-afdeling te herstellen.
In Microsoft 365 worden diverse soorten gegevens opgeslagen, van e-mail tot gesprekken in Teams en van documenten in SharePoint tot projectaanpakken in Planner. De volgende gegevens in Microsoft 365 stellen we veilig met de cloud back-up:
In de meeste gevallen zullen verloren gegevens teruggezet kunnen worden op de originele locatie. In sommige gevallen is het handiger om de gegevens te herstellen op een andere locatie in Microsoft 365 of zelfs daarbuiten op je eigen laptop bijvoorbeeld.
Naast de laatste versie van gegevens kan je ook verder terug in de tijd. In verband met wettelijk verplichte bewaartermijnen kunnen we back-ups tot wel 7 jaar bewaren en dus herstellen.
Ook kan het gebeuren dat beveiligingsinstellingen per ongeluk worden overschreven. Denk aan het verwijderen van leden uit een SharePoint site of team in Teams. Naast het herstellen van gegevens kunnen ook enkel deze beveiligingsinstellingen terug gehaald worden om een originele situatie te herstellen.
Herstel van gegevens zonder wachttijd. Je kan je eigen IT-afdeling de back-up laten beheren of de back-uptaken onderbrengen bij onze servicedesk. We controleren de back-up dagelijks voor jullie en rapporteren hierover op maandelijkse basis.
We maken geen onderscheid in wat we wanneer veiligstellen in de back-up. Dagelijks stellen we simpelweg alles veilig. Zo kunnen we ook geen gegevens vergeten en weet je waar je op kan bouwen.
MostWare realiseert en beheert de technische componenten die nodig zijn om de back-ups van jouw Microsoft 365-omgeving te maken inclusief de benodigde cloudsoftware en licenties. Hierbij kan gekozen worden tussen drie varianten met onbeperkte opslag en bewaartermijn.
Wat vinden jullie van back-up mogelijkheden standaard aanwezig in Microsoft 365
Hoewel er binnen Microsoft 365 dus mogelijkheden zijn om gegevens terug te kunnen halen, kunnen we constateren dat de standaard mogelijkheden niet afdoende zijn om data in elke situatie veilig te kunnen stellen. Een systeem waarin alle data op dezelfde wijze voor langere tijd als back-up bewaard wordt, geeft de zekerheid die van een back-up verwacht wordt door organisaties.
Microsoft 365 heeft dus mogelijkheden voor herstel van gegevens, echter is deze zo beperkt dat dit geen “back-up” genoemd kan worden en we altijd adviseren het op een andere manier beter te regelen.
Hoe zit het met versiebeheer van Microsoft?
Als een document nog wel aanwezig is in SharePoint of Teams kan je terug naar vorige versie van het bestand. Is het document verwijderd geweest, dan is dit niet meer mogelijk
Wat is de rententie van de standaard Microsoft-oplossing
De gegevens die terug te halen zijn uit de prullenbak bevat altijd alleen de laatste versie. Een eerdere versie van bijvoorbeeld een specifieke dag is niet te selecteren bij het herstellen.
Biedt Microsoft dan geen herstel opties?
Ja! Microsoft biedt zeker wel herstel opties, die zijn echter beperkt tot het principe van de “prullenbak” zoals we die ook kennen van Windows. Dit geldt zowel voor e-mail als voor documenten in SharePoint en Teams.
E-mail wordt 30 dagen bewaard in de prullenbak
Documenten worden 90 dagen bewaard in de prullenbak
Een medewerker kan altijd na het verwijderen van een e-mail of document deze ook uit de prullenbak verwijderen waardoor het niet meer terug te halen is.
Een andere vraag? Wij denken graag mee!
